Tijdens deze coronacrisis kunnen organisaties moeilijkheden ondervinden in hun besluitvorming.

Zo moet de algemene vergadering van een vzw de jaarrekening van het afgelopen boekjaar goedkeuren binnen 6 maanden na afsluiting ervan. In de meeste gevallen dus voor 30 juni. De statuten van je onderneming kunnen deze termijn verkorten (kijk dit dus zeker na!). Ook bepaalde vennootschappen moeten hun jaarrekening binnen deze termijn goedkeuren.

Normaal komen de leden van de algemene vergadering fysiek samen om de jaarrekening, opgesteld door de bestuurders, te controleren en goed te keuren. Na goedkeuring wordt dit jaarverslag binnen de 30 dagen neergelegd bij de griffie van de ondernemingsrechtbank of bij de Nationale Bank van België. 

Door de coronacrisis is het voor veel organisaties onmogelijk om een fysieke algemene vergadering te organiseren. Want de overheid verbiedt samenkomsten. 

Bestuurders blijven tijdens de coronaperiode gehouden om hun taak naar behoren uit te oefenen. Om vergaderingen van het bestuur mogelijk te maken, zijn er ook maatregelen genomen.

We overlopen hier enerzijds de opties om te vergaderen in het algemeen onder het wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV). Deze regels blijven ook gelden tijdens de coronamaatregelen. Daarnaast bekijken we de mogelijkheden uit het wettelijk initiatief van minister Geens van 9 april 2020.

1. Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV)

Het WVV omschrijft een aantal mogelijkheden om te vergaderen, die zelfs met de beperkingen van de coronamaatregelen kunnen doorgaan:

 

1. Tele- en videoconferentie

Als je statuten hierin voorzien, kan je de AV houden via een tele- of videoconferentie. De procedure voor oproeping, deelneming en stemming van de agendapunten van de AV wordt in je statuten omschreven.

Als je statuten dit niet voorzien, kan je een AV houden via tele- of videoconferentie indien alle deelnemers akkoord zijn dat de vergadering op die manier wordt gehouden. Je vraagt best aan de leden of aandeelhouders hun schriftelijk akkoord (per mail of per brief).

In de NV, de CV en de BV moet er door de vennootschap bovendien een elektronisch communicatiemiddel ter beschikking worden gesteld.

De video- of teleconferentie kan via online-kanalen zoals Skype, Zoom.us, Jitsi, Slack, Google Hangouts. Je zal er wel over moeten waken dat mensen vragen kunnen stellen, kunnen beraadslagen en hun stemrecht kunnen uitoefenen.

 

2. Eenparig schriftelijk besluit

De bestuurders kunnen eenparig schriftelijk een beslissing nemen voor zover de statuten deze mogelijkheid niet uitsluiten. Eenparig houdt in dat iedere bestuurder moet instemmen met de beslissing. De beslissing zelf wordt schriftelijk genomen, bijvoorbeeld via mail of brief. Op die manier wordt de social distancing gerespecteerd en kan je toch geldig beslissingen nemen als bestuursorgaan.

 

3. Stemmen per brief

De statuten van een BV, CV of NV kunnen voorzien in de mogelijkheid om de aandeelhouders toe te laten om per brief hun stemrecht uit te oefenen. Als je statuten dit niet voorzien, zal je dit niet kunnen toepassen.

 

4.Stemmen met een volmacht

Als aandeelhouder of lid van een vereniging kan je je laten vertegenwoordigen op de algemene vergadering van de onderneming. Je geeft in dat geval een volmacht aan een andere persoon om jou stem uit te brengen. Het WVV voorziet deze mogelijkheid expliciet voor vzw’s. Als alle leden of aandeelhouders hun volmacht verlenen aan één persoon zou die ene persoon de bevoegdheid hebben om in naam van de onderneming te handelen. Als aandeelhouder of lid kan je wel niet gedwongen worden om je volmacht aan iemand te geven.

 

2. KB nr. 4 van 9 april 2020

Vice-eersteminister en minister van Justitie, Koen Geens, heeft het initiatief genomen om via een volmachtbesluit toe te laten dat rechtspersonen (vzw’s, vennootschappen of stichtingen) tijdens de coronacrisis anders mogen vergaderen.

Het kb nr. 4 houdende diverse bepalingen inzake mede-eigendom en het vennootschaps- en verenigingsrecht in het kader van de strijd tegen de Covid-19 pandemie van 9 april 2020 verduidelijkt de regels.

De bepalingen van het kb zijn van toepassing op een AV die tijdens de periode van 1 maart tot 30 juni werd bijeengeroepen of had moeten worden bijeengeroepen. Hierbij zal de oproepingsdatum van de AV het ijkpunt zijn om vast te stellen of de AV binnen deze termijn valt. 

Opgelet: de bepalingen uit dit kb zijn enkel van toepassing op algemene vergaderingen die nog niet plaatsvonden. Als de leden enkel werden opgeroepen maar de vergadering nog niet werd gehouden, kan je onderstaande procedures nog volgen. In dit laatste geval kan je de leden/aandeelhouders correct informeren.

