Als opdrachtgever of werkgever moet je voor bepaalde uitbetalingen of aanwervingen specifieke fiscale en sociale documenten opstellen, afgeven en bijhouden.

Via deze documenten wordt nagegaan of alle sociale en fiscale verplichtingen worden nageleefd.

In dit artikel leggen we je uit welke sociale documenten je precies moet maken en bijhouden als werkgever of opdrachtgever. Maar ook wat een fiscale fiche is, wanneer je deze moet opmaken en de deadlines voor indiening.

Verplichte sociale documenten voor werkgevers

Wanneer je iemand tewerkstelt ben je als werkgever verplicht een aantal gegevens bij te houden, sociale documenten op te maken en aangiftes te maken:

  1. personeelsregister
  2. individuele rekening en loonafrekening
  3. arbeidsreglement
  4. valideringsboek
  5. Dimona-aangifte

1 Personeelsregister 

Er moet een onderscheid gemaakt worden tussen een algemeen personeelsregister (voor werknemers die tewerkgesteld zijn op één arbeidsplaats) en het bijzondere personeelsregister (voor werknemers die op meer dan één arbeidsplaats tewerkgesteld zijn). 

Tewerkstelling op één arbeidsplaats

Voor werknemers waarvoor een Dimona-aangifte (Déclaration Immédiate/Onmiddellijke Aangifte) van tewerkstelling moet worden opgemaakt, moet de werkgever geen personeelsregister op papier opmaken.

Voor de werknemers waarvoor geen Dimona-aangifte van tewerkstelling moet worden opgemaakt, moet je als werkgever een personeelsregister op papier opmaken. Bijvoorbeeld voor vrijwilligers en het verrichten van occasionele arbeid.

De inhoud van het algemeen register moet de volgende zaken bevatten: 

  • voor de werkgever: de naam, voornaam en woonplaats of maatschappelijke naam en de maatschappelijke zetel en, in voorkomend geval, de benaming waaronder de werkgever zich tot het publiek richt. 
  • voor iedere werknemer:  het nummer van inschrijving, de naam en voornaam; de geboorteplaats en -datum; het geslacht; de woonplaats; 
  • de nationaliteit; de aard en het nummer van het identiteitsbewijs; het nummer van de individuele pensioenrekening bij de Algemene Spaar- en Lijfrentekas; het identificatienummer van de sociale zekerheid van de werknemer; de aanvangsdatum van de tewerkstelling en de datum van de beëindiging van de overeenkomst. 

Tewerkstelling op meerdere arbeidsplaatsen 

Als werknemers gelijktijdig tewerk worden gesteld op meerdere arbeidsplaatsen, moet je als werkgever een speciaal personeelsregister bijhouden. Hier vind je daarover meer info. 

2 Individuele rekening en loonafrekening 

De individuele rekening is een document waarin een overzicht wordt gegeven van alle prestaties die een werknemer heeft geleverd en vermeldt de verschillende elementen van het loon. Voor meer informatie verwijzen we door naar de FOD WASO.  

De loonafrekening is de afrekening bij elke definitieve betaling van het loon.

3 Arbeidsreglement

Als werkgever moet je een arbeidsreglement opstellen. Dit reglement groepeert die regels die eigen zijn aan jou als werkgever voor alle of voor een bepaalde categorie van werknemers.   
  
Het reglement omvat de regels die (voor zover dat toegelaten is) afwijken van de wettelijke en reglementaire bepalingen. Het bevat ook een reeks informatieve gegevens. Bijvoorbeeld wie je kan aanspreken in geval van een conflict of grensoverschrijdend gedrag. Hier vind je een model arbeidsreglement.

4 Valideringsboek 

Het valideringsboek moet alle formulieren voor tijdelijke werkloosheid bevatten gerelateerd aan het C3.2.A formulier tijdelijke werkloosheid omwille van economische redenen of wegens weerverlet. 

De C3.2.A-formulieren die werden afgeleverd voor tijdelijke werkloosheid wegens overmacht, ongeval of staking, moeten niet in het valideringsboek worden opgenomen

5 Dimona-aangifte

Wat is de Dimona-aangifte? 

Dit is een aanmeldingsverplichting voor de werkgever om alle werknemers elektronisch te registeren. Als werkgever moet je de begin- en einddatum van de tewerkstelling indienen bij de Rijksdienst Sociale Zekerheid (RSZ).

