'Snel schakelen en scherp opvolgen' - Maarten Quaghebeur geeft uitleg bij het jaarverslag 2020

2020 was voor de cultuursector een ronduit rampzalig jaar. Vanaf de eerste dag van de eerste lockdown schakelde Cultuurloket daarom een aantal versnellingen hoger, om die brede sector zo goed mogelijk door de woelige wateren van de pandemie te helpen navigeren. Directeur Maarten Quaghebeur geeft tekst en uitleg bij het jaarverslag van dat bizarre 2020. 

Kort samengevat, ging de gewone werking van Cultuurloket gewoon door, ook na 13 maart 2020. Alle digitale plannen die Cultuurloket klaar had - het ene al meer ‘af’ dan het andere - kwamen per direct uit de kast om er nooit meer in te verdwijnen. En er kwam een instant crisiswerking bij.

‘Zakelijke ondersteuning bieden aan de cultuursector, de basisdoelstelling van Cultuurloket, was al urgent, maar is in 2020 alleen maar dringender geworden’, vertelt Maarten Quaghebeur, die in januari 2021 de directeursfunctie van Jan Timmermans overnam. Hij herinnert zich 13 maart nog goed. ‘Die dag nog hebben we beslist om een coronalijn op te zetten die de eerste weken zeven dagen op zeven bereikbaar was. Dat was nodig, want we kregen gigantisch veel vragen.’ Wat is overmacht? En wat betekent die overmacht in onze contracten? De een vroeg zich af of ze onder een contract uit kon komen, de ander wilde gemaakte afspraken vooral laten nakomen. ‘Voor al dat soort vragen moesten we de juiste juridische context en een goede aanpak bepalen’, zegt Maarten. ‘We hoorden ook dat er steunmaatregelen zouden komen, maar er was niets voorbereid, al zeker niet op maat van onze sector. Die coronalijn was dus cruciaal om antwoorden en duiding te kunnen geven, maar in tweede instantie ook om vanuit Cultuurloket en samen met het beleid en andere actoren vorm te proberen geven aan initiatieven die aan de noden van het veld tegemoet zouden komen.’

Op de website van het departement Cultuur, voor iedereen onmiddellijk toegankelijk en gemakkelijk te raadplegen, ontsloot Cultuurloket een lijst met frequent voorkomende vragen. ‘Het werd een levend document waarin we heel goed hebben kunnen volgen hoe vaak de regels veranderd zijn, maar ook hoezeer het instrumentarium almaar meer verfijnd raakte. We zien dat document als een coronabijbel die we continu herschrijven.’

Ook de pijnpunten in regels en instrumentarium kwamen door die FAQ bloot te liggen. Hoe ver reikt de cultuursector nu precies? Wie en wat valt eronder? Niet alleen de traditionele kunst- en cultuursector kreeg immers klappen. Ook erfgoed, sociaal-cultureel werk en de ruime evenementensector vielen minstens gedeeltelijk of tijdelijk stil. ‘We verzeilden in een heel rare stuatie: we moesten een sector informeren die voor een groot stuk gesloten was.’

Van de ene dag op de andere werkte Cultuurloket 100% digitaal. Nu lagen er al heel wat plannen rond digitaal werken op het rek, maar voldragen waren die nog niet allemaal. Zoals iedereen leerden ook de medewerkers van Cultuurloket in sneltempo alle knepen van Zoom en Teams, ze leerden webinars maken, geven, opnemen… ‘Webinars stonden al in onze jaarplanning voor 2020, maar corona heeft ons verplicht ze onmiddellijk in te voeren. We moesten al die nieuwe informatie en steunmaatregelen immers zo snel en breed mogelijk verspreid krijgen.’

Communicatie was al langer een speerpunt bij Cultuurloket, maar werd het in 2020 nog meer. ‘Net omdat die informatie zo veel mogelijk mensen moest bereiken, hebben we echt heel hard op communicatie ingezet.’ De website behandelt nu een heleboel extra thema’s en ook de activiteit op sociale media nam toe. Het aantal volgers op Facebook groeide sterk, Instagram en LinkedIn kwamen erbij. 

Ook opende Cultuurloket een YouTube-kanaal waarop geïnteresseerden de opgenomen webinars kunnen herbekijken. ‘In totaal hebben we meer dan 6000 deelnemers aan de webinars gehad. Ik herinner me er eentje, op de piek van de maatregelen rond overbruggingsrecht en tijdelijke werkloosheid, waarvoor we meteen meer dan 1000 deelnemers hadden. De nood was hoog en we hebben erop ingespeeld.’ Het YouTube-kanaal blijft up-to-date, zodat niemand iets hoeft te missen en de recentste informatie direct bereikbaar is.

Niet alleen communiceren met de cultuurwerkers kreeg meer gewicht in het coronajaar. Ook overleg met de overheid en collega-organisaties binnen de sector won aan belang. Cultuurloket werkte vaker en nauwer samen met andere bovenbouworganisaties. Samen organiseerden ze bijvoorbeeld De Zaak Cultuur, een online evenement in december 2020 dat zich over de toekomst van de sector boog. Het gestructureerde maar informele overleg tussen die veertien bovenbouworganisaties kreeg de naam Cultuurtafel. 

