7 veelgestelde vragen en antwoorden over het organiseren van een event.

1. Hoe organiseer ik een evenement?

Voor de organisatie van een evenement wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen (1) een private bijeenkomst, (2) een (klein) evenement of culturele voorstelling en (3) een massa-evenement. Naast de algemene regels, zijn er specifiek toepasselijke modaliteiten afhankelijk van het soort evenement dat je organiseert. 

0. Algemene regels bij het organiseren van een evenement

6 gouden regels, 10 geboden

Hoewel de specifieke regels voor bepaalde evenementen soepeler of zelf zonder beperkingen zijn, blijven onderstaande regels relevant bij het organiseren van een evenement.  

Tijdens dat het evenement plaatsvindt kunnen de zes overkoepelende regels steeds toegepast worden als richtlijn:

  1. Respecteer de hygiëneregels
  2. Doe je activiteiten liefst buiten
  3. Denk aan kwetsbare mensen
  4. Hou afstand (1,5m)
  5. Beperk de nauwe contacten
  6. Volg de regels over bijeenkomsten

Hieruit zijn 10 geboden ontstaan die voor elk evenement als handvat kunnen dienen:

  1. Respecteer de geldende wetgeving
  2. Duid een COVID-coördinator aan
  3. Communiceer, informeer en motiveer
  4. Respecteer de regels rond social distancing
  5. Respecteer de regels rond hygiëne
  6. Reinig en ontsmet voldoende
  7. Zorg voor voldoende verluchting
  8. Voorzie persoonlijke bescherming
  9. Beheer besmette personen
  10. Zorg voor een goede compliance en handhaving

Bovenstaande regels zijn niet verplicht, maar vanuit de sector wordt sterk aangeraden om er zoveel mogelijk rekening mee te houden bij de organisatie van je evenement. 
 

COVID-veiligheidsplannen en sectorspecifieke protocollen 

Als organisator van een evenement dien je verplicht verschillende COVID-veiligheidsplannen op te maken en te gebruiken. Meer informatie over het opmaken van veiligheidsplannen voor het organiseren van muziekevenementen vind je via ikorganiseer.be. Daar vind je ook een draaiboek dat gebruikt kan worden voor het organiseren van een (muziek)evenement.

In de sectorspecifieke protocollen (zie onderaan bij Wat mag en wat mag niet?) staan meer specifieke richtlijnen voor deelnemers, artiesten/performers, medewerkers en leveranciers hoe een event praktisch COVID-veiliger te maken.

Voor verdere informatie over de maatregelen die je als organisatie moet nemen, kan je terecht bij het basisprotocol cultuur.

1. Een private bijeenkomst 

Een private bijeenkomst is een bijeenkomst waarbij de toegang wordt beperkt tot een bepaald publiek door middel van individuele uitnodigingen. 

Private bijeenkomsten mogen worden georganiseerd:

  • Binnen: 
    • tot 30 september 2021: max. 200 personen
    • vanaf 1 oktober 2021: max. 500 personen
  • Buiten:  
    • tot 30 september 2021: max. 400 personen
    • vanaf 1 oktober 2021: max. 750 personen

Voor private bijeenkomsten gelden geen specifieke modaliteiten: 

  • geen mondmaskerplicht (behalve het personeel van eventuele horeca-activiteiten tijdens de private bijeenkomst)
  • geen social distancing
  • geen toelating van de lokale overheid 

2. Een (klein) evenement of culturele voorstelling

Algemene modaliteiten

Evenementen, culturele en andere voorstellingen kunnen georganiseerd worden: 

  • Binnen: max. 3.000 personen
  • Buiten: max. 5.000 personen

Via compartimentering is het mogelijk om het maximum aantal deelnemers te verhogen. Organisatoren die hier gebruik van willen maken, moeten volgende regels toepassen: 

  • Het publiek aanwezig in de verschillende compartimenten kan niet vermengd worden, voor, tijdens en na de activiteit;
  • Per compartiment moet een aparte in- en uitgang en sanitaire infrastructuur worden voorzien;
  • De capaciteit van één compartiment is niet hoger dan het maximum aantal personen;
  • De capaciteit van alle compartimenten samen bedraagt niet meer dan één derde van de totale capaciteit van de infrastructuur. 

De modaliteiten die gelden voor een evenement of culturele voorstelling hangen af van de grootte van het publiek: 

  • Indien er tot en met 30 september 2021 minder dan 200 (indoor) of 400 (outdoor) personen of vanaf 1 oktober 2021 minder dan 500 (indoor) of 750 (outdoor) personen op het evenement aanwezig zijn, dan moeten er geen modaliteiten worden nageleefd. 

    Let op: in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest gelden afwijkende regels voor deze kleine evenementen. Zo blijven de social distancing- en mondmaskerplicht behouden en moeten de vorige horeca-maatregelen gevolgd worden. Bovendien heb je nood aan de toestemming van de lokale overheid via het CERM/CIRM. Meer info via deze link.
     
  • Indien er tot en met 30 september 2021 meer dan 200 (indoor) of 400 (outdoor) personen of vanaf 1 oktober 2021 meer dan 500 (indoor) of 750 (outdoor) personen op het evenement aanwezig zijn, dan hebben organisatoren de keuze om gebruik te maken van het COVID Safe Ticket (1.1.4) of moeten zij specifieke modaliteiten blijven respecteren (1.1.3.2) 

Specifieke modaliteiten bij de organisatie van evenementen zonder COVID Safe Ticket

Organisatoren van evenementen (met minstens 200 personen indoor of 400 personen outdoor) kunnen kiezen om geen gebruik te maken van het COVID Safe Ticket. In dat geval zal je als organisator wel rekening moeten houden met de volgende bijkomende verplichtingen:

  • Toelating van de lokale overheid via CERM/CIRM

    Voor de organisatie van evenementen en culturele voorstellingen met publiek zal je toestemming nodig hebben van de bevoegde gemeentelijke overheid. De gemeentelijke overheid gebruikt de CERM, en waar van toepassing, de CIRM bij het nemen van een beslissing over de organisatie van een evenement.

Covid Event Risk Model (CERM)

Het Covid Event Risk Model (CERM) dient gebruikt te worden bij de organisatie van elk afzonderlijk evenement of culturele voorstelling met publiek om een inzicht te verwerven in het COVID-veiligheidsrisico.Voor de toelating van het evenement zal de lokale overheid finaal gebruik maken van dit CERM. 

Het CERM wordt begeleid door een protocol waar de organisator beroep op kan doen om de verschillende parameters te raadplegen. Je kan als organisator voor het indienen van de aanvraag zelf een event scan aanmaken op basis van het CERM om, indien nodig, voorafgaand enkele aanpassingen uit te voeren. Het is belangrijk om te onthouden dat een groen label na de event scan niet betekent dat het evenement gegarandeerd mag doorgaan. Het is de lokale overheid die de finale beslissing neemt. 
 

Covid Infrastructure Risk Model (CIRM)

Het Covid Infrastructure Risk Model (CIRM) is van toepassing op uitbaters van een culturele infrastructuur zoals theaters en concertzalen. Het CIRM is een checklist die uitbaters toelaat om via een vragenlijst, aan de hand van een aantal veiligheidsparameters, hun infrastructuren te screenen op de COVID-19 veiligheidsrisico’s. De gemeentelijke overheden gebruiken dit CIRM om een toelating te geven voor de infrastructuur voor het organiseren van evenementen. In deze toelating wordt bepaald hoeveel bezoekers er in de infrastructuur kunnen worden ontvangen op een Covid-veilige manier. 

Het CIRM beroept zich (deels) op dezelfde set parameters als het CERM, maar focust zich op hoe de infrastructuur zich leent tot het COVID-veilig organiseren van evenementen. Het CIRM kan ook gebruikt worden voor een outdoor infrastructuur, maar dit is in principe niet verplicht. De lokale overheid heeft hier wel de finale beslissingsbevoegdheid over en kan vragen om een CIRM-scan te maken voor een outdoor infrastructuur. 

  • Social distancingregels en mondmaskerplicht

    Bij de organisatie van een groot evenement zonder COVID Safe Ticket moeten de social distancing-regels en de mondmaskerplicht gevolgd worden. 
     
