7 veelgestelde vragen en antwoorden over het organiseren van een event.

Bekijk onze flowchart voor een korte samenvatting van de gedetailleerde tekst hieronder:

Laatst gewijzigd: 04/01/2022 - 15:08

Hoe organiseer je een event? (coronaregels vanaf 30.12.21)

Coronamaatregelen

Tools

1. Hoe organiseer ik een evenement?

Voor de organisatie van een evenement wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen (1) een private bijeenkomst, (2) een (klein) evenement of culturele voorstelling en (3) een massa-evenement. Naast de algemene regels, zijn er specifiek toepasselijke modaliteiten afhankelijk van het soort evenement dat je organiseert. 

0. Algemene regels bij het organiseren van een evenement

10 geboden

De 10 geboden die gebruikt worden voor de organisatie van een evenement zijn de volgende:

  1. Respecteer de geldende wetgeving: zie hiervoor het KB van 28 oktober 2021 met de maatregelen en het Samenwerkingsakkoord van 14 juli 2021 voor het gebruik van het Covid Safe Ticket
  2. Duid een COVID-coördinator aan op niveau van de organisatie en van de activiteit. Deze persoon heeft als taak om de geldende preventiemaatregelen te vertalen naar de organisatie en deze te implementeren.
  3. Communiceer, informeer en motiveer op voorhand en herhaal dit regelmatig. Gebruik hiervoor het voorziene communicatiemateriaal.
  4. Respecteer de regels rond social distancing door nodeloze contacten te vermijden en waar mogelijk zoveel mogelijk onderlinge afstand te bewaren.
  5. Respecteer de regels rond hygiëne door voldoende middelen ter beschikking te stellen (bijv. zeep, handgel, voldoende afvalbakken, etc.)
  6. Reinig en ontsmet voldoende de infrastructuur (met bijzondere aandacht voor veelgebruikte contactoppervlakten) en het gebruikte materiaal.
  7. Zorg voor voldoende verluchting en beschrijf dit in het draaiboek. Streef naar een CO²-gehalte die minder is dan 900 ppm.
  8. Voorzie persoonlijke bescherming zoals mondmaskers, schorten, wegwerphandschoenen, etc.
  9. Beheer besmette personen volgens de voorziene procedures van FOD WASO en het draaiboek. Volg het algemene principe: wie zich ziek voelt, blijft thuis.
  10. Zorg voor een goede compliance en handhaving

Bovenstaande regels zijn niet verplicht, maar vanuit de sector wordt sterk aangeraden om er zoveel mogelijk rekening mee te houden bij de organisatie van je evenement. 
 

COVID-veiligheidsplannen en sectorspecifieke protocollen 

Als organisator van een evenement dien je verplicht verschillende COVID-veiligheidsplannen op te maken en te gebruiken (tenzij het evenement georganiseerd wordt met gebruik van het COVID Safe Ticket). Meer informatie over het opmaken van veiligheidsplannen voor het organiseren van muziekevenementen vind je via ikorganiseer.be. Daar vind je ook een draaiboek dat gebruikt kan worden voor het organiseren van een (muziek)evenement.

In de sectorspecifieke protocollen (zie onderaan bij Wat mag en wat mag niet?) staan meer specifieke richtlijnen voor deelnemers, artiesten/performers, medewerkers en leveranciers hoe een event praktisch COVID-veiliger te maken.

Voor verdere informatie over de maatregelen die je als organisatie moet nemen, kan je terecht bij het basisprotocol cultuur. Zie ook deze FAQ met een overzicht van alle maatregelen voor elk soort evenement.

1. Een private bijeenkomst en activiteit in georganiseerd verband

Een private bijeenkomst is een bijeenkomst waarbij een organisator voorafgaand aan de start van de bijeenkomst door middel van individuele uitnodigingen de toegang beperkt tot een welomschreven met de organisator verbonden doelgroep die duidelijk te onderscheiden valt van het grote publiek. 

Voor private bijeenkomsten en georganiseerde activiteiten geldt volgend onderscheid:

  • Private bijeenkomsten die binnen thuis of in kleine toeristische logies worden georganiseerd:

    • Indien er beroep gedaan wordt op professionele horeca-activiteiten:

      ▸ Mondmaskerplicht vanaf de leeftijd van 6 jaar indien meer dan 50 personen aanwezig;
      ▸ Social distancing niet verplicht;
      ▸ CST is verplicht vanaf 50 personen indien samenwerkingsakkoord dit toelaat (op dit moment nog niet het geval). De organisator dient de aanwezigen daarvan voorafgaand te verwittigen;
      ▸ Horeca-activiteiten zijn niet toegelaten tussen 23u en 5u, tenzij in het kader van een huwelijk of uitvaart;
      ▸ Overige horeca-regels zijn niet van toepassing;
       
    • Indien er geen beroep gedaan wordt op professionele horeca-activiteiten:
      ▸ Deze bijeenkomsten zijn altijd toegelaten. Het gebruik van zelfstesten bij het ontvangen van gasten in de private woonst is sterk aanbevolen.
      ▸ Mondmaskerplicht vanaf de leeftijd van 6 jaar indien er meer dan 50 personen aanwezig zijn;
      ▸ Social distancing niet verplicht;
      ▸ Het gebruik van CST is niet mogelijk.
       
  • Private bijeenkomsten en activiteiten in georganiseerd verband mogen binnen plaatsvinden wanneer zij gericht zijn op kwetsbare groepen, met name socioculturele activiteiten, activiteiten van permanente vorming en jeugdactiviteiten die door professionelen omkaderd worden, overeenkomstig de toepasselijke protocollen of wanneer zij plaatsvinden in het kader van een huwelijk of een uitvaart.
     
  • De toegelaten activiteiten in georganiseerd verband mogen niet plaatsvinden met overnachting.
     
  • Private bijeenkomsten die buiten worden georganiseerd:
    • Mondmaskerplicht vanaf de leeftijd van 6 jaar indien meer dan 100 personen aanwezig;
    • CST is verplicht vanaf 100 personen indien samenwerkingsakkoord dit toelaat (op dit moment nog niet het geval). De organisator dient de aanwezigen daarvan voorafgaand te verwittigen. Het gebruik van het CST is niet mogelijk wanneer de private bijeenkomst thuis plaatsvindt.

2. Een evenement of culturele voorstelling

Algemene modaliteiten

Evenementen, culturele en andere voorstellingen kunnen georganiseerd worden: 

  • Binnen: max. 50 personen (enkel zittend publiek)
  • Buiten: max. 100 personen (zittend of staand publiek)

Wanneer bovenstaande aantallen overschreden worden, wordt het evenement beschouwd als een “massa-evenement” en moeten de modaliteiten zoals bepaald hieronder gerespecteerd worden. 

De regionale overheden kunnen bij politiebesluit, politieverordening, een decreet of ordonnantie het gebruik van het Covid Safe Ticket opleggen als toegangsvoorwaarde voor deze evenementen, culturele en andere voorstellingen. In dat geval dienen de organisatoren van een evenement, culturele of andere voorstelling voor max. 50 personen binnen en 100 personen buiten dergelijk evenement te organiseren met gebruik van het Covid Safe Ticket. De organisator moet dan de bezoeker voorafgaand informeren dat het CST gevraagd wordt als toegangsvoorwaarde voor het evenement.

Vanaf 30 december zijn publiek toegankelijke congressen die binnen of in een overdekte ruimte plaatsvinden verboden. Publiek toegankelijke congressen die buiten plaatsvinden volgen de regels voor (massa-)evenementen.

Specifieke modaliteiten bij de organisatie van evenementen zonder COVID Safe Ticket

Organisatoren van evenementen tot maximum 50 personen indoor (enkel zittend publiek, tot en met 25 december) of tot maximum 100 personen outdoor (zittend of staand publiek) die geen gebruik kunnen maken van het COVID Safe Ticket, moeten hun evenement coronaproof organiseren. In dat geval zal je als organisator wel rekening moeten houden met de volgende verplichtingen:

  • Geen toelating van de lokale overheid via CERM/CIRM

    Door de verruimde toepassing van het Covid Safe Ticket is sinds 20 november 2021 het CERM en CIRM niet meer van toepassing als toelatingsvoorwaarde voor evenementen.

    Voor evenementen, culturele en andere voorstellingen tot 50 personen indoor en 100 personen outdoor is geen voorafgaande toestemming vereist van de lokale overheid. op basis van het Covid Event Risk Model. Hou er rekening mee dat voor het organiseren van bepaalde evenementen wel nog toestemming van de lokale overheid nodig kan zijn (bijv. voor een evenement dat plaatsvindt in de openbare ruimte).

    Meer informatie is te vinden op www.covideventriskmodel.be

  • Social distancing en mondmaskerplicht

    Bij de organisatie van een evenement zonder COVID Safe Ticket moet de aanbeveling tot het naleven van de social distancing en de mondmaskerplicht gevolgd worden. Het mondmasker mag occasioneel worden afgezet om te eten en te drinken en wanneer het dragen ervan onmogelijk is omwille de aard van de activiteit. Het dragen van een mondmasker is verplicht, zowel voor het publiek als voor de medewerkers en organisatoren. 

    De organisator van een evenement zonder CST dat buiten plaatsvindt (voor max. 100 personen) dient passende maatregelen te nemen om de regels van de social distancing te respecteren, in het bijzonder het behoud van een afstand van 1,5m tussen elk gezelschap. Er geldt een maximum van 1 bezoeker per 4m² van de voor het publiek toegankelijke vloeroppervlakte.
     
  • Gebruik van luchtkwaliteitsmeter (CO2)

    De besloten ruimten van inrichtingen die behoren tot de evenementensector moeten een luchtkwaliteitsmeter plaatsen (zie punt 7 onder Wat mag en wat niet).
     
  • Aantal bezoekers
     
    • Binnen: max. 50 personen (zittend), medewerkers en organisatoren niet meegeteld (tot en met 25 december);
    • Buiten: max. 100 personen (zittend of staand), medewerkers en organisatoren niet meegeteld.
       
  • Toepassing van specifieke horeca-maatregelen

    Als je tijdens het evenement drank, eten en/of catering aanbiedt, moeten volgende regels voor horeca-activiteiten gevolgd worden: 
    • klanten, personeel en derden tijdig en duidelijk zichtbaar informeren over de geldende maatregelen;
    • ontsmettende handgel ter beschikking stellen van alle bezoekers en personeelsleden;
    • regelmatige desinfectie van de inrichting en het gebruikte materiaal; 
    • de openbare ruimte (met inbegrip van terrassen) organiseren overeenkomstig de voorschriften van de lokale overheid;
    • zorgen voor een goede verluchting
    • de personeelsleden dragen een mondmasker;
    • de bezoekers dragen een mondmasker, behalve om zittend te eten en te drinken;
    • de professionele uitoefening van horeca-activiteiten is verboden tussen 23.00 uur en 5.00 uur;
    • een maximum van zes personen per tafel is toegestaan (met uitzondering van kinderen tot en met 12 jaar of wanneer het huishouden aan tafel groter is dan zes personen);
    • enkel zitplaatsen aan tafel of aan de toog zijn toegestaan;
    • elke persoon moet aan de eigen tafel of aan de toog blijven zitten, behalve om zich naar de bar of een buffet te verplaatsen;
    • het gebruik van een luchtkwaliteitsmeter (CO2) in de besloten ruimten van eet- en drankgelegenheden van de horecasector is verplicht (zie hierboven).

Voor meer informatie over de regels in verband met horeca-activiteiten, kan je het horeca-protocol raadplegen.

Ikorganiseer.be biedt op hun website een checklist die je als organisator kan gebruiken bij het organiseren van een evenement zonder COVID Safe Ticket.

  • Maatregelen buitenevenementen

Vanaf 26 december moet de organisator van een evenement dat buiten doorgaat de volgende maatregelen nemen om crowding te vermijden:

  • Geen gebruik van tenten en andere overdekte ruimtes voor bezoekers;
  • Gebruik van een maximale capaciteit van 1 bezoeker per 4m² van de voor het publiek toegankelijke vloeroppervlakte.

Specifieke modaliteiten bij de organisatie van evenementen met COVID Safe Ticket

Bij de organisatie van evenement, culturele of andere voorstelling laat het KB van 28 oktober 2021 toe dat deze georganiseerd worden met gebruik van het CST indien een lokaal politiebesluit of lokale politieverordening, een decreet of een ordonnantie dit verplicht. Zie hieronder voor meer info rond CST. 

De organisator van een evenement met CST dient rekening te houden met de volgende verplichtingen: 

  • Mondmaskerplicht

    Bij de organisatie van een evenement met COVID Safe Ticket moet de mondmaskerplicht gevolgd worden. Het mondmasker mag occasioneel worden afgezet om te eten en te drinken en wanneer het dragen ervan onmogelijk is omwille de aard van de activiteit. Het dragen van een mondmasker is verplicht, zowel voor het publiek als voor de medewerkers en organisatoren.

    Bij evenementen waar de toegang georganiseerd wordt via CST dient geen social distancing gehouden te worden.
     
  • Gebruik van luchtkwaliteitsmeter (CO2)

    De besloten ruimten van inrichtingen die behoren tot de evenementensector moeten een luchtkwaliteitsmeter plaatsen (zie punt 7 onder Wat mag en wat niet).
     
  • Toegang via CST

    De toegang tot het evenement, culturele of andere voorstelling dient georganiseerd te worden met het Covid Safe Ticket (zie hieronder).
     
  • Aantal bezoekers
     
    • Binnen: max. 50 personen (zittend), medewerkers en organisatoren niet meegeteld;
    • Buiten: max. 100 personen (zittend of staand), medewerkers en organisatoren niet meegeteld.
       
  • Toepassing van specifieke horeca-maatregelen

    Als je tijdens het evenement drank, eten en/of catering aanbiedt, moeten volgende regels voor horeca-activiteiten gevolgd worden: 
    • klanten, personeel en derden tijdig en duidelijk zichtbaar informeren over de geldende maatregelen;
    • ontsmettende handgel ter beschikking stellen van alle bezoekers en personeelsleden;
    • regelmatige desinfectie van de inrichting en het gebruikte materiaal; 
    • de openbare ruimte (met inbegrip van terrassen) organiseren overeenkomstig de voorschriften van de lokale overheid;
    • zorgen voor een goede verluchting;
    • de personeelsleden dragen een mondmasker;
    • de bezoekers dragen een mondmasker, behalve om zittend te eten en te drinken;
    • de professionele uitoefening van horeca-activiteiten is verboden tussen 23.00 uur en 5.00 uur;
    • een maximum van zes personen per tafel is toegestaan (met uitzondering van kinderen tot en met 12 jaar of wanneer het huishouden aan tafel groter is dan zes personen);
    • enkel zitplaatsen aan tafel of aan de toog zijn toegestaan;
    • elke persoon moet aan de eigen tafel of aan de toog blijven zitten, behalve om zich naar de bar of een buffet te verplaatsen;
    • het gebruik van een luchtkwaliteitsmeter (CO2) in de besloten ruimten van eet- en drankgelegenheden van de horecasector is verplicht (zie hierboven).

Voor meer informatie over de regels in verband met horeca-activiteiten, kan je het horeca-protocol raadplegen.

  • Maatregelen buitenevenementen

Vanaf 26 december moet de organisator van een evenement dat buiten doorgaat de volgende maatregelen nemen om crowding te vermijden:

  • Geen gebruik van tenten en andere overdekte ruimtes voor bezoekers;
  • Gebruik van een maximale capaciteit van 1 bezoeker per 4m² van de voor het publiek toegankelijke vloeroppervlakte.

3. Een massa-evenement en proef- en pilootprojecten

Algemene modaliteiten 

Massa-evenementen zijn evenementen van een zekere omvang en die steeds gebruik maken van het COVID Safe Ticket. De organisatoren zullen de modaliteiten van het toepasselijk samenwerkingsakkoord moeten naleven. De drempels die toelaten om gebruik te maken van het COVID Safe Ticket zijn de volgende:

  • Binnen: minimum 50 personen (zittend publiek) 
  • Buiten: minimum 100 personen (zittend of staand publiek)

Het samenwerkingsakkoord voorziet een mogelijkheid voor de regionale overheden om deze minimumaantallen te wijzigen. Zij moeten hiervoor een decreet of ordonnantie uitvaardigen.

Vanaf 30 december zijn publiek toegankelijke congressen die binnen of in een overdekte ruimte plaatsvinden verboden. Publiek toegankelijke congressen die buiten plaatsvinden volgen de regels voor (massa-)evenementen.

Specifieke modaliteiten bij de organisatie van massa-evenementen boven de drempels

Bij de organisatie van massa-evenementen boven de drempels van minimum 50 personen binnen (zittend publiek) en minimum 100 personen buiten (zittend of staand publiek), dient de organisator rekening te houden met volgende verplichtingen:

  • Mondmaskerplicht

    Bij de organisatie van een massa-evenement met COVID Safe Ticket moet de mondmaskerplicht gevolgd worden. Het mondmasker mag occasioneel worden afgezet om te eten en te drinken en wanneer het dragen ervan onmogelijk is omwille de aard van de activiteit. Het dragen van een mondmasker is verplicht, zowel voor het publiek als voor de medewerkers en organisatoren.

    Bij massa-evenementen waar de toegang georganiseerd wordt via CST dient geen social distancing gehouden te worden.
     
  • Gebruik van luchtkwaliteitsmeter (CO2)

    In de besloten ruimten van de infrastructuur waar een massa-evenement plaatsvindt met een publiek van meer dan 50 personen moet een luchtkwaliteitsmeter aanwezig zijn (zie hierboven).
     
  • Toegang via CST

    De toegang tot het massa-evenement dient verplicht georganiseerd te worden met het Covid Safe Ticket (zie hieronder).
     
  • Aantal bezoekers
     
    • Binnen: min. 50 personen en max. 200 personen (zittend), medewerkers en organisatoren niet meegeteld 
    • Buiten: min. 100 personen en max. 75.000 personen (zittend of staand), medewerkers en organisatoren niet meegeteld.
       
  • Toelating van de lokale overheid

    Bij de organisatie van massa-evenementen boven de drempels dient voorafgaande toelating gevraagd te worden aan de lokale overheid.
     
  • Toepassing van specifieke horeca-maatregelen

    Als je tijdens het evenement drank, eten en/of catering aanbiedt, moeten volgende regels voor horeca-activiteiten gevolgd worden: 
    • klanten, personeel en derden tijdig en duidelijk zichtbaar informeren over de geldende maatregelen;
    • ontsmettende handgel ter beschikking stellen van alle bezoekers en personeelsleden;
    • regelmatige desinfectie van de inrichting en het gebruikte materiaal; 
    • de openbare ruimte (met inbegrip van terrassen) organiseren overeenkomstig de voorschriften van de lokale overheid;
    • zorgen voor een goede verluchting;
    • de personeelsleden dragen een mondmasker;
    • de bezoekers dragen een mondmasker, behalve om zittend te eten en te drinken;
    • de professionele uitoefening van horeca-activiteiten is verboden tussen 23.00 uur en 5.00 uur;
    • een maximum van zes personen per tafel is toegestaan (met uitzondering van kinderen tot en met 12 jaar of wanneer het huishouden aan tafel groter is dan zes personen);
    • enkel zitplaatsen aan tafel of aan de toog zijn toegestaan;
    • elke persoon moet aan de eigen tafel of aan de toog blijven zitten, behalve om zich naar de bar of een buffet te verplaatsen;
    • het gebruik van een luchtkwaliteitsmeter (CO2) in de besloten ruimten van eet- en drankgelegenheden van de horecasector is verplicht (zie hierboven).

Voor meer informatie over de regels in verband met horeca-activiteiten, kan je het horeca-protocol raadplegen.

  • Maatregelen buitenevenementen

Vanaf 26 december moet de organisator van een evenement dat buiten doorgaat de volgende maatregelen nemen om crowding te vermijden:

  • Geen gebruik van tenten en andere overdekte ruimtes voor bezoekers;
  • Gebruik van een maximale capaciteit van 1 bezoeker per 4m² van de voor het publiek toegankelijke vloeroppervlakte;
  • Het voorzien en toepassen van een eenrichtingscirculatieplan met gescheiden in- en uitgangen voor evenementen met meer dan 100 bezoekers.
     

Specifieke modaliteiten bij de organisatie van massa-evenementen onder de drempels

Het KB van 28 oktober 2021 bepaalt dat de organisatoren van een massa-evenement met een publiek van minder dan 50 personen binnen of minder dan 100 personen buiten kunnen kiezen om het CST te gebruiken voor de toegang tot dit massa-evenement. 

De organisator van een massa-evenement onder de drempels dient rekening te houden met volgende verplichtingen:

  • Mondmaskerplicht

    Bij de organisatie van een massa-evenement met COVID Safe Ticket moet de mondmaskerplicht gevolgd worden. Het mondmasker mag occasioneel worden afgezet om te eten en te drinken en wanneer het dragen ervan onmogelijk is omwille de aard van de activiteit. Het dragen van een mondmasker is verplicht, zowel voor het publiek als voor de medewerkers en organisatoren.

    Bij massa-evenementen waar de toegang georganiseerd wordt via CST dient geen social distancing gehouden te worden.
     
  • Gebruik van luchtkwaliteitsmeter (CO2)

    De besloten ruimten van inrichtingen die behoren tot de evenementensector moeten een luchtkwaliteitsmeter plaatsen (zie hierboven).
     
  • Toegang via CST

    De toegang tot het massa-evenement dient georganiseerd te worden met het Covid Safe Ticket (zie hieronder). De organisator dient de bezoekers voorafgaand te informeren dat de toegang tot het massa-evenement via CST georganiseerd wordt.
     
  • Aantal bezoekers
     
    • Binnen: max. 50 personen (zittend), medewerkers en organisatoren niet meegeteld;
    • Buiten: max. 100 personen (zittend of staand), medewerkers en organisatoren niet meegeteld.
       
  • Geen voorafgaande toelating van de lokale overheid

    Een voorafgaande toestemming van de lokale overheid is niet vereist op basis van het Covid Event Risk Model. Zie hierover meer op deze website. Hou er rekening mee dat voor het organiseren van bepaalde evenementen wel nog toestemming van de lokale overheid nodig kan zijn (bijv. voor een evenement dat plaatsvindt in de openbare ruimte).
     
  • Toepassing van specifieke horeca-maatregelen

    Als je tijdens het evenement drank, eten en/of catering aanbiedt, moeten volgende regels voor horeca-activiteiten gevolgd worden: 
    • klanten, personeel en derden tijdig en duidelijk zichtbaar informeren over de geldende maatregelen;
    • ontsmettende handgel ter beschikking stellen van alle bezoekers en personeelsleden;
    • regelmatige desinfectie van de inrichting en het gebruikte materiaal; 
    • de openbare ruimte (met inbegrip van terrassen) organiseren overeenkomstig de voorschriften van de lokale overheid;
    • zorgen voor een goede verluchting;
    • de personeelsleden dragen een mondmasker;
    • de bezoekers dragen een mondmasker, behalve om zittend te eten en te drinken;
    • de professionele uitoefening van horeca-activiteiten is verboden tussen 23.00 uur en 5.00 uur;
    • een maximum van zes personen per tafel is toegestaan (met uitzondering van kinderen tot en met 12 jaar of wanneer het huishouden aan tafel groter is dan zes personen);
    • enkel zitplaatsen aan tafel of aan de toog zijn toegestaan;
    • elke persoon moet aan de eigen tafel of aan de toog blijven zitten, behalve om zich naar de bar of een buffet te verplaatsen;
    • het gebruik van een luchtkwaliteitsmeter (CO2) in de besloten ruimten van eet- en drankgelegenheden van de horecasector is verplicht (zie hierboven).

Voor meer informatie over de regels in verband met horeca-activiteiten, kan je het horeca-protocol raadplegen.

  • Maatregelen buitenevenementen

Vanaf 26 december moet de organisator van een evenement dat buiten doorgaat de volgende maatregelen nemen om crowding te vermijden:

  • Geen gebruik van tenten en andere overdekte ruimtes voor bezoekers;
  • Gebruik van een maximale capaciteit van 1 bezoeker per 4m² van de voor het publiek toegankelijke vloeroppervlakte.

4. Het COVID Safe Ticket

Het Covid Safe Ticket mag enkel worden gebruikt en ingelezen wanneer de wet dit toelaat. 

Toegang van massa-evenementen en bepaalde evenementen, culturele en andere voorstellingen (zie hierboven) verloopt via het COVID Safe Ticket, meer bepaald op basis van het EU Digitaal COVID Certificaat of andere certificaten die door de Europese Commissie als gelijkwaardig worden beschouwd met het EU Digitaal COVID Certificaat. Het samenwerkingsakkoord en het nieuw uitvoerend samenwerkingsakkoord van 15 oktober 2021 bevatten de verschillende modaliteiten. Het uitvoerend samenwerkingsakkoord is op 22 december 2021 gewijzigd als gevolg van de ruimere toepassing van het CST voor bepaalde evenementen en inrichtingen.

Het  samenwerkingsakkoord voorziet in een mogelijke uitbreiding van het gebruik van het CST voor voorzieningen die behoren tot de culturele, feestelijke en recreatieve sector. Volgens het uitvoerend samenwerkingsakkoord vallen de volgende voorzieningen hieronder: schouwburgen, concertzalen, music-halls, cabaretten en andere accomodaties voor podiumkunst, culturele centra en multifunctionele zalen ten behoeve van culturele activiteiten, indoor circus, cinema’s, musea en (indoor) pret- en themaparken.  Voor de toepassing van het CST in deze voorzieningen moet in het geval van een epidemische noodsituatie een aanvullend samenwerkingsakkoord worden uitgevaardigd. 

Het COVID Safe Ticket (CST) is verplicht voor bezoekers van massa-evenementen of dancings of discotheken vanaf 12 jaar. De uitbreiding voor het opvragen van het CST aan bezoekers van de voorzieningen die behoren tot de culturele, feestelijke en recreatieve sector bepaald in het samenwerkingsakkoord kan vanaf 16 jaar. 

Je krijgt een CST in een van de volgende situaties:

  • Je bent in het bezit van een vaccinatiecertificaat, wat betekent dat je minstens 2 weken voorafgaand aan de datum van het evenement volledig gevaccineerd bent;
  • Je hebt een negatieve PCR-test laten afnemen die geldig is op de dag van het evenement. PCR-testen zijn geldig op de dag van de test plus 2 dagen;
  • Je hebt een negatieve snelle antigeentest laten afnemen door medisch geschoold personeel. Antigeentesten zijn geldig op de dag van de test plus 1 dag;
  • Je hebt een herstelcertificaat van minder dan 6 maanden.

Buitenlanders die op Belgisch grondgebied verblijven maar niet behoren tot een land van de EU of een land waarbij het digitaal Covid-19 certificaat (nog) niet is erkend door de Europese Commissie als een equivalent van het EU Digitaal COVID Certificaat, kunnen vanaf 15 oktober een Belgisch digitaal afschrift van hun buitenlands vaccinatiecertificaat aanvragen dat als CST kan gelden voor de toegang tot massa-evenementen. 

Het buitenlands vaccinatiecertificaat dient aan de volgende voorwaarden te voldoen:

  • De informatie kan worden weergegeven in het Nederlands, Frans, Duits of Engels;
  • Het certificaat bevat Identificatiegegevens van de gevaccineerde persoon (naam, geboortedatum en/of ID-nummer);
  • Uit de gegevens blijkt dat de persoon sinds ten minste twee weken alle doses voorzien in de bijsluiter toegediend kreeg van een vaccin dat opgenomen staat in de lijst vermeld op www.info-coronavirus.be
  • Het certificaat bevat de merknaam, en het lotnummer of de naam van de fabrikant of handelsvergunninghouder van elk vaccin dat werd toegediend;
  • Het certificaat bevat de datum van de toediening van elke dosis;
  • Het certificaat vermeldt het land, de provincie of de regio waar het vaccin werd toegediend;
  • Het certificaat bevat een handtekening, stempel of een digitaal leesbare unieke certificaat-identificatiecode van de afgever ervan.

Een organisator kan er ook voor kiezen om ter plaatse testfaciliteiten met medisch geschoold personeel te voorzien om een snelle antigeentest af te nemen. Als die negatief is, kan de bezoeker ook toegang krijgen tot het evenement.

Een positieve coronatest zal geen toegangsticket opleveren op basis van een CST voor een periode van 11 dagen na invoering van het testresultaat in de databank door het labo. Na deze periode van 11 dagen is je herstelcertificaat geldig.

Hieronder lijsten we alvast de belangrijkste zaken op: 

  • In de aankomstzone van het evenement blijven de mondmasker- en afstandsregels van toepassing en moet de organisator er dus op toezien dat de bezoekers die regels respecteren.
  • Praktisch gezien zal de bezoeker gebruik maken van de ‘CovidSafeBE’-app of van een afgedrukte versie van het Covid Safe Ticket. Organisatoren kunnen enkel via de officiële CovidScan-app nagaan of een certificaat geldig is. De CovidScan-app is gratis beschikbaar voor mobiele toestellen of kan gebruikt worden in bepaalde scanningshardware.
  • Het scannen van het COVID-certificaat vindt best plaats voor de ticketcontrole van het evenement. Het wordt aangeraden om voor de toegang de bezoekers er attent op te maken om hun CST en identiteitsbewijs bij de hand te nemen zodat het scannen vlot verloopt en het vormen van grote groepen aan de toegang tot een minimum wordt beperkt.
  • Voor meerdaagse evenementen zal een geldig COVID-certificaat moeten worden voorgelegd telkens de bezoeker het terrein opnieuw betreedt en minstens één keer per dag. Als de geldigheid van een CST tijdens het bezoek verloopt, dan mag de bezoeker tot middernacht blijven. De organisator kan ook een middel voorzien voor bezoekers (bv. een polsband) die de geldigheidsduur aangeeft op grond waarvan de bezoeker binnen mag zonder zich (opnieuw) te moeten laten testen of het CST opnieuw te laten inlezen. Het gebruik van dit middel wordt uitgebreid naar andere aangelegenheden en voorzieningen waar het CST gebruikt wordt. Organisatoren kunnen dit middel gebruiken van zodra de aanpassingen in het uitvoerend samenwerkingsakkoord zijn goedgekeurd. 
  • De organisator moet de identiteit van de eigenaar van het CST controleren en de bezoeker moet dus een identitietsbewijs voorleggen (identiteitskaart of rijbewijs). De controles van het CST en de identiteit mogen enkel gebeuren door de volgende personen:
    • Personen die instaan voor de toegangscontrole van het evenement of culturele activiteit (dit mogen bv. ook stewards zijn, op voorwaarde dat zij instaan voor de toegangscontrole);
    • De uitbater en directies van inrichtingen die behoren tot de culturele sector die het CST mogen gebruiken en het personeel ervan voor zover deze op limitatieve wijze worden ingezet en belast met de controle van het CST;
    • Personeel van een bewakingsonderneming of interne bewakingsdienst (die onderworpen zijn aan de regels van de wet van 2 oktober 2017 tot regeling van de private en bijzondere veiligheid)

      De organisator moet een lijst aanleggen van de personen die de CST-controles uitvoeren.
  • De organisator moet bij de ticketverkoop en bij zijn communicatie over het evenement duidelijk communiceren dat aan de toegang van het evenement een geldig COVID-certificaat zal gevraagd worden. De organisator moet ook voldoende duidelijk op voorhand communiceren indien er geen sneltestfaciliteiten ter plaatse aanwezig zijn.
  • Het scannen van het CST geeft de organisator geen toegang tot gezondheidsgegevens. Via de identiteitskaart kan de verblijfplaats en geboortedatum worden gecontroleerd. De organisator krijgt enkel de geldigheidsduur van het CST, de naam en voornaam van de houder te zien, en de melding of het certificaat voldoet aan de toegangsvereiste. Na het uitlezen van de gegevens moeten die ook onmiddellijk verwijderd worden. De organisator mag die dus voor geen enkel ander doel gebruiken.
  • De toegang tot het massa-evenement moet geweigerd worden wanneer het resultaat van de lezing van het CST negatief is of wanneer de identiteit van de houder niet bevestigd of geverifieerd kan worden. In geval van technische problemen bij het lezen van het CST moet de toegang tot het massa-evenement voor de houders van het CST geweigerd worden. In dergelijk geval kan de organisator beslissen om het evenement te laten doorgaan onder de maatregelen die op dat moment van toepassing zijn.
  • Het gebruik van het CST is beperkt tot bezoekers van massa-evenementen, proef- en pilootprojecten, dancings en discotheken en bezoekers van voorzieningen die behoren tot de culturele sector waarvoor een CST kan worden gebruikt. Onder bezoekers vallen niet de organisator, de uitbater, de directieleden, het personeel, zelfstandigen of vrijwillige medewerkers.