Voor de aanvang van het werk 

Als werkgever moet je de volgende informatie vooraf aan de RSZ doorgeven:

  • het nummer waaronder de werkgever is ingeschreven bij de instelling; 
  • het identificatienummer van de sociale zekerheid van de werknemer; 
  • het nummer van de sociale identiteitskaart; 
  • de datum van indiensttreding van de werknemer; 
  • in voorkomend geval, het nummer van het Paritair Comité (PC) waaronder de werknemer ressorteert; 
  • in voorkomend geval, de datum van uitdiensttreding van de werknemer; 
  • in voorkomend geval, het bewijs zoals bepaald door de instelling dat de sociale identiteitskaart elektronisch werd gelezen 

Specifiek voor studenten moet er volgende bijkomende informatie worden vrijgegeven: 

  • een aanduiding van de hoedanigheid van student; 
  • het adres van de plaats van de uitvoering van de overeenkomst, indien dit adres verschilt van het adres van de maatschappelijke zetel van de werkgever dat in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) wordt ingeschreven; 
  • de datum van het einde van de uitvoering van de overeenkomst;
  • het aantal uren per kwartaal waarop de student zal worden tewerkgesteld.

Specifiek voor uitzendarbeid moet er de volgende bijkomende informatie worden vrijgegeven: 

  • de datum van aanvang van tewerkstelling bij de gebruiker; 
  • de datum van het einde van de tewerkstelling bij de gebruiker; 
  • het nummer waaronder de gebruiker is ingeschreven bij de instelling. Zo dit nummer niet voorhanden is, vermeldt de werkgever, indien het een natuurlijk persoon betreft, zijn naam, voornaam en hoofdverblijfplaats, ofwel andere mogelijke identificatiewijzen die worden bepaald door de instelling. Indien het een rechtspersoon betreft, vermeldt hij de maatschappelijke benaming, de rechtsvorm en de maatschappelijke zetel ofwel andere mogelijke identificatiewijzen die worden bepaald door de instelling; 
  • het nummer van het Paritair Comité voor de uitzendarbeid; 
  • in voorkomend geval, het bewijs zoals bepaald door de instelling dat de sociale identiteitskaart elektronisch werd gelezen; 
  • per dag, indien de uitzendkracht is tewerkgesteld als gelegenheidswerknemer bij een gebruiker die ressorteert onder het paritair comité van het hotelbedrijf, de landbouw of het tuinbouwbedrijf: het tijdstip van het begin van de prestaties en het tijdstip van het einde van de prestaties.

Bij vertrek bij de werkgever  

De werkgever moet uiterlijk 1 werkdag na het vertrek van de effectieve beëindigingsdatum van de arbeidsrelatie de RSZ het volgende meedelen:  

  • Dimona-code die aan de persoon werd toegekend 
  • De datum van uitdiensttreding

Samenvattende tabel

Type document 

Bewaringstermijn 

Algemeen personeelsregister 

5 jaar te tellen van laatste verplichte vermelding 

Bijzonder personeelsregister 

5 jaar te tellen van laatste verplichte vermelding 

Individuele rekening 

5 jaar vanaf het einde van het jaar waarop de rekening betrekking heeft 

Overeenkomst tewerkstelling student 

5 jaar vanaf de dag die volgt op het einde van de uitvoering van de overeenkomst 

Overeenkomst tewerkstelling thuiswerk 

5 jaar vanaf de dag die volgt op het einde van de uitvoering van de overeenkomst 

Beroepsinlevingsovereenkomst 

5 jaar vanaf de dag die volgt op het einde van de uitvoering van de overeenkomst 

Fiscale fiches

Als onderneming, organisatie, vzw of eenmanszaak moet je bij de betalingen van lonen, auteursrechten en andere vergoedingen aan derden doorgeven aan de begunstigde, maar ook aan de FOD Financiën. Dat gebeurt in de vorm van fiscale fiches. Hieronder overlopen we de meest voorkomende fiscale fiches voor de cultuursector en de daarbij horende deadlines van indiening.

Lonen voor werknemers

(fiche 281.10) — deadline 29 februari

Fiscale fiche 281.10 is een individuele fiche voor je werknemers (personeelsleden). In deze fiche vind je de volgende elementen terug: loon, tussenkomsten, kostenvergoedingen en toegekende voordelen van alle aard (zie voorbeeld). 

Als werkgever moet je aan de fiscus een samenvattende opgave 325.10 indienen. Vaak wordt de indiening door het sociaal secretariaat uitgeoefend.

Deze fiche wordt voor de volgende aanwervingen opgesteld: 

  • Directe aanwerving voor 'gewone' werknemers, studentenwerknemers ...
  • Voordelen van alle aard (een voordeel dat een werkgever of onderneming toekent aan een werknemer of bedrijfsleider (bv. een bedrijfswagen, een ter beschikking gesteld onroerend goed, een lening aan voordelig tarief). Deze worden beschouwd als een beroepsinkomen.  