  • Toepassing van specifieke horeca-maatregelen

    Als je tijdens het evenement drank, eten en/of catering aanbiedt, moeten volgende regels voor horeca-activiteiten gevolgd worden: 
    • klanten, personeel en derden tijdig en duidelijk zichtbaar informeren over de geldende maatregelen;
    • ontsmettende handgel ter beschikking stellen van alle bezoekers en personeelsleden;
    • regelmatige desinfectie van de inrichting en het gebruikte materiaal; 
    • de openbare ruimte (met inbegrip van terrassen) organiseren overeenkomstig de voorschriften van de lokale overheid;
    • de klanten en het personeel dragen een mondmasker, tenzij gedurende het eten, drinken of aan tafel zitten;
    • de tafels zo plaatsen dat een afstand van minstens 1,5 meter tussen de tafelgezelschappen wordt gegarandeerd, tenzij op een open terras voor zover de tafelgezelschappen worden gescheiden door plexiwanden of een gelijkwaardig alternatief met een minimale hoogte van 1,8 meter; 
    • de regels van social distancing respecteren, evenals door de personen die buiten wachten;
    • een maximum van 8 personen per tafel is toegestaan, kinderen tot en met 12 jaar niet meegeteld; 
    • enkel zitplaatsen aan tafel zijn toegelaten;
    • elke persoon moet aan zijn eigen tafel blijven zitten, behalve bij het uitoefenen van cafésporten en kansspelen (mits het dragen van een mondmasker);
    • er is geen bediening aan de bar toegelaten, behalve bij eenmanszaken;
    • buffetten zijn toegestaan;
    • het gebruik van een luchtkwaliteitsmeter (CO2) in de eet- en drankgelegenheden binnen is verplicht en dient op een voor de bezoeker zichtbare plaats geïnstalleerd te worden in elke afzonderlijke ruimte die bestemd is voor consumptie van dranken of maaltijden. De luchtkwaliteitsnorm is 900 ppm CO2. Tussen 900 ppm en 1200 ppm dient de uitbater over een actieplan te beschikken om compenserende luchtkwaliteitsmaatregelen te verzekeren. Boven 1200 ppm dient de inrichting, of een deel ervan, onmiddellijk gesloten te worden. 

Voor meer informatie over de regels in verband met horeca-activiteiten, kan je het horeca-protocol raadplegen.

3. Een massa-evenement en proef- en pilootprojecten

Algemene modaliteiten 

Sinds 1 september 2021 zijn massa-evenementen zowel binnen als buiten toegelaten. Massa-evenementen zijn evenementen van een zekere omvang en die gebruik maken van het COVID Safe Ticket. Enkel in dat geval vervallen de verplichtingen m.b.t. het dragen van een mondmasker, sociale afstand en CIRM/CERM. De organisatoren zullen de modaliteiten van het toepasselijk samenwerkingsakkoord moeten naleven. De drempels die toelaten om gebruik te maken van het COVID Safe Ticket evolueren:

  • Binnen:
    • Tot 30 september 2021: minimum 200 personen
    • Vanaf 1 oktober 2021: minimum 500 personen
  • Buiten:
    • Tot 30 september 2021: minimum 400 personen
    • Vanaf 1 oktober 2021: minimum 750 personen

Bij massa-evenementen gelden volgende modaliteiten: 

  • De regels omtrent het COVID Safe Ticket moeten worden nageleefd (zie punt 1.1.4.2)
  • Geen mondmaskerplicht
  • Geen social distancing 
  • Verplichte voorafgaande toestemming van lokale overheid 

Het COVID Safe Ticket

Toegang van massa-evenementen verloopt via het COVID Safe Ticket, meer bepaald op basis van het EU Digitaal COVID Certificaat of andere maatregelen. Het samenwerkingsakkoord en het uitvoerend samenwerkingsakkoord bevatten de verschillende modaliteiten.

Een nieuw voorontwerp van het samenwerkingsakkoord en het uitvoerend samenwerkingsakkoord voorzien in een mogelijke uitbreiding van het gebruik van het CST. 

Het COVID Safe Ticket (CST) is verplicht voor bezoekers vanaf 12 jaar. Je krijgt een CST in een van de volgende situaties:

  • Je bent in het bezit van een vaccinatiecertificaat, wat betekent dat je minstens 2 weken voorafgaand aan de datum van het evenement volledig gevaccineerd bent;
  • Je hebt een negatieve PCR-test laten afnemen die geldig is op de dag van het evenement. PCR-testen zijn geldig op de dag van de test plus 2 dagen;
  • Je hebt een negatieve snelle antigeentest laten afnemen door medisch geschoold personeel. Antigeentesten zijn geldig op de dag van de test plus 1 dag;
  • Je hebt een herstelcertificaat van minder dan 6 maanden.

Een organisator kan er ook voor kiezen om ter plaatse testfaciliteiten met medisch geschoold personeel te voorzien om een snelle antigeentest af te nemen. Als die negatief is, kan de bezoeker ook toegang krijgen tot het evenement.