‘En ook met de beleidsactoren hebben we nog veel meer overlegd dan vroeger al het geval was’, zegt Maarten Quaghebeur. ‘Dat vraagt opnieuw veel voorbereiding van ons team, maar het is een zeer goede zaak, omdat je op die manier als organisatie een stem krijgt en ook wezenlijke input kunt geven aan het parlementaire werk.’ 

Acuut informeren en adviseren was cruciaal, maar niet voldoende. Daarom zette Cultuurloket een aanbod crisisbegeleiding op poten. In zo’n traject hielpen uiteenlopende experten organisaties en individuen uit de ruime cultuursector om hun huidige situatie in kaart te brengen: hoe sta je er financieel voor, wat zijn de dringendste pijnpunten? Vanuit die analyse werd gewerkt aan een stevige artistieke en vooral zakelijke basis die hen niet alleen voor corona moet wapenen, maar ook voor de wereld na de pandemie. Businessplannen en strategieën, digitale toepassingen, de zoektocht naar nieuw (online) publiek… het kreeg er allemaal een plek.

Intussen bleef de reguliere werking doorgaan, en kwamen er dossiers bij die in de publieke aandacht misschien wat ondergesneeuwd dreigden te raken (denk aan het volledige brexit-dossier dat Cultuurloket klaarstoomde en nu klaar heeft liggen), maar die daarom in de toekomst niet minder belangrijk zullen zijn. 

Het team kreeg er dus een hoop werk bij. ‘We hebben uiteindelijk extra middelen gekregen voor onze covid-opdracht, en die worden in 2021 nog voortgezet’, legt Maarten Quaghebeur uit. ‘En er zijn ook extra mensen bijgekomen, zowel vaste medewerkers als een netwerk van freelancers. Maar zonder de buitengewoon grote flexibiliteit van het team was het niet gelukt.’

Zo nam Cultuurloket een extra communicatiemedewerker aan en een nieuwe consulent Mangement en Ondernemen. Op 1 januari 2021 startte ook een nieuwe coördinator kenniscel. De vroegere coördinator kenniscel Maarten Quaghebeur werd directeur in de plaats van Jan Timmermans, die met pensioen ging.

‘Cultuurloket kiest absoluut het pad van de digitalisering. Dat blijft zo’, zegt Maarten Quaghebeur. ‘De adviesverlening zullen we digitaal blijven aanbieden. We merken dat de bereikbaarheid via videocall te goed en te efficiënt is om er weer mee te stoppen. Het maakt de stap naar een adviesgesprek ook kleiner voor mensen die verder van Brussel, Antwerpen of Gent wonen. We wilden daar trouwens al eerder naartoe, maar vóór 2020 waren de cliënten nog te weinig bekend met de mogelijkheden van platforms zoals Teams en Zoom. Nu is iedereen er voldoende mee vertrouwd én staan de platforms zelf meer op punt. 

We hebben ook kleinere digitale ingrepen doorgevoerd. Zo kun je nu een telefonisch adviesgesprek aanvragen op een moment dat je zelf online kiest. De langere en persoonlijkere adviesgesprekken verlopen eveneens digitaal, en ook dat willen we zo houden. Al die afspraken zullen de cliënten zelf kunnen maken en beheren. Het zijn allemaal belangrijke stappen in de digitalisering van een organisatie.’

Het webinar zal Cultuurloket ook nog verder uitdiepen als werkvorm. ‘Vóór 2020 dachten we onze standaardopleidingen al als webinars aan te bieden: statuten, vergoedingen, het kunstenaarsstatuut… Intussen weten we dat we daar een stuk verder in kunnen gaan. Webinars scoren zowel live als in opgenomen vorm heel goed. Het is nu aan ons om ons aanbod up-to-date te houden, nieuwe ontwikkelingen en thema’s toe te voegen en de kwaliteit continu te verbeteren. De tijd die vrijkomt doordat we niet langer met éénzelfde opleiding op veel verschillende plekken hoeven te zijn, zullen we hopelijk kunnen gebruiken voor nieuwe opleidingen op maat.’

Wat de toekomst de cultuursector zal brengen, is voorlopig koffiedik kijken. ‘Het is een moeilijke vraag omdat het zo lang duurt en omdat er ook echt een stilstand is’, zegt Maarten Quaghebeur. ‘Veel organisaties en individuen maken wel degelijk gebruik van de stilstand om hun werking kritisch te bekijken en aan te passen aan de wereld na corona, en ik hoop dat ze dat zullen blijven doen. Toch voel je heel goed dat er een rem op zit. We moeten ons er bewust van zijn dat de sector anders zal zijn dan voor corona. De vrijetijdsbesteding van mensen zal anders zijn, het aanbod zal anders zijn, de manier waarop we met cultuurwerkers omgaan en hen vergoeden zal anders moeten. Het is het moment om dat heel goed te laten doordringen. De mindset over fair pay een leefbaarheid moet anders. We hebben al veel pionierswerk rond zulke thema’s verricht. Nu is het hoog tijd om ze ook echt in de sector te implementeren. Wat dat betreft blijft één zinnetje uit ons event De zaak cultuur in mijn hoofd hangen: ‘Wat de gevolgen van een crisis zijn, is hoe je op die crisis reageert.’ Hoe we met de crisis omgaan, zal bepalen hoe de samenleving nadien eruit zal zien. Alles zal anders zijn, maar ik ben hoopvol.’

Bekijk hier ons volledig werkingsverslag: