De regels rond het registreren van UBO’s in het UBO-register zijn gewijzigd. 

Wat het UBO-register inhoudt, kan je hier lezen.

Sinds 11 oktober 2020 is het verplicht om in het UBO-register ook bewijsdocumenten toe te voegen die de status van uiteindelijke begunstigden in de onderneming aantonen. Voor UBO’s van vzw’s, vennootschappen en stichtingen die vanaf die datum hun UBO’s registreren is dit automatisch van toepassing. Voor UBO’s van vzw’s, vennootschappen en stichtingen die hun UBO’s al geregistreerd hadden voor 11 oktober 2020 moesten die documenten toegevoegd worden tegen ten laatste 31 augustus 2021. 

Welke documenten je precies toevoegt aan het register, wordt niet gedefinieerd. Als informatieplichtige onderneming bepaal je zelf welke documenten dit kunnen zijn. In de praktijk kan je denken aan een kopie van: 

  • Het aandeelhoudersregister 
  • Uittreksels uit publicaties in het Belgisch Staatsblad 
  • Relevante passages in de statuten 
  • Aandeelhoudersovereenkomsten 
  • Organigram 
  • Identiteitskaarten 

Deze documenten zijn enkel zichtbaar voor de bevoegde autoriteiten. 

Concrete stappen:

  1. Inloggen in het UBO-register 
  2. In naam van de onderneming 
  3. Naar de controlestructuur gaan 
  4. Onder de UBO’s in de tabel Actie(s): op het blauwe icoontje ‘de controle wijzigen’ klikken 
  5. Klik op ‘wijzigen’ 
  6. Kies de bestanden die je wil uploaden en voeg deze toe aan het UBO-register 
  7. Sluit af door tweemaal op ‘bewaren’ te klikken 

Daarnaast is het voor ondernemingen verplicht om jaarlijks hun UBO’s te bevestigen. Als het bestuursorgaan binnen de vzw of de vennootschap bijvoorbeeld wijzigt, dan neem je dit op in het UBO-register binnen de 30 dagen. Minstens één keer per jaar bevestig je de samenstelling van de UBO’s in het register. Bij de registratie van een UBO en het uploaden van de bewijsdocumenten, kan je gebruik maken van een gebruikershandleiding van de FOD Financiën: 

De FOD deelde onlangs mee dat ondernemingen nu ook de mogelijkheid hebben om een link te maken met het Belgisch Staatsblad. Via die link kan je bevestigen dat de info in het BS correct is zodat je voor het UBO-register geen extra documenten hoeft up te loaden.

 

Bron: Koninklijk Besluit van 23 september 2020 tot wijziging van het Koninklijk Besluit van 30 juli 2018 betreffende de werkingsmodaliteiten van het UBO-register, BS 1 oktober 2020. 

0