Een recent KB van 23 september 2020 wijzigt de regels rond het registreren van UBO’s in het UBO-register. 

Wat het UBO-register inhoudt, kan je hier lezen.

Het KB heeft uitwerking sinds 11 oktober 2020. Sinds die datum is het verplicht om in het UBO-register ook bewijsdocumenten toe te voegen die de status van uiteindelijke begunstigden in de onderneming aantonen. Voor UBO’s van vzw’s, vennootschappen en stichtingen die vanaf die datum hun UBO’s registreren is dit automatisch van toepassing. Voor UBO’s van vzw’s, vennootschappen en stichtingen die hun UBO’s al geregistreerd hadden voor 11 oktober 2020 moeten die documenten toegevoegd worden tegen ten laatste 30 april 2021

Het KB bepaalt niet specifiek welke documenten toegevoegd moeten worden aan het register. Als informatieplichtige onderneming moet je zelf bepalen welke documenten dit kunnen zijn. In de praktijk kan gedacht worden aan een kopie van: 

  • Het aandeelhoudersregister 
  • Uittreksels uit publicaties in het Belgisch Staatsblad 
  • Relevante passages in de statuten 
  • Aandeelhoudersovereenkomsten 
  • Organigram 
  • Identiteitskaarten 

Deze documenten zijn enkel zichtbaar voor de bevoegde autoriteiten. 

Concrete stappen:

  1. Inloggen in het UBO-register 
  2. In naam van de onderneming 
  3. Naar de controlestructuur gaan 
  4. Onder de UBO’s in de tabel Actie(s): op het blauwe icoontje ‘de controle wijzigen’ klikken 
  5. Klik op ‘wijzigen’ 
  6. Kies de bestanden die je wil uploaden en voeg deze toe aan het UBO-register 
  7. Sluit af door tweemaal op ‘bewaren’ te klikken 

In de lijn van deze verplichting om documenten te uploaden in het register, is het voor ondernemingen verplicht om jaarlijks hun UBO’s te bevestigen. Als het bestuursorgaan binnen de vzw of de vennootschap bijvoorbeeld wijzigt, dan moet dit ook opgenomen worden in het UBO-register binnen de 30 dagen. Minstens één keer per jaar moet je de samenstelling van de UBO’s in het register bevestigen. Bij de registratie van een UBO en het uploaden van de bewijsdocumenten, kan je gebruik maken van een gebruikershandleiding van de FOD Financiën: 

 

Bron: Koninklijk Besluit van 23 september 2020 tot wijziging van het Koninklijk Besluit van 30 juli 2018 betreffende de werkingsmodaliteiten van het UBO-register, BS 1 oktober 2020.