De administratieve verplichtingen hangen af van je btw-plicht. 

Voor een btw-plichtige vrijgesteld van btw zonder recht op aftrek

Je verricht je diensten in België met Belgische afnemers en je doet geen aankopen in het buitenland:

Je hebt in principe geen administratieve verplichtingen (geen aangifte van aanvang van btw-werkzaamheid op het btw-kantoor, geen btw-aangifte enzovoort). 

Je verricht grensoverschrijdende diensten of je doet aankopen in het buitenland 

Bijkomende verplichtingen: 

Bij aankopen van goederen in een andere EU-staat: Doe je aankopen in een andere lidstaat uit de EU die op jaarbasis meer dan 11.200 euro bedragen? Of opteer je om beneden die drempel de aankopen aan Belgische btw te onderwerpen omdat het Belgisch btw-tarief lager is dan het buitenlands btw-tarief (keuzeverklaring indienen op je btw-kantoor)? Dan moet je dat melden bij je btw-kantoor en een bijzondere btw-aangifte indienen. Door die melding krijg je een BE btw-nummer. Je moet altijd je BE btw-nummer meedelen aan de buitenlandse leverancier, als Belgische btw van toepassing is. 

Bij grensoverschrijdende diensten: 

Je bent afnemer van een dienst door een dienstverrichter, gevestigd in de EU: 
Bij grensoverschrijdende diensten in de EU, is de btw van het land van de afnemer van toepassing (behoudens de afwijkingen, EU, niet EU). Meld dat bij je btw-kantoor en dien een bijzondere btw-aangifte in ten laatste de 20ste dag van de maand volgend op het kwartaal. Door die melding krijg je een BE btw-nummer toegekend. Je moet altijd je BE btw-nummer meedelen aan de buitenlandse dienstverrichter, als Belgische btw van toepassing is. 

Je bent verrichter van de dienst aan een afnemer, gevestigd in de EU: 

Aan een btw-plichtige: 
Bij grensoverschrijdende diensten in de EU, is de btw van het land van de afnemer van toepassing (behoudens de afwijkingen, EU, niet EU). Op je factuur schrijf je ‘btw te voldoen door medecontractant, met verwijzing naar het toepasselijke btw-artikel (EU, niet EU)’. De buitenlandse btw-plichtige afnemer zal dan de btw in het buitenland voldoen. Als het de eerste keer is dat je die dienst verricht, moet je jouw btw-kantoor op de hoogte brengen. Jij krijgt dan een BE btw-nummer toegekend. Bovendien moet je het totale bedrag van diensten die effectief belast worden in het buitenland opnemen in een btw-opgave van intracommunautaire handelingen die per kwartaal worden ingediend. 

Aan een niet btw-plichtige: 
Bij grensoverschrijdende diensten in de EU, is de btw van het land van de dienstverrichter van toepassing (behoudens de afwijkingen, EU, niet EU). Belgische btw is van toepassing, dus hiervoor gelden geen specifieke administratieve verplichtingen. 

Administratieve verplichtingen voor een kleine onderneming (jaaromzet van minder dan 25.000 euro): 

Je verricht je diensten in België met Belgische afnemers en je doet geen aankopen in het buitenland: 

Aangifte van aanvang van werkzaamheid via het formulier 604A: standaardformulier waarin je verklaart een activiteit te beginnen die aan btw onderworpen is. In die aangifte kun je verklaren dat je naar alle waarschijnlijkheid voldoet aan de voorwaarden voor een kleine onderneming. Sinds 1 januari 2010 zal het btw-nummer dat toegekend is aan kleine vrijgestelde ondernemingen automatisch worden omgezet in een BE btw-nummer. 

Facturen opmaken: je moet facturen uitschrijven voor de prestaties die je geleverd hebt. Op die facturen mag je wel geen btw aanrekenen. Op de factuur moet volgende vermelding aangebracht worden: ‘kleine onderneming onderworpen aan de vrijstellingsregeling van belasting, btw niet van toepassing’. Je moet geen factuur opmaken als je diensten verricht voor of goederen levert aan particulieren. Een factuur moet alle verplichte vermeldingen bevatten. Die conformiteit is van groot belang, zowel voor de persoon die ze uitschrijft als voor de persoon die ze ontvangt. Wanneer je een niet-conforme factuur zou uitschrijven heeft dat als gevolg dat je een boete kunt oplopen. Maar ook voor je medecontractant heeft een ontvangen niet-conforme factuur vervelende gevolgen. De