Weet wie er rond de bestuurstafel zit

Richt je weldra een vereniging, vennootschap of stichting op met andere cultuurwerkers? Of zit je in een bestuur en haken er bestuurders af? Misschien is er een nieuwe wind in het bestuur nodig om de organisatie te helpen professionaliseren?

Dan is het tijd om na te denken over welk type bestuur de organisatie nodig heeft en wat voor soort bestuurders de organisatie kan aantrekken. 

Dit artikel is gericht op de oprichters, bestuurders en directie die meer willen weten over welk type bestuur de organisatie nodig heeft, hoe en waarom je nieuwe bestuurders kan aantrekken.

Wat is de rol van het bestuursorgaan?

De opdracht van het bestuursorgaan houdt niet enkel in dat zij de wettelijke verplichtingen nakomt zoals ze staan beschreven in het wetboek vennootschappen en verenigingen. 

De opdracht en de werking van het bestuursorgaan gaat verder dan dat.

Het bestuursorgaan is het instrument bij uitstek om de organisatie draaiende te houden. De oprichters, maar daarna ook de bestuurders en leden kunnen de bevoegdheid verder verfijnen in de statuten of een bestuurdersmatrix.

Er wordt naar het bestuursorgaan ook gekeken om een missie en visie te ontwikkelen en na te denken over een langetermijnstrategie. Om een missie en visie te ontwikkelen of te werken aan een langetermijnstrategie heeft men de juiste vorm van bestuur nodig.

Er zijn verschillende types van besturen, we benoemen er hier een drietal:

  1. Vriendenbestuur — organisaties in de opstartfase

    De organisatie start uit een groep vrienden die bepaalde culturele-maatschappelijke doelen wil bereiken. Dit bestuur staat in voor het volledige beleid.
     
  2. Adviserend bestuur — organisaties in de groeifase

    Naarmate de activiteiten van een culturele organisatie uitbreiden, zijn er vaak bijkomende               aspecten aan de orde die een vriendenbestuur niet aankan.

    Vaak stuit de organisatie op juridisch, financieel of hr vraagstukken waarvoor ze experten nodig hebben. Het is op zo'n moment dat het bestuur kan gaan nadenken over wie kunnen ze in hun werking betrekken.

    Het vriendenbestuur evolueert naar een adviserend bestuur waar specifieke competenties van bestuurders belangrijker worden dan de vrienden die bij de oprichting begonnen.

    Centraal staat hier dat het bestuur het beleid vastlegt, maar de voorbereiding en de uitvoering van de strategie in handen van het management ligt.
     
  3. Toezichthoudend bestuur — gevestigde organisaties

    Het bestuur adviseert en houdt toezicht. Het bestuur bekrachtigt de beslissingen van de  directie en/of het dagelijks bestuur.

Vorm

Wanneer de organisatie groeit, is het belangrijk dat het bestuursorgaan meegroeit.

Als bestuur stel je daarom op tijd niet enkel de rol van het bestuursorgaan in vraag, maar ook de vorm. Wanneer een organisatie kiest voor een (nieuwe) vorm van bestuur hou je best rekening met: 

  1. De grootte van de organisatie 

  2. De beschikbare competenties binnen het bestuur 

  3. De cultuur van de organisatie 

Wist je dat we een interessant artikel hebben over organisatiestructuur

Bijv. 

Een beperkt bestuursorgaan van vijf bestuurders, maar een uitgebreide algemene vergadering.

Zo kan het bestuursorgaan zich focussen op het toezicht en kan de algemene vergadering mee nadenken over waar de organisatie naar toe gaat op langentermijn.

Of je kan er voor opteren om een ad-hoc adviesraad op te richten om te helpen bij de herstructurering.

Welke bestuurders heeft je organisatie nodig?

Op basis van waar de organisatie naar toe gaat, het type bestuur en de noden van de organisatie, wordt het aangeraden om de samenstelling van bestuurders onder de loep te nemen.  

De bestuurder draagt namelijk een grote verantwoordelijkheid en bepaalt de algemene strategie van de organisatie.

Onder de bestuurders wordt vaak gezocht naar een diverse samenstelling van:

  • iemand met een financiële achtergrond,
  • iemand met sectorkennis, 
  • iemand met een HR-achtergrond,
  • iemand met een commerciële achtergrond,

etc.

Om een structuur te bewaken bij het aanwerven van nieuwe bestuurders en hen de nodige bevoegdheden te geven, raden we aan om gebruik te maken van de volgende instrumenten:

Het bestuurdersmatrix is een fijn instrument om na te gaan wie je nodig hebt en voor hoe lang

Je kan de delegatiematrix gebruiken om de bevoegdheden van de verschillende bestuurders vast te leggen.

Laatst gewijzigd: 07/02/2024 - 09:18

Delegatiematrix

Beheer van je organisatie

Laatst gewijzigd: 07/02/2024 - 09:18

Bestuurdersmatrix

Beheer van je organisatie

Tools

Bestuurscode

Binnen het kader van cultural governance wordt er trouwens aangeraden dat bestuurders niet voor onbepaalde duur aanblijven. Zorg op tijd voor nieuwe bestuurders en draag ook zorg voor hun ontvangst. Werk een systeem uit waarbij de nieuwe bestuurders worden ingewerkt door een zittende bestuurder.  

Vanuit goed bestuur raden we ook aan dat de samenstelling van het bestuursorgaan een reflectie is van de maatschappij. Werk vanuit het bestuur naar een diverse groep van bestuurders toe.

    Bestuurders vinden

    Nu dat je weet wat voor een type bestuur de organisatie nodig heeft en welke type bestuurders is het tijd om ze te vinden. Maar hoe pakt de organisatie dit aan? 

    1. Maak een inventaris op van de competenties die de organisatie nodig heeft.
      Heeft de organisatie iemand nodig met een zakelijke achtergrond of strategische competenties? Ga na wat er aanwezig is binnen de organisatie en zie wat de organisatie nog mist. Cultuurloket biedt een bestuurdersmatrix aan om organisaties hiermee verder te helpen.  
       
    2. Ga na wat de organisatie van de bestuurder mag verwachten.
      Schrijf op wat belangrijk is voor de organisatie, niet enkel de competenties, maar ook de verwachtingen rond gedrag, aanwezigheid, etc. 
       
    3. Stel een vacature op.
      Schrijf het profiel uit en begin te rekruteren.

    Tip: opencall

    Steeds meer wordt er gewerkt met een opencall. Je kan via social media, de vrijwilligersdatabank en andere kanalen een oproep doen voor een bestuurderszitje. Zo kan je mogelijks mensen bereiken aan wie je niet had gedacht, maar toch echt wel een meerwaarde zijn voor de organisatie.

    Betrek de bestuurders in het verhaal

    Bestuurders betrekken in het verhaal van de organisatie kan op verschillende momenten. Komt er een nieuwe bestuurder in het bestuursorgaan? Zorg voor een goede onboarding. Dit kan op verschillende manieren:

    • Bij de start van hun mandaat

    Toegang geven tot de afschriften van de vorige vergaderingen of door te werken met een buddy zodat de bestuurder snel geïntegreerd geraakt.

    • Bij events of activiteiten van de organisatie

    Door de bestuurders uit te nodigen bij bijvoorbeeld een vernissage of een openingsevent. Zo kunnnen de bestuurders met eigen ogen zien waarvoor ze het doen. Zo zorg je als organisatie voor een nauwere betrokkenheid. 

    • Bij de uitfasering

    Dit is in het geval wanneer iemand uit het bestuursorgaan vertrekt en je wilt ervoor zorgen dat hun kennis wel goed wordt overgedragen.

    Wanneer je bijvoorbeeld werkt met een rotatie waarbij de bestuurders om de 3 of 5 jaar vervangen worden. Dan weet je als organisatie wanneer iemand vertrekt. Ga in gesprek met de bestuurder en zorg ervoor dat zijn/hun/haar kennis goed wordt overgenomen door een andere bestuurder.

    Als organisatie kan je ervoor zorgen dat er een goede kennisontsluiting is waardoor belangrijke kennis toch bij de organisatie blijft.

    Je kan de vertrekkende bestuurder ook vragen om nog een jaartje in de algemene vergadering te zetelen zodat het vertrek niet te abrupt is en je nog beroep kan doen op de kennis van die persoon.

    1