Inkomsten uit verenigingswerk

(fiche 281.27) — deadline 29 februari

Heb je iemand ingeschakeld via verenigingswerk? Voor deze tewerkstelling stel je ook een fiscale fiche op. Een model hiervan kan je terugvinden op de website van de FOD Financiën..

Op zo'n fiche vermeld je:

  • de identiteit van de verenigingswerker
  • de sector waarin de prestaties werden geleverd
  • het aantal gepresteerde uren per kwartaal
  • het bruto bedrag van de beloningen (voor het verenigingswerk) die in het betrokken jaar zijn betaald (eventueel opgesplitst in het bruto bedrag van de beloningen voor prestaties geleverd in het jaar zelf en het bruto bedrag van de beloningen voor prestaties geleverd in vorige jaren)
  • het bedrag van de terugbetaalde kosten eigen aan de werkgever

Inkomsten uit de deeleconomie

(fiche 281.29) — deadline 29 februari

Inkomsten uit de deeleconomie worden bekend gemaakt op de fiche 281.29. Voor meer informatie over deeleconomie en wanneer je belast wordt op deze inkomsten, klik op de pagina van FOD Financiën. Wil je weten hoe de fiche eruit ziet? Zie het volgend voorbeeld.  

Presentiegelden, prijzen, subsidies

(fiche 281.30) — deadline 29 februari

Deze fiche is er voor verschillende types van inkomsten: presentiegelden, ontvangen prijzengeld, ontvangen subsidies, ontvangen renten of pensioenen zonder beroepskarakter, ontvangen vergoedingen uit de exploitatie van een wetenschappelijke uitvinding, belastbare inkomsten van niet-rijksinwoners. 

Presentiegelden: Als de bestuurder presentiegelden, voordelen alle aard of terugbetaling van kosten krijgt die niet als vrijwilligersvergoedingen kunnen worden beschouwd, dan moet je een fiche 281.30 uitreiken.

In de cultuursector zien we dat presentiegeld vooral aan bestuurders van een vzw wordt toegekend, en voor het ontvangen van subsidies. 

Auteurs- en naburige rechten

(fiche 281.45) — deadline 29 februari

De fiscale fiche bevat een overzicht van de ontvangen inkomsten uit auteurs- of naburige rechten. De ontvanger van de rechten maakt een fiche op en geeft deze aan de persoon die een vergoeding heeft ontvangen voor de exploitatie van auteursrechten en/of naburige rechten. Sinds 2023 is er een nieuwe fiche door de hervormingen die zich de afgelopen tijd hebben afgespeeld.

Commissies, makelaarslonen, erelonen, voordelen van alle aard

(fiche 281.50) — deadline 29 juni

Als werkgever moet je alleen een fiche opmaken voor betalingen die behoren tot de volgende categorieën: commissies, makelaarslonen, restorno’s, vacatiegelden, erelonen, gratificaties, vergoedingen of voordelen van alle aard. 

Als werkgever moet je geen fiche 281.50 opstellen: 

  • Voor zij die in de loop van kalenderjaar 2022 niet meer dan 250 euro aan betalingen hebben ontvangen;
  • Belgische verkrijgers die btw-conforme facturen hebben uitgereikt. 

Maar aan buitenlandse verkrijgers die een btw-conforme factuur hebben afgeleverd moet je wel een fiche 281.50 bezorgen. 

Je moet het totale bedrag (excl. btw) vermelden voor alle commissies, makelaarslonen, restorno's, erelonen, vergoedingen, enz., die je in 2023 aan de verkrijger hebt verleend of toegekend invullen.  

Voordelen van alle aard in dit onderdeel gaan over het volgende: relatiegeschenken van geringe aard, gelegenheidsgeschenken voor het personeel, ...  Geef je geschenken aan een zakenrelatie die duurder zijn dan 250 euro, dan geldt er een ficheverplichting (je stelt een fiche 281.50 op naam van de verkrijger op). Is het voordeel belastbaar bij de verkrijger, dan is de kostprijs van het geschenk wel volledig aftrekbaar. 

Een voorbeeld vind je op de website van de FOD Financiën. De samenvattende opgave 325.50 kan je hier terugvinden.

Giften

(fiche 281.71) — deadline 29 februari

Als je organisatie erkend is om aftrekbare giften te ontvangen, moet je voor 29 februari fiche 281.71 indienen bij de fiscus. Als het gaat om een schenking van minstens 40 euro zal je ook een kopie moeten afgeven aan de schenker zelf. Deze zal in het voordeel spelen bij hun belastingaangiften. In dit kennisbankartikel vind je meer informatie over giften.

Taxshelter

(fiche 281.85) — deadline 30 maart

Overzicht

Voor een overzicht van alle andere fiches verwijzen we door naar de website van FOD Financiën. Benieuwd hoe je de aangifte moet doen? Dit kan online via Belcotaxonweb.

1