Voor specifieke vragen omtrent het COVID Safe ticket, kan je ook terecht bij de officiële website van de overheid. De dienst van Covid Safe is telefonisch bereikbaar via het nummer 078 78 78 50 tussen 9u en 19u op weekdagen. 

Op de website van Covid Safe worden de modaliteiten voor het CST inzake evenementen verder uitgelegd.

De maatregelen met o.a. het gebruik van het CST voor massa-evenementen geldt voor een maximale duur van drie maanden. Deze uitbreiding kan verlengd worden wanneer er een nieuw KB wordt aangenomen om de epidemische noodsituatie te verlengen. Het samenwerkingsakkoord voorziet echter enkele mogelijkheden om het gebruik van het CST voor massa-evenementen en/of dancings en discotheken te verlengen tot en met juni 2022. Voor de exacte modaliteiten zal een ordonnantie, decreet of samenwerkingsakkoord (ingeval er een epidemische noodsituatie wordt afgekondigd conform de Pandemiewet) worden uitgevaardigd.

2. Is de annulering van een event omwille van corona overmacht?

Als je een overeenkomst sluit, dan moet je die nakomen. Zo niet is er sprake van contractbreuk. De andere partij kan dan eisen dat je je verplichtingen nakomt of een schadevergoeding betaalt.  

Een uitzondering op deze regel is overmacht. Dat is een omstandigheid die de uitvoering van het contract onmogelijk maakt, waar je niets kunt aan doen en die je niet kon voorzien.
 
Als je overmacht inroept, moet je de andere partij zo snel mogelijk en liefst schriftelijk (per e-mail met bevestiging van ontvangst of per aangetekende brief) informeren. Je moet ook inspanningen leveren om de gemaakte afspraken zoveel mogelijk na te komen en de schade voor de andere partij te beperken. Bijvoorbeeld door het evenement indien mogelijk naar een latere datum te verschuiven in plaats van te annuleren.

Contracten kunnen clausules bevatten die de gevallen van overmacht verduidelijken, beperken of uitbreiden, bepalen welke procedure gevolgd moet worden, wie welke kosten voor zijn rekening moet nemen, enz. Je moet dus steeds je contract nakijken.

Wat als de overheid het evenement verbiedt?

Als de overheid een evenement verbiedt, kun je overmacht inroepen om het contract aan te passen, bijvoorbeeld het evenement uit te stellen, of desnoods te ontbinden. Tenminste, als er op het moment dat het contract gesloten is nog geen sprake was van de coronaproblemen. In het andere geval is het twijfelachtig of het probleem onvoorzienbaar was en of er dus sprake is van overmacht.

Kijk steeds na of er een overmachtsclausule in het contract staat en wat daarin bepaald is.

Wat als er andere obstakels zijn? (bv. de artiest is ziek, kan zich niet verplaatsen, …)

Als dergelijke voorvallen tot gevolg hebben dat het evenement niet kan doorgaan, gaat het om overmacht. Tenminste, als er op het moment dat het contract gesloten is nog geen sprake was van de coronaproblemen. In het andere geval is het twijfelachtig of het probleem onvoorzienbaar was en of er dus sprake is van overmacht.

Kijk steeds na of er een overmachtsclausule in het contract staat en wat daarin bepaald is.

3. Heb je recht op een schadevergoeding als de organisator of het gezelschap een evenement annuleert?

In geval van overmacht is er geen sprake van contractbreuk en moet dus ook geen schadevergoeding betaald worden. 

Is er geen sprake van overmacht, dan kun je een schadevergoeding eisen wegens contractbreuk (tenzij de andere partij zich kan beroepen op een clausule in het contract).

4. Wat met de kosten (personeel, zaal, huur,...) in geval van overmacht?

Een eerste stap is nakijken wie welke kosten gemaakt heeft, welke kosten zich nog kunnen voordoen en of in het contract (inclusief de algemene voorwaarden) bepaald is wie welke kosten voor zijn rekening moet nemen. 

Tenzij anders afgesproken, zijn de kosten van elke partij in principe voor haar rekening. En moeten reeds geleverde prestaties (repetities, decors, kostuums, …) vergoed worden. 

Anderzijds moeten overeenkomsten te goeder trouw uitgevoerd worden, wat ook inhoudt dat de partijen proberen om een redelijke en evenwichtige regeling te treffen. 

Het is vanzelfsprekend aangewezen de gemaakte afspraken op papier te zetten. Dat kan in een schriftelijk contract of in een uitwisseling van e-mails. Als je daarbij hulp nodig hebt, kun je contact opnemen met ons.

Kijk ook na of een van de partijen een verzekering gesloten heeft die alle of bepaalde kosten dekt.

Een goeie vraag is wat er gebeurt met de huur. Je huurt bijvoorbeeld een tentoonstellingsruimte, die gedurende enkele maanden verplicht gesloten was. Moet je dan huur betalen?

