Interview: "Werk op maat van je vrijwilligers."

In het kader van de inspiratieweek vrijwilligerswerk ging journaliste Ines Minten langs bij verschillende organisaties om hun verhalen op te tekenen. Wat zijn hun ervaringen met vrijwilligerswerk en hoe geven ze vrijwilligers een plek binnen hun werking? Onderstaand lees je het verhaal van Archief Gent. Zoek je handvaten voor het uitwerken van jouw eigen vrijwilligersbeleid? Bekijk dan zeker het model van de 5 B`s en de 5 V`s.

Archief Gent werkt veel en graag samen met vrijwilligers. Vroeger gebeurde dat vooral ad hoc, nu is er een heus beleid dat almaar steviger en beter overdacht wordt. ‘De vrijwilligers maken deel uit van onze basiswerking. We willen dat ze zich thuis voelen bij ons.’

Archief Gent is in 2017 ontstaan na een fusie van het Stadsarchief met het archief van het Gentse OCMW. ‘Het OCMW-archief schakelde zijn vrijwilligers vooral in voor de dagelijkse werking’, vertelt Casper De Koker. ‘Ze namen een breed scala aan taken voor hun rekening, van herverpakking en ordening over beschrijvingen maken en scanwerk. Typisch kwam een vrijwilliger daar dan een vaste halve of hele dag per week voor langs. Het Stadsarchief werkte meestal projectmatig met vrijwilligers. Was er bijvoorbeeld een groot project rond de ontsluiting van parochieregisters, dan vroegen ze daar gericht een aantal vrijwilligers voor. Wij doen nu beide.’

© Stad Gent

Het vrijwilligerswerk maakt integraal deel uit van de basiswerking van het archief. ‘De vrijwilligers helpen ons het archief te ontsluiten en toegankelijk te maken voor het publiek, wat tenslotte onze kerntaak is’, zegt Casper. De taak die elke vrijwilliger op zich neemt, hangt af van de interesses en het profiel van de persoon in kwestie. ‘We werken zo veel mogelijk op maat van de vrijwilliger. Ligt een bepaalde opdracht iemand toch niet, dan zoeken we of we iets anders voor die persoon kunnen vinden. We zullen niemand ooit verplichten om een bepaalde opdracht uit te voeren, want dat druist helemaal in tegen het idee van vrijwillig engagement.’

Nu en dan betekent op maat werken ook iets niet doen wat jezelf vooruit kan helpen, maar de vrijwilligers daarom niet. ‘We proberen de laatste tijd wat meer procesmatig te werk te gaan. Zo zijn er een aantal digitale toepassingen die ons werk waarschijnlijk gemakkelijker zouden maken’, zegt Simon Legiest. ‘Maar we willen niets overhaast invoeren. Het komt er alleen als zowel de vrijwilligers als wijzelf er baat bij hebben.’

Momenteel zijn er zo’n 35 vrijwilligers die zich geregeld voor het archief inzetten. Ze komen op uiteenlopende manieren bij de dienst terecht. Tot enkele jaren terug trok het archief vooral een cultureel geïnteresseerde doelgroep van 65+. ‘Ze kregen na hun pensioen wat meer vrije tijd, hadden interesse in geschiedenis, dus het archief leek een logische plek. Ze schreven spontaan een mailtje en konden aan de slag’, vertelt Casper. Dat gebeurt vandaag nog. Simon: ‘Maar sinds kort werken we ook met het vrijwilligersplatform giveaday.be. Op de twee vacatures die we daar tot nu op hebben geplaatst, zijn vrijwel meteen een zestal reacties gekomen. Het lijkt dus een kanaal dat werkt voor ons.’

Opvallend: de respons op het digitale kanaal kwam overwegend van een jongere doelgroep. Een goede wisselwerking tussen spontane reacties, mond-tot-mondreclame en digitale werving zal in de toekomst dus wellicht de formule blijven.

In 2020 zette Archief Gent mee de schouders onder een traject rond vrijwilligersbeleid bij de stad. ‘Er kwam een centraal aanspreekpunt en het hele vrijwilligersbeleid wordt nu ook stadsbreed gedragen, ondersteund en vormgegeven’, legt Simon uit. De verschillende diensten kunnen met problemen en vragen bij het aanspreekpunt aankloppen. Maar de stad organiseert bijvoorbeeld ook opleidingen, zowel voor vrijwilligers als voor de vrijwilligerscoördinatoren. ‘Wij volgen momenteel bijvoorbeeld een opleiding van FARO waar we onder meer veel praktijkvoorbeelden van andere organisaties horen. Zulke dingen komen onze werking absoluut ten goede.’

© Stad Gent

Waardering is het belangrijkste sleutelwoord om vrijwilligers gemotiveerd en enthousiast te houden. ‘Zo maken we er een punt van om geregeld bij de vrijwilligers langs te gaan voor een praatje. Het laatste wat we willen, is ze daar ergens in een hoekje alleen laten werken. Omgekeerd zijn wij ook heel beschikbaar voor hun vragen’, zegt Simon. ‘Als er iets is, helpen we hen zo snel mogelijk voort. We willen dat onze vrijwilligers zich thuis voelen bij ons en aanvoelen dat we hen niet alleen gebruiken om bepaalde opdrachten af te krijgen, maar dat we oprecht appreciëren wat ze doen.’ Wanneer hij een nieuwe opdracht uitlegt, benadrukt hij daarom telkens wat het belang ervan is voor het archief en de burgers.

Oprechte waardering kan niet zonder oprechte betrokkenheid.

Minstens twee keer per jaar organiseert Archief Gent een waarderingsmoment voor de vrijwilligers. Het kan om een speciale activiteit gaan, maar een simpele uitnodiging voor taart en koffie stellen de meesten ook heel erg op prijs. ‘Voortaan proberen we zulke momenten structureel in te plannen in de jaarplanning, zodat het wat minder ad hoc gebeurt’, zegt Simon.

Oprechte waardering kan niet zonder oprechte betrokkenheid. Casper: ‘Onlangs hebben we een project rond filmaffiches afgerond met een publicatie en tentoonstelling. Dan maken we er een punt van om alle vrijwilligers die aan het project hebben meegeholpen, een boek te geven en uit te nodigen om samen naar de expo te gaan. Zo zien ze ook heel concreet welk resultaat hun inzet heeft.’