7 veelgestelde vragen en antwoorden over het organiseren van een event.

1. Hoe organiseer ik een evenement?

Voorbereiden van een evenement

Voor de organisatie van evenementen en culturele voorstellingen met publiek kan het zijn dat de toestemming nodig is van de bevoegde gemeentelijke overheid. De gemeentelijke overheid gebruikt de CERM, en waar van toepassing, de CIRM bij het nemen van een beslissing over de organisatie van een evenement.

Bij de organisatie van volgende evenementen is de toestemming van gemeentelijke overheid niet verplicht:

  • Binnen: indien minder dan 100 personen (200 personen vanaf 1 september 2021);
  • Buiten: indien minder dan 200 personen (400 personen vanaf 1 september 2021).

Bij de organisatie van deze evenementen moet er wel voldaan zijn aan de algemene regels voor het organiseren van evenementen (zie verder), oa. afstand respecteren van 1,5 meter tussen elke groep. Bij afwijkingen van deze voorwaarden, dient er voor deze evenementen alsnog toelating gevraagd te worden bij de gemeentelijke overheid via een CIRM.

Een afwijking zal voorzien worden voor evenementen die gebruik maken van het COVID Safe Ticket, waarvoor geen CERM/CIRM meer nodig zal zijn. 

 

Indien er op het evenement voeding of drank wordt geserveerd zal je als organisator steeds de maatregelen van het horecaprotocol moeten naleven.

Verder dien je als organisator van een evenement verplicht verschillende COVID-veiligheidsplannen op te maken en te gebruiken. Meer informatie over het opmaken van veiligheidsplannen voor het organiseren van muziekevenementen kan je vinden op Ikorganiseer.be. Hier vind je ook een draaiboek dat gebruikt kan worden voor het organiseren van een (muziek)evenement.

Bij de organisatie van evenementen en culturele voorstellingen moet er, naast de CERM/CIRM en de toepasselijke protocols, minstens voldaan zijn aan de volgende voorwaarden:

  • bezoekers, personeelsleden en derden tijdig, duidelijk en zichtbaar informeren over de geldende preventiemaatregelen
  • bezoekers mogen worden ontvangen in groepen van maximaal acht personen, kinderen tot en met 12 jaar niet meegeteld, tenzij dit niet mogelijk is omwille van de aard van de activiteit. Groepen van meer dan vier acht personen zijn toegelaten als zij behoren tot hetzelfde huishouden.
  • een afstand van 1,5 meter tussen elke groep, 
  • de inrichting organiseert zich zodanig dat de regels voor social distancing kunnen worden gerespecteerd, ook voor de personen die buiten wachten;
  • mond-neusmaskers zijn verplicht in de voor het publiek toegankelijke ruimtes, en indien de afstandsregels niet kunnen worden nageleefd; het mondmakser mag occasioneel worden afgezet om te eten en te drinken;
  • de openbare ruimte (met inbegrip van terrassen) organiseren overeenkomstig de voorschriften van de lokale overheid;
  • ontsmettende handgel ter beschikking stellen van alle bezoekers en personeelsleden;
  • regelmatige desinfectie van de inrichting en het gebruikte materiaal; 
  • goede verluchting;
  • openingsuren maximaal van 5u tot 01u00. 

Voor verdere informatie over de maatregelen die je als organisatie moet nemen, kan je terecht bij het basisprotocol cultuur en in de sectorspecifieke protocollen (zie onderaan bij Wat mag en wat mag niet?). 

Tijdens het evenement

Tijdens dat het evenement plaatsvindt moeten de zes overkoepelende regels steeds toegepast worden:

  1. Respecteer de hygiëneregels
  2. Doe je activiteiten liefst buiten
  3. Denk aan kwetsbare mensen
  4. Hou afstand (1,5m)
  5. Beperk de nauwe contacten
  6. Volg de regels over bijeenkomsten

Hieruit zijn de 10 geboden ontstaan die voor elk evenement van toepassing zijn:

  1. Respecteer de geldende wetgeving
  2. Duid een COVID-coördinator aan
  3. Communiceer, informeer en motiveer
  4. Respecteer de regels rond social distancing
  5. Respecteer de regels rond hygiëne
  6. Reinig en ontsmet voldoende
  7. Zorg voor voldoende verluchting
  8. Voorzie persoonlijke bescherming
  9. Beheer besmette personen
  10. Zorg voor een goede compliance en handhaving

Deze geboden zijn verder uitgewerkt in het CERM, en het Covid Event protocol. Je dient dus als organisator van een evenement deze protocols, samen met eventueel sectorspecifieke protocols na te leven tijdens het evenement.