Wat zijn de opties uit het KB?

 

1. Uitstel van de AV

De eenvoudigste oplossing is die om de AV uit te stellen. Het bestuursorgaan kan beslissen om de AV uit te stellen tot een latere datum, zelfs als de leden al werden opgeroepen.

De uitgestelde vergadering wordt beschouwd als een nieuwe vergadering met toepassing van de regels van bijeenroeping, stemming etc.

De periode van 6 maanden waarbinnen de jaarrekening zou moeten worden goedgekeurd kan worden verlengd met 10 weken. In de meeste vzw’s en vennootschappen eindigt het boekjaar op 31 december en moeten zij normaal binnen de 6 maanden hun jaarrekening goedkeuren (voor 30 juni).

In die zin kan de AV tot goedkeuring van de jaarrekening worden uitgesteld met 10 weken (tot 8 september 2020). Ook de neerleggingstermijn van 30 dagen na goedkeuring schuift mee op.

De AV kan niet uitgesteld worden als het netto-actief negatief dreigt te worden (in een BV of een CV) of wanneer de leden van de vereniging of de aandeelhouders van een vennootschap het bestuursorgaan verzoeken om een AV te houden.

 

2. Schriftelijke AV op afstand

De tweede mogelijkheid is om een schriftelijke AV op afstand te organiseren, zelfs zonder dat de statuten hierin voorzien. Dit is een eerder ingewikkelde procedure uit het vennootschapsrecht.

Om geldig schriftelijk op afstand te vergaderen moeten er een aantal formaliteiten gevolgd worden:

Formulier

Je moet gebruik maken van een document/formulier dat voldoet aan de vereisten van artikel 7:146 van het WVV.

Het formulier bevat minstens de volgende gegevens:

  • De naam van de aandeelhouder (bij een vzw zal dit het lid van de AV zijn) en zijn woonplaats of zetel (als het gaat om een rechtspersoon)
  • Het aantal stemmen dat de aandeelhouder (het lid) tijdens de vergadering wenst uit te brengen
  • De vorm waarin de aandelen worden gehouden
  • De agenda van de vergadering, inclusief de voorstellen van besluit
  • De termijn waarbinnen de vennootschap (de vereniging) het formulier om te stemmen op afstand dient te ontvangen
  • De handtekening van de aandeelhouder (het lid): handgeschreven of elektronisch

Volmachten

Samen met het formulier moet ook de mogelijkheid geboden worden om via volmacht deel te nemen. Voor aandeelhouders/leden die niet kunnen deelnemen kan via volmacht gestemd worden.

Om geldig te zijn moet het lid/de aandeelhouder voor ieder onderwerp op de agenda specifieke steminstructies geven.

Daarnaast moet het schriftelijk document met de volmacht verzonden worden naar de onderneming met een gescande of gefotografeerde kopie van het ingevulde en ondertekende formulier zoals hierboven vermeld.

Bij het neerleggen van een beslissing via authentieke akte voor de notaris, volstaat dat slechts één volmachthouder wordt aangeduid om de onderneming te vertegenwoordigen.

Schriftelijke vragen

Het bestuursorgaan kan vragen aan haar leden/aandeelhouders dat er enkel schriftelijke vragen worden gesteld, en dat die haar eventueel ten minste 4 dagen voor de vergadering moeten bereiken.

Het bestuursorgaan beantwoordt deze vragen dan schriftelijk of mondeling als zij ervoor kiest om de algemene vergadering te laten plaatsvinden via tele- of videoconferentie.

 

3. Vergaderen met de bestuurders

Bestuurders blijven tijdens de coronacrisis gehouden om hun taak uit te voeren. Het bestuur is bevoegd om alle beslissingen te nemen in functie van het doel van de vzw die niet expliciet aan de algemene vergadering werden toegewezen.

Specifiek door de coronacrisis zullen de bestuurders onder meer moeten nagaan of er risico's zijn voor de mensen die actief zijn binnen de organisatie zoals werknemers, vrijwilligers en klanten, opdat zij niet besmet raken. Zij kijken best ook na of de onderneming haar verplichtingen naar klanten en leveranciers kan nakomen en communiceert hier duidelijk over.

Omdat vergaderingen van bestuurders door de coronacrisis niet meer fysiek mogelijk zijn, bepaalt het kb enkele mogelijkheden om toch beslissingen te kunnen nemen.

Bestuurders kunnen tijdens de coronacrisis geldig vergaderen op de volgende manieren (zelfs als de statuten dit uitsluiten):

  • Via eenparig schriftelijk besluit: alle bestuurders gaan schriftelijk (unaniem) akkoord om een bepaalde beslissing te nemen. Dit kan een beslissing per mail of per brief zijn.
  • De vergadering kan op afstand plaatsvinden: via video- of teleconferentie.

 

Bron: Wetboek van vennootschappen en verenigingen van 23 maart 2019, het KB nr. 4 houdende diverse bepalingen inzake mede-eigendom en het vennootschaps- en verenigingsrecht in het kader van de strijd tegen de Covid-19 pandemie van 9 april 2020 en het KB tot verlenging van de maatregelen van 28 april 2020.