Interview met David Somers, vrijwilligerscoördinator van Museum M

In het kader van de inspiratieweek vrijwilligerswerk ging journaliste Ines Minten langs bij verschillende organisaties om hun verhalen op te tekenen. Wat zijn hun ervaringen met vrijwilligerswerk en hoe geven ze vrijwilligers een plek binnen hun werking? Onderstaand lees je het verhaal van Museum M. Zoek je handvaten voor het uitwerken van jouw eigen vrijwilligersbeleid? Bekijk dan zeker het model van de 5 B`s en de 5 V`s.


M Leuven heeft vrijwilligers aan de slag in elke afdeling van het museum. Daarvoor kan het een beroep doen op een min of meer vaste poule van een 100 mensen. ‘Momenteel is er zelfs een wachtlijst’, vertelt vrijwilligerscoördinator David Somers. ‘We hebben de afgelopen jaren dan ook heel sterk ingezet op ons vrijwilligersbeleid.’

David kwam acht jaar geleden aan boord als voltijdse vrijwilligerscoördinator bij M. ‘In die tijd is ons vrijwilligersbestand uitgegroeid van een klein groepje tot meer dan 100. Sinds een jaar of vijf hebben we zelfs een wachtlijst.’ Hoe een museum daarin slaagt? Sinds de opening van het nieuwe museumgebouw in 2009 maakt M een prioriteit van zijn vrijwilligersbeleid. ‘We hebben vrijwilligers in elke afdeling van het museum, onderverdeeld in acht verschillende teams. Dat maakt ons vrij uniek in het museumlandschap’, vertelt Somers. ‘Zo hebben we onder meer een team evenementen, bibliotheek en digitalisering.’ Inzetten op vrijwilligers past bij de participatiegedachte die M hoog in het vaandel draagt: ‘We willen zo laagdrempelig mogelijk zijn en zien daarom al onze projecten graag ondersteund door het publiek. Een vrijwilligerswerking is een van de logische manieren om een diverse groep mensen te betrekken bij wat we doen.’

Bij M laten we een vrijwilliger niet zomaar beginnen en zien dan wel wat het wordt. We hebben vooraf een heel plan klaar.

Dankzij de grote poule en de wachtlijst lukt het meestal heel vlot om de juiste vrijwilliger voor het juiste project in te schakelen. ‘Veel andere musea hebben geen medewerker die zich specifiek met het vrijwilligersbeleid bezighoudt. Dan kun je niet anders dan mensen per project inzetten en ze nadien weer loslaten. Wij voorzien jaarlijks in een aantal specifieke activiteiten, zoals instroom- en andere begeleidingsmomenten. Ook bekijken we per vrijwilliger in welk team hij of zij het best past. Bevalt een team of taak toch niet, dan zoeken we een ander plekje. Net doordat we zo’n stabiele ploeg hebben, kunnen we extra inzetten op de verbetering van onze werking. Dat lukt natuurlijk minder goed als je de helft van je tijd naar nieuwe vrijwilligers op zoek moet.’

Duidelijke verwachtingen

‘Bij M laten we een vrijwilliger niet zomaar beginnen en zien dan wel wat het wordt. We hebben vooraf een heel plan klaar.’ Alles begint bij een taakomschrijving, een soort vacaturetekst. ‘Dan volgt een infosessie, zodat we de zaken nog eens haarfijn uit de doeken kunnen doen. Een bezoek aan de werkplek hoort er ook bij. Zo zijn onze verwachtingen, maar ook die van de kandidaat-vrijwilligers heel duidelijk en is het makkelijker om mensen op de juiste plek in te schakelen.’ 

De aanpak deed de groep vrijwilligers stevig groeien, en vervolgens begon een en ander ook zelf te rollen. ‘Je vrijwilligers zijn natuurlijk ook je ambassadeurs. Veel van de mensen op de wachtlijst zijn via een andere vrijwilliger spontaan aan komen waaien.’ Het vrijwilligersbeleid van M Leuven bevindt zich in een luxepositie, dat beseft David heel goed. ‘Maar het bewijst vooral dat onze aanpak heeft gerendeerd.’

Verschuivingen

Zoals op de meeste plekken, zijn de meeste vrijwilligers bij M 65+. ‘We krijgen ook jongere personen over de vloer, maar die blijven meestal minder lang. Ze willen bijvoorbeeld een eerste werkervaring opdoen, komen een drietal maanden helpen bij een bepaald project en zijn dan weer weg.’ 

© Museum M

Toch is de tweespalt tussen jongere mensen die projectmatig vrijwilligen en oudere generaties die regelmatige en langdurige engagementen aangaan te simplistisch. De laatste jaren ziet Somers verschuivingen in alle leeftijdscategorieën. In het begin kwamen er zich geregeld vrijwilligers aanmelden met de boodschap: ‘Zeg maar wat ik moet doen, en hoeveel dagen per week.’ Dat fenomeen is zo goed als verdwenen. ‘Velen willen liever een halve dag per week bij ons vrijwilligen en zetten zich daarnaast nog in op een andere plek. Zo hebben ze natuurlijk veel afwisseling. Ook weten ze veel beter wat ze wel en niet willen doen en laten dat ook horen.’ Het aanbod in vrijwilligerswerk is bovendien groter dan enkele jaren geleden. Dat werkt de versnippering wellicht nog meer in de hand. ‘Ik merk het ook wanneer een van onze vaste vrijwilligers ermee stopt. Vaak gaat het om iemand die al jaren twee dagen per week naar M kwam. Die kan ik zelden vervangen door één andere persoon, maar eerder door twee of zelfs drie anderen.’

Ga zelf aan de slag met jouw vrijwilligersbeleid

De samenleving verandert en het vrijwilligerswerk dus ook. Op de website van FARO vind je een aantal maatschappelijke tendensen beschreven met hun impact op het vrijwilligerswerk.

EHBO-boekenclub

Nog een reden waarom mensen graag vrijwilligen bij M, is omdat ze zich nauw betrokken voelen bij het museum. ‘We laten hen voelen dat ze deel zijn van ons, niet zomaar mensen die hier af en toe een taak komen uitvoeren. We nodigen onze vrijwilligers uit op elke vernissage en elk evenement van M. De ene is aan het werk, de andere komt gewoon op bezoek. Ook op het inhoudelijke medewerkersoverleg zijn ze welkom: daar bespreken we met het voltallige museumteam wat er de komende maanden op het programma staat. Zo creëren we een community-gevoel. We willen dat onze vrijwilligers zich gewaardeerd voelen en het fijn vinden om zich voor ons in te zetten: ze geven ons iets, wij geven iets terug.’

Na acht jaar als vrijwilligerscoördinator is David Somers nog dagelijks aangenaam verrast door de passie en het engagement van de vrijwilligers met wie hij werkt. ‘Net daarom moet je er alles aan doen om ervoor te zorgen dat die mensen zich goed blijven voelen in je organisatie. En dit klinkt misschien al te vanzelfsprekend, maar ik blijf ervan overtuigd: soms is vijf minuten een babbel slaan en interesse tonen zoveel meer waard dan een cadeau of vergoeding. Ik weet ook dat het soms aanvoelt alsof iedereen in onze sector twee voltijdse jobs met elkaar combineert. Maar het is het dubbel en dik waard om die tijd toch vrij te maken voor de mensen die zich zo enthousiast voor je organisatie inzetten. Verbinden is zoveel waardevoller dan vergoeden.’

Lees ook ...

Lees ook de interviews met BlinkOut, Natuuracademie en Stadsarchief Gent.

0