Massa-evenementen en het gebruik van het COVID Safe Ticket

Vanaf 13 augustus 2021 zijn massa-evenementen buiten toegelaten; vanaf 1 september 2021 ook binnen. Een massa-evenement is een evenement met meer dan 1.500 bezoekers per dag. Toegang zal verlopen via het COVID Safe Ticket, meer bepaald op basis van het EU Digitaal COVID Certificaat of andere maatregelen. Het samenwerkingsakkoord en het uitvoerend samenwerkingsakkoord bevatten de verschillende modaliteiten. 

Het COVID Safe Ticket is verplicht voor bezoekers vanaf 12 jaar. Toegang zal worden verleend aan bezoekers die een bewijs kunnen voorleggen op basis waarvan zij kunnen aantonen dat ze:

  • Ofwel volledig gevaccineerd zijn, minstens 2 weken voorafgaand aan de datum van het evenement;
  • Ofwel een negatieve PCR-test hebben niet ouder dan 48 uur voorafgaand aan de datum van het evenement. PCR-testen zijn geldig op de dag van de test plus 2 dagen;
  • Ofwel op datum van het evenement ter plaatse door een wettelijk bevoegde professional afgenomen negatieve antigeentest afleggen. Antigeentesten zijn geldig op de dag van de test plus 1 dag.
  • Ofwel met een herstelcertificaat minder dan 6 maanden hersteld zijn van COVID-19.

Op de website van Covid Safe worden de modaliteiten voor het COVID Safe Ticket inzake evenementen verder uitgelegd. 

Hieronder lijsten we alvast de belangrijkste zaken op: 

  • Het gebruik van het COVID Safe Ticket is vrijblijvend en niet verplicht. Organisatoren van evenementen met meer dan 1.500 bezoekers mogen de mondmasker- en afstandsregels nog steeds opleggen. 
  • Het Covid Safe Ticket kan gebruikt worden voor buitenevenementen waarbij de regels rond mondmasker, afstand en de CIRM/CERM-beperkingen wegvallen. Je dient als organisator wel nog steeds een crowmanagement-plan, sanitaire voorzorgsmaatregelen en adequate ventilatie te voorzien. Voor binnenevenementen kan het CST vanaf 1 september 2021 gebruikt worden.
  • Voor meerdaagse evenementen zal een geldig COVID-certificaat moeten worden voorgelegd telkens de bezoeker het terrein opnieuw betreedt. Als de geldigheid van een COVID Safe Ticket tijdens het bezoek verloopt, dan mag de bezoeker tot middernacht blijven. 
  • Praktisch gezien zal er gebruik gemaakt worden van de ‘CovidSafeBE’-app of van een afgedrukte versie van het Covid Safe Ticket. Organisatoren zullen via een officiële scan app kunnen nagaan of een certificaat geldig is. 

Voor specifieke vragen omtrent het COVID Safe ticket, kan je ook terecht bij de officiële website van de overheid. De dienst van Covid Safe is telefonisch bereikbaar via het nummer 078 78 78 50 tussen 9u en 19u op weekdagen. 

Tijdens massa-evenementen is het gebruik van tenten toegelaten voor zover dat minstens 2 zijden volledig open en vrij zijn. Het gebruik van een luchtkwaliteitsmeter (CO2) is verplicht. De luchtkwaliteitsnorm is 900 ppm CO2. Tussen 900 en 1200 ppm dienen er maatregelen genomen te worden. Boven de 1200 ppm mag de tent niet gebruikt worden. Aan de aankomstzone van het massa-evenement dienen de regels van social distancing gerespecteerd te worden. 