Het huurcontract verplicht de eigenaar het pand ter beschikking te stellen van de huurder. De huurder van zijn kant moet de huur betalen. In principe is er geen sprake van een situatie van overmacht, die de eigenaar belet het pand ter beschikking te stellen van de huurder of die de huurder belet de huur te betalen. Wat niet wegneemt dat de coronacrisis als gevolg kan hebben dat de huurder minder inkomsten heeft en daardoor moeilijkheden ondervindt om de huur te betalen. De huurder kan ook aanvoeren dat het onbillijk is dat hij huur moet betalen voor een ruimte die hij niet kan gebruiken. De kwestie is voorgelegd aan vrederechters, die uiteenlopende uitspraken gedaan hebben: van een verplichting om de huur volledig te betalen over een vermindering van de huur tot kwijtschelding. Niets belet dat de huurder de eigenaar contacteert, uitlegt met welke problemen hij geconfronteerd wordt en een redelijk voorstel doet. Als je er onderling niet uit raakt, kun je gratis een verzoeningszitting vragen bij de vrederechter, of een beroep doen op bemiddeling.

5. Wat als je een voorschot gekregen of betaald hebt?

In geval van overmacht moeten voorschotten waar geen prestaties tegenover staan in principe terugbetaald worden. Werden de prestaties geheel of gedeeltelijk geleverd, dan moeten ze in principe (in verhouding) vergoed worden.

Ook hier geldt, net zoals in het geval van de kosten, dat overeenkomsten te goeder trouw uitgevoerd moeten worden en dat de partijen moeten proberen tot een redelijke en evenwichtige regeling te komen. 

Het is aangewezen de afspraken op papier te zetten. Dat kan in een schriftelijk contract of in een uitwisseling van e-mails. Als je daarbij hulp nodig hebt, kun je crisisbegeleiding krijgen bij Cultuurloket

Kijk ook na of het contract (en de algemene voorwaarden) bepalingen bevat over het voorschot in geval van overmacht.

6. Moet je als organisator tickets terugbetalen?

In toepassing van een Ministerieel besluit van 14 september 2020 en 12 mei 2021, mag de organisator tegoedbonnen geven in plaats van de tickets terug te betalen, als het evenement (of een evenement met dezelfde essentiële kenmerken) maximum drie jaar en twee maanden uitgesteld wordt en zal plaatsvinden op dezelfde of een nabijgelegen locatie. De organisator kan toelaten dat de klant de tegoedbon gebruikt voor andere evenementen of producten. Wanneer de klant het evenement op de nieuwe datum niet kan bijwonen (bv. door ziekte of om beroepsredenen), kan hij alsnog zijn geld terugkrijgen. 

Het besluit was van toepassing op evenementen georganiseerd tot 1 oktober 2021.

Een nieuw Ministerieel Besluit van 22 december 2021 voert deze mogelijkheid van tegoedbonnen voor verplaatste evenementen of culturele activiteiten omwille van de afgekondigde maatregelen opnieuw in.

De geleverde tegoedbon moet aan de volgende voorwaarden voldoen:

  1. De verplaatste activiteit moet dezelfde essentiële kenmerken vertonen en georganiseerd worden op een latere datum op dezelfde of een nabijgelegen locatie
  2. De verplaatste activiteit moet opnieuw worden georganiseerd binnen de 36 maanden
  3. De tegoedbon vertegenwoordigt de waarde van het bedrag dat voor het oorspronkelijke toegangsbewijs is betaald
  4. Er mag geen enkele kost voor het afleveren van de tegoedbon worden aangerekend aan de houder van het toegangsbewijs
  5. Op de tegoedbon moet uitdrukkelijk vermeld worden dat hij werd afgeleverd als gevolg van de coronacrisis
  6. Er mag aan de houder van de tegoedbon geen toeslag worden aangerekend voor het bijwonen van het nieuwe evenement

Wanneer de houder verhinderd is om het verplaatste evenement bij te wonen, of het verplaatste evenement niet wordt georganiseerd onder de bovenstaande voorwaarden, heeft de klant het recht op de terugbetaling van de prijs van het oorspronkelijke toegangsticket.

Op de website van de FOD Economie kan je als tickethouder nagaan wat jouw rechten zijn.

7. Wat als je nu een contract sluit voor een event in de (nabije) toekomst?

Als je nu een contract sluit voor een evenement dat gepland is in de (nabije) toekomst, heb je er alle belang bij afspraken te maken voor het geval dat evenement niet zal kunnen doorgaan. 

Bijvoorbeeld:

  • dat het contract ontbonden zal worden indien de overheid het evenement verbiedt,
  • of dat het evenement in dat geval uitgesteld zal worden naar een bepaalde of onderling overeen te komen datum 
  • dat het contract ontbonden zal worden indien een artiest niet beschikbaar is (bijvoorbeeld ziek of in quarantaine geplaatst), of dat het evenement in dat geval uitgesteld wordt 
  • de procedure die in dat geval gevolgd moet worden (andere partij contacteren, termijnen, …)
  • welke kosten de partijen kunnen maken zolang niet duidelijk is of de coronacrisis voorbij zal zijn en het evenement zal kunnen plaatsvinden 
  • hoe die kosten verdeeld worden 
  • of eventuele voorschotten geheel of gedeeltelijk terugbetaald zullen worden 
  • welke partij welke risico’s voor haar rekening neemt 
  • wie welke verzekeringen afsluit
  • enz.

OKO, de sectorfederatie voor de professionele kunsten, beveelt aan om een annuleringsvergoeding van minstens 30% af te spreken. Meer info daarover op deze webpagina van OKO.