Interview: ‘We helpen je het hele plaatje te zien’

Interview met dossierbeheerder Annemie De Tremerie

De crisisbegeleiding van Cultuurloket is er voor individuen en organisaties uit de brede cultuursector. Begin dit jaar hadden deze een volstrekt gezonde werking, maar corona heeft die in de problemen gebracht. ‘Ze kunnen het misschien nog redden of de dingen over een andere boeg gooien, maar dat krijgen ze moeilijk op eigen houtje voor elkaar’, legt dossierbeheerder Annemie uit. ‘Wij geven advies, zoals we dat bij Cultuurloket gewoonlijk doen, maar crisisbegeleiding gaat nog een stap verder. We brengen nauwgezet in kaart waar de belangrijkste noden en mogelijkheden liggen en verwijzen de cliënt dan door naar een expert, die een eindje met hem of haar meegaat.’ De bedoeling is om snel weer wat licht te laten schijnen aan het eind van de tunnel.

Stel, je hebt een bedrijfje dat materiaal verhuurt aan muzikanten. Tijdens de coronacrisis kon je niets verhuren, dus je inkomsten vielen weg, maar leningen en andere onkosten bleven doorlopen.

‘Dan kunnen we bekijken of jij je materiaal voorlopig aan andere sectoren zou kunnen verhuren. Na een intakegesprek van twee uur door een van de dossierbeheerders, waarin we heel precies in kaart brengen wat je doet, voor wie je het doet, hoe je het doet en hoe je je klanten bereikt, brengen we je bijvoorbeeld in contact met een expert in businessmodellen die je op weg kan helpen om dat klantenbestand te verruimen: in welke sector komen jouw diensten nog van pas? Hoe kun je die sector bereiken en wat heb je nodig om dat te doen? Blijkt uit dit traject dat je ook financieel advies nodig hebt, dan brengen we je vervolgens in contact met een expert die je kan adviseren over eventuele financieringsmogelijkheden. Op die manier hebben we al veel cliënten nieuwe perspectieven kunnen bieden.’

Alles begint dus met een stevig gesprek. ‘Daarin vraag ik je: wat doe je?’ zegt Annemie. ‘Ik heb dan al een en ander gelezen in het contactformulier en op internet, maar ik wil het je zélf horen vertellen: wie ben je, wat doe je en waarom? Eigenlijk zou iedereen dat heel helder moeten kunnen verwoorden, in een pitch van drie minuten. ’ Vervolgens stel ik vragen: wat wil je verwezenlijken, wat drijft je, wat wil je bijdragen? Wat maakt jou uniek of anders dan anderen? Voor wie doe je het? Zou het ook voor een andere doelgroep kunnen? We zullen nooit iemand in een bepaalde richting duwen, we bekijken alleen wat de alternatieven kunnen zijn. Stel dat jij een bepaalde doelgroep echt niet ziet zitten, dan is het evenzeer van tel om te weten waarom dat niet zo is.’ 

Annemie merkt dat mensen uit de cultuursector het vaak helemaal niet gewend zijn om op dat soort vragen te antwoorden. ‘Dat komt volgens mij omdat ze meestal vanuit een grote passie werken en zich daardoor laten voortdrijven.’ Maar in een crisissituatie heb je soms andere instrumenten nodig, en een klankbord dat je duidelijk maakt wat je al wel en niet weet over je eigen organisatie, waar precies de mogelijkheden en uitdagingen liggen. ‘Als je altijd met dezelfde bril naar je eigen werk kijkt, is het alsof je naar een kubus kijkt’, legt Annemie uit. ‘Je ziet altijd dezelfde drie vlakken. Door onze vragen laten we je ook de drie andere vlakken zien: we helpen je de kubus uit te klappen, alles te ontrafelen en zo het hele plaatje te zien.’ 

Nog een voorbeeld. Je bent een stemcoach die altijd met acteurs en zangers werkte en je zag de vraag naar je dienstverlening afgelopen lente nagenoeg volledig wegvallen. ‘Na het intakegesprek komt zo iemand misschien tot de conclusie dat ze bij bedrijven of onderwijsinstanties mogelijk nieuwe doelgroepen kan vinden’, vertelt Annemie. ‘Wanneer iemand zover is, bekijken we wat de volgende stappen kunnen zijn. Hoe kun je die nieuwe doelgroep bereiken? Misschien moet je het helemaal anders aanpakken dan je tot nu gewend was. Kun je best je website aanpassen of is een extra knop op de homepage voldoende? Hoe communiceer je met je publiek? Stuur je e-mails? Heb je een nieuwsbrief? Heb je nieuwe kanalen nodig?’ Soms beseffen cliënten niet goed hoeveel ze eigenlijk zelf al weten. ‘Ook dat soort kennis komt naar boven tijdens een intake. De gesprekken die we voeren zijn altijd heel zacht’, benadrukt Annemie. ‘Maar je hebt nu eenmaal af en toe een advocaat van de duivel nodig die de juiste vragen stelt.’

Dat eerste gesprek levert gewoonlijk al heel wat gegevens op waar de betrokkenen mee aan de slag kunnen. ‘We bekijken vervolgens wat je nog meer nodig hebt. Misschien moeten je contracten aangepast worden? Dan brengen we je in contact met een juridisch expert. Misschien heb je in eerste instantie financieel advies nodig, of ben jij het meest gebaat bij iemand die je kan helpen om je businessmodel op punt te zetten. We hebben een groot menu waaruit we allerlei kunnen plukken. Zo stellen we een programma voor jou samen dat je kan helpen om je organisatie weer vlot te trekken.’

Interview door Ines Minten