In besloten ruimten van inrichtingen die behoren tot de evenementensector is vanaf 1 september 2021 het gebruik van een luchtkwaliteitsmeter (CO2) verplicht en dient deze op een voor de bezoeker zichtbare plaats te worden geïnstalleerd. De luchtkwaliteitsnorm is 900 ppm CO2. Boven 900 ppm dien je als uitbater te beschikken over een actieplan om compenserende luchtkwaliteits- of luchtzuiveringsmaatregelen te verzekeren. 

2. Is de annulering van een event omwille van corona overmacht?

Als je een overeenkomst sluit, dan moet je die nakomen. Zo niet is er sprake van contractbreuk. De andere partij kan dan eisen dat je je verplichtingen nakomt of een schadevergoeding betaalt.  

Een uitzondering op deze regel is overmacht. Dat is een omstandigheid die de uitvoering van het contract onmogelijk maakt, waar je niets kunt aan doen en die je niet kon voorzien.
 
Als je overmacht inroept, moet je de andere partij zo snel mogelijk en liefst schriftelijk (per e-mail met bevestiging van ontvangst of per aangetekende brief) informeren. Je moet ook inspanningen leveren om de gemaakte afspraken zoveel mogelijk na te komen en de schade voor de andere partij te beperken. Bijvoorbeeld door het evenement indien mogelijk naar een latere datum te verschuiven in plaats van te annuleren.

Contracten kunnen clausules bevatten die de gevallen van overmacht verduidelijken, beperken of uitbreiden, bepalen welke procedure gevolgd moet worden, wie welke kosten voor zijn rekening moet nemen, enz. Je moet dus steeds je contract nakijken.

Wat als de overheid het evenement verbiedt?

Als de overheid een evenement verbiedt, kun je overmacht inroepen om het contract aan te passen, bijvoorbeeld het evenement uit te stellen, of desnoods te ontbinden. Tenminste, als er op het moment dat het contract gesloten is nog geen sprake was van de coronaproblemen. In het andere geval is het twijfelachtig of het probleem onvoorzienbaar was en of er dus sprake is van overmacht.

Kijk steeds na of er een overmachtsclausule in het contract staat en wat daarin bepaald is.

Wat als er andere obstakels zijn? (bv. de artiest is ziek, kan zich niet verplaatsen, …)

Als dergelijke voorvallen tot gevolg hebben dat het evenement niet kan doorgaan, gaat het om overmacht. Tenminste, als er op het moment dat het contract gesloten is nog geen sprake was van de coronaproblemen. In het andere geval is het twijfelachtig of het probleem onvoorzienbaar was en of er dus sprake is van overmacht.

Kijk steeds na of er een overmachtsclausule in het contract staat en wat daarin bepaald is.

3. Heb je recht op een schadevergoeding als de organisator of het gezelschap een evenement annuleert?

In geval van overmacht is er geen sprake van contractbreuk en moet dus ook geen schadevergoeding betaald worden. 

Is er geen sprake van overmacht, dan kun je een schadevergoeding eisen wegens contractbreuk (tenzij de andere partij zich kan beroepen op een clausule in het contract).

4. Wat met de kosten (personeel, zaal, huur,...) in geval van overmacht?

Een eerste stap is nakijken wie welke kosten gemaakt heeft, welke kosten zich nog kunnen voordoen en of in het contract (inclusief de algemene voorwaarden) bepaald is wie welke kosten voor zijn rekening moet nemen. 

Tenzij anders afgesproken, zijn de kosten van elke partij in principe voor haar rekening. En moeten reeds geleverde prestaties (repetities, decors, kostuums, …) vergoed worden. 

Anderzijds moeten overeenkomsten te goeder trouw uitgevoerd worden, wat ook inhoudt dat de partijen proberen om een redelijke en evenwichtige regeling te treffen. 

Het is vanzelfsprekend aangewezen de gemaakte afspraken op papier te zetten. Dat kan in een schriftelijk contract of in een uitwisseling van e-mails. Als je daarbij hulp nodig hebt, kun je contact opnemen met ons.

Kijk ook na of een van de partijen een verzekering gesloten heeft die alle of bepaalde kosten dekt.

Een goeie vraag is wat er gebeurt met de huur. Je huurt bijvoorbeeld een tentoonstellingsruimte, die gedurende enkele maanden verplicht gesloten was. Moet je dan huur betalen?