Op de website van Covid Safe worden de modaliteiten voor het CST inzake evenementen verder uitgelegd. 

Hieronder lijsten we alvast de belangrijkste zaken op: 

  • Het gebruik van het CST is vrijblijvend en niet verplicht. Organisatoren van evenementen met meer dan 200 toeschouwers binnen of 400 toeschouwers buiten (vanaf 1 oktober 2021 meer dan 500 toeschouwers binnen en 750 buiten) mogen de mondmasker- en afstandsregels nog steeds opleggen (zie hierboven). 
  • In de aankomstzone van het evenement blijven de mondmasker- en afstandsregels van toepassing en moet de organisator er dus op toezien dat de bezoekers die regels respecteren.
  • Het CST kan gebruikt worden voor evenementen waarbij de regels rond mondmasker, afstand en de CIRM/CERM-beperkingen wegvallen. Je dient als organisator wel nog steeds een crowmanagement-plan, sanitaire voorzorgsmaatregelen en adequate ventilatie te voorzien.
  • Praktisch gezien zal de bezoeker gebruik maken van de ‘CovidSafeBE’-app of van een afgedrukte versie van het Covid Safe Ticket. Organisatoren kunnen enkel via de officiële CovidScan-app nagaan of een certificaat geldig is. De CovidScan-app is gratis beschikbaar voor mobiele toestellen of kan gebruikt worden in bepaalde scanningshardware.
  • Het scannen van het COVID-certificaat vindt best plaats voor de ticketcontrole van het evenement. Het wordt aangeraden om voor de toegang de bezoekers er attent op te maken om hun CST en identiteitsbewijs bij de hand te nemen zodat het scannen vlot verloopt en het vormen van grote groepen aan de toegang tot een minimum wordt beperkt.
  • Voor meerdaagse evenementen zal een geldig COVID-certificaat moeten worden voorgelegd telkens de bezoeker het terrein opnieuw betreedt en minstens één keer per dag. Als de geldigheid van een CST tijdens het bezoek verloopt, dan mag de bezoeker tot middernacht blijven. De organisator kan ook een middel voorzien voor bezoekers (bv. een polsband) die de geldigheidsduur aangeeft op grond waarvan de bezoeker binnen mag zonder zich (opnieuw) te moeten laten testen of het CST opnieuw te laten inlezen. 
  • De organisator moet de identiteit van de eigenaar van het CST controleren en de bezoeker moet dus een identitietsbewijs voorleggen (identiteitskaart of rijbewijs). De controles van het CST en de identiteit mogen enkel gebeuren door de volgende personen:
    • Personen die instaan voor de toegangscontrole van het evenement (dit mogen bv. ook stewards zijn, op voorwaarde dat zij instaan voor de toegangscontrole);
    • Personeel van een bewakingsonderneming of interne bewakingsdienst (die onderworpen zijn aan de regels van de wet van 2 oktober 2017 tot regeling van de private en bijzondere veiligheid)

      De organisator moet een lijst aanleggen van de personen die de CST-controles uitvoeren.
  • De organisator moet bij de ticketverkoop en bij zijn communicatie over het evenement duidelijk communiceren dat aan de toegang van het evenement een geldig COVID-certificaat zal gevraagd worden. De organisator moet ook voldoende duidelijk op voorhand communiceren indien er geen sneltestfaciliteiten ter plaatse aanwezig zijn.
  • Het scannen van het CST geeft de organisator geen toegang tot gezondheidsgegevens. Via de identiteitskaart kan de verblijfplaats en geboortedatum worden gecontroleerd. De organisator krijgt enkel de geldigheidsduur van het CST, de naam en voornaam van de houder te zien, en de melding of het certificaat voldoet aan de toegangsvereiste. Na het uitlezen van de gegevens moeten die ook onmiddellijk verwijderd worden. De organisator mag die dus voor geen enkel ander doel gebruiken.

Voor specifieke vragen omtrent het COVID Safe ticket, kan je ook terecht bij de officiële website van de overheid. De dienst van Covid Safe is telefonisch bereikbaar via het nummer 078 78 78 50 tussen 9u en 19u op weekdagen. 