Het huurcontract verplicht de eigenaar het pand ter beschikking te stellen van de huurder. De huurder van zijn kant moet de huur betalen. In principe is er geen sprake van een situatie van overmacht, die de eigenaar belet het pand ter beschikking te stellen van de huurder of die de huurder belet de huur te betalen. Wat niet wegneemt dat de coronacrisis als gevolg kan hebben dat de huurder minder inkomsten heeft en daardoor moeilijkheden ondervindt om de huur te betalen. De huurder kan ook aanvoeren dat het onbillijk is dat hij huur moet betalen voor een ruimte die hij niet kan gebruiken. De kwestie is voorgelegd aan vrederechters, die uiteenlopende uitspraken gedaan hebben: van een verplichting om de huur volledig te betalen over een vermindering van de huur tot kwijtschelding. Niets belet dat de huurder de eigenaar contacteert, uitlegt met welke problemen hij geconfronteerd wordt en een redelijk voorstel doet. Als je er onderling niet uit raakt, kun je gratis een verzoeningszitting vragen bij de vrederechter, of een beroep doen op bemiddeling.

5. Wat als je een voorschot gekregen of betaald hebt?

In geval van overmacht moeten voorschotten waar geen prestaties tegenover staan in principe terugbetaald worden. Werden de prestaties geheel of gedeeltelijk geleverd, dan moeten ze in principe (in verhouding) vergoed worden.

Ook hier geldt, net zoals in het geval van de kosten, dat overeenkomsten te goeder trouw uitgevoerd moeten worden en dat de partijen moeten proberen tot een redelijke en evenwichtige regeling te komen. 

Het is aangewezen de afspraken op papier te zetten. Dat kan in een schriftelijk contract of in een uitwisseling van e-mails. Als je daarbij hulp nodig hebt, kun je crisisbegeleiding krijgen bij Cultuurloket

Kijk ook na of het contract (en de algemene voorwaarden) bepalingen bevat over het voorschot in geval van overmacht.

6. Moet je als organisator tickets terugbetalen?

In toepassing van een Ministerieel besluit van 14 september 2020 en 12 mei 2021, mag de organisator tegoedbonnen geven in plaats van de tickets terug te betalen, als het evenement (of een evenement met dezelfde essentiële kenmerken) maximum drie jaar en twee maanden uitgesteld wordt en zal plaatsvinden op dezelfde of een nabijgelegen locatie. De organisator kan toelaten dat de klant de tegoedbon gebruikt voor andere evenementen of producten. Wanneer de klant het evenement op de nieuwe datum niet kan bijwonen (bv. door ziekte of om beroepsredenen), kan hij alsnog zijn geld terugkrijgen. 

Het besluit is van toepassing op evenementen georganiseerd tot 1 oktober 2021.

Op de website van de FOD Economie kan je als tickethouder nagaan wat jouw rechten zijn.

7. Wat als je nu een contract sluit voor een event in de (nabije) toekomst?

Als je nu een contract sluit voor een evenement dat gepland is in de (nabije) toekomst, heb je er alle belang bij afspraken te maken voor het geval dat evenement niet zal kunnen doorgaan. 

Bijvoorbeeld:

  • dat het contract ontbonden zal worden indien de overheid het evenement verbiedt,
  • of dat het evenement in dat geval uitgesteld zal worden naar een bepaalde of onderling overeen te komen datum 
  • dat het contract ontbonden zal worden indien een artiest niet beschikbaar is (bijvoorbeeld ziek of in quarantaine geplaatst), of dat het evenement in dat geval uitgesteld wordt 
  • de procedure die in dat geval gevolgd moet worden (andere partij contacteren, termijnen, …)
  • welke kosten de partijen kunnen maken zolang niet duidelijk is of de coronacrisis voorbij zal zijn en het evenement zal kunnen plaatsvinden 
  • hoe die kosten verdeeld worden 
  • of eventuele voorschotten geheel of gedeeltelijk terugbetaald zullen worden 
  • welke partij welke risico’s voor haar rekening neemt 
  • wie welke verzekeringen afsluit
  • enz.

OKO, de sectorfederatie voor de professionele kunsten, beveelt aan om een annuleringsvergoeding van minstens 30% af te spreken. Meer info daarover op deze webpagina van OKO.