In besloten ruimten van inrichtingen die behoren tot de evenementensector is sinds 1 september 2021 het gebruik van een luchtkwaliteitsmeter (CO2) verplicht en dient deze op een voor de bezoeker zichtbare plaats te worden geïnstalleerd. De luchtkwaliteitsnorm is 900 ppm CO2. Boven 900 ppm dien je als uitbater te beschikken over een actieplan om compenserende luchtkwaliteits- of luchtzuiveringsmaatregelen te verzekeren. Het Basisprotocol Cultuur meldt dat de CO2-meter niet verplicht is, maar wel aanbevolen, in ruimtes met een oppervlakte van minstens 400 m2, een hoogte van minstens 7 meter en met mechanische ventilatie of buitendeuren en -ramen die open kunnen. Je moet wel beschikken over een actieplan ventilatie (zie Basisprotocol Cultuur 4.7 Ventilatie). Aan de aankomstzone van het massa-evenement dienen de regels van social distancing gerespecteerd te worden.

2. Is de annulering van een event omwille van corona overmacht?

Als je een overeenkomst sluit, dan moet je die nakomen. Zo niet is er sprake van contractbreuk. De andere partij kan dan eisen dat je je verplichtingen nakomt of een schadevergoeding betaalt.  

Een uitzondering op deze regel is overmacht. Dat is een omstandigheid die de uitvoering van het contract onmogelijk maakt, waar je niets kunt aan doen en die je niet kon voorzien.
 
Als je overmacht inroept, moet je de andere partij zo snel mogelijk en liefst schriftelijk (per e-mail met bevestiging van ontvangst of per aangetekende brief) informeren. Je moet ook inspanningen leveren om de gemaakte afspraken zoveel mogelijk na te komen en de schade voor de andere partij te beperken. Bijvoorbeeld door het evenement indien mogelijk naar een latere datum te verschuiven in plaats van te annuleren.

Contracten kunnen clausules bevatten die de gevallen van overmacht verduidelijken, beperken of uitbreiden, bepalen welke procedure gevolgd moet worden, wie welke kosten voor zijn rekening moet nemen, enz. Je moet dus steeds je contract nakijken.

Wat als de overheid het evenement verbiedt?

Als de overheid een evenement verbiedt, kun je overmacht inroepen om het contract aan te passen, bijvoorbeeld het evenement uit te stellen, of desnoods te ontbinden. Tenminste, als er op het moment dat het contract gesloten is nog geen sprake was van de coronaproblemen. In het andere geval is het twijfelachtig of het probleem onvoorzienbaar was en of er dus sprake is van overmacht.

Kijk steeds na of er een overmachtsclausule in het contract staat en wat daarin bepaald is.

Wat als er andere obstakels zijn? (bv. de artiest is ziek, kan zich niet verplaatsen, …)

Als dergelijke voorvallen tot gevolg hebben dat het evenement niet kan doorgaan, gaat het om overmacht. Tenminste, als er op het moment dat het contract gesloten is nog geen sprake was van de coronaproblemen. In het andere geval is het twijfelachtig of het probleem onvoorzienbaar was en of er dus sprake is van overmacht.

Kijk steeds na of er een overmachtsclausule in het contract staat en wat daarin bepaald is.

3. Heb je recht op een schadevergoeding als de organisator of het gezelschap een evenement annuleert?

In geval van overmacht is er geen sprake van contractbreuk en moet dus ook geen schadevergoeding betaald worden. 

Is er geen sprake van overmacht, dan kun je een schadevergoeding eisen wegens contractbreuk (tenzij de andere partij zich kan beroepen op een clausule in het contract).

4. Wat met de kosten (personeel, zaal, huur,...) in geval van overmacht?

Een eerste stap is nakijken wie welke kosten gemaakt heeft, welke kosten zich nog kunnen voordoen en of in het contract (inclusief de algemene voorwaarden) bepaald is wie welke kosten voor zijn rekening moet nemen. 

Tenzij anders afgesproken, zijn de kosten van elke partij in principe voor haar rekening. En moeten reeds geleverde prestaties (repetities, decors, kostuums, …) vergoed worden. 

Anderzijds moeten overeenkomsten te goeder trouw uitgevoerd worden, wat ook inhoudt dat de partijen proberen om een redelijke en evenwichtige regeling te treffen. 

Het is vanzelfsprekend aangewezen de gemaakte afspraken op papier te zetten. Dat kan in een schriftelijk contract of in een uitwisseling van e-mails. Als je daarbij hulp nodig hebt, kun je contact opnemen met ons.

Kijk ook na of een van de partijen een verzekering gesloten heeft die alle of bepaalde kosten dekt.

Een goeie vraag is wat er gebeurt met de huur. Je huurt bijvoorbeeld een tentoonstellingsruimte, die gedurende enkele maanden verplicht gesloten was. Moet je dan huur betalen?

Het huurcontract verplicht de eigenaar het pand ter beschikking te stellen van de huurder. De huurder van zijn kant moet de huur betalen. In principe is er geen sprake van een situatie van overmacht, die de eigenaar belet het pand ter beschikking te stellen van de huurder of die de huurder belet de huur te betalen. Wat niet wegneemt dat de coronacrisis als gevolg kan hebben dat de huurder minder inkomsten heeft en daardoor moeilijkheden ondervindt om de huur te betalen. De huurder kan ook aanvoeren dat het onbillijk is dat hij huur moet betalen voor een ruimte die hij niet kan gebruiken. De kwestie is voorgelegd aan vrederechters, die uiteenlopende uitspraken gedaan hebben: van een verplichting om de huur volledig te betalen over een vermindering van de huur tot kwijtschelding. Niets belet dat de huurder de eigenaar contacteert, uitlegt met welke problemen hij geconfronteerd wordt en een redelijk voorstel doet. Als je er onderling niet uit raakt, kun je gratis een verzoeningszitting vragen bij de vrederechter, of een beroep doen op bemiddeling.

5. Wat als je een voorschot gekregen of betaald hebt?

In geval van overmacht moeten voorschotten waar geen prestaties tegenover staan in principe terugbetaald worden. Werden de prestaties geheel of gedeeltelijk geleverd, dan moeten ze in principe (in verhouding) vergoed worden.

Ook hier geldt, net zoals in het geval van de kosten, dat overeenkomsten te goeder trouw uitgevoerd moeten worden en dat de partijen moeten proberen tot een redelijke en evenwichtige regeling te komen. 

Het is aangewezen de afspraken op papier te zetten. Dat kan in een schriftelijk contract of in een uitwisseling van e-mails. Als je daarbij hulp nodig hebt, kun je crisisbegeleiding krijgen bij Cultuurloket

Kijk ook na of het contract (en de algemene voorwaarden) bepalingen bevat over het voorschot in geval van overmacht.

6. Moet je als organisator tickets terugbetalen?

In toepassing van een Ministerieel besluit van 14 september 2020 en 12 mei 2021, mag de organisator tegoedbonnen geven in plaats van de tickets terug te betalen, als het evenement (of een evenement met dezelfde essentiële kenmerken) maximum drie jaar en twee maanden uitgesteld wordt en zal plaatsvinden op dezelfde of een nabijgelegen locatie. De organisator kan toelaten dat de klant de tegoedbon gebruikt voor andere evenementen of producten. Wanneer de klant het evenement op de nieuwe datum niet kan bijwonen (bv. door ziekte of om beroepsredenen), kan hij alsnog zijn geld terugkrijgen. 

Het besluit is van toepassing op evenementen georganiseerd tot 1 oktober 2021.

Op de website van de FOD Economie kan je als tickethouder nagaan wat jouw rechten zijn.

7. Wat als je nu een contract sluit voor een event in de (nabije) toekomst?

Als je nu een contract sluit voor een evenement dat gepland is in de (nabije) toekomst, heb je er alle belang bij afspraken te maken voor het geval dat evenement niet zal kunnen doorgaan. 

Bijvoorbeeld:

  • dat het contract ontbonden zal worden indien de overheid het evenement verbiedt,
  • of dat het evenement in dat geval uitgesteld zal worden naar een bepaalde of onderling overeen te komen datum 
  • dat het contract ontbonden zal worden indien een artiest niet beschikbaar is (bijvoorbeeld ziek of in quarantaine geplaatst), of dat het evenement in dat geval uitgesteld wordt 
  • de procedure die in dat geval gevolgd moet worden (andere partij contacteren, termijnen, …)
  • welke kosten de partijen kunnen maken zolang niet duidelijk is of de coronacrisis voorbij zal zijn en het evenement zal kunnen plaatsvinden 
  • hoe die kosten verdeeld worden 
  • of eventuele voorschotten geheel of gedeeltelijk terugbetaald zullen worden 
  • welke partij welke risico’s voor haar rekening neemt 
  • wie welke verzekeringen afsluit
  • enz.

OKO, de sectorfederatie voor de professionele kunsten, beveelt aan om een annuleringsvergoeding van minstens 30% af te spreken. Meer info daarover op deze webpagina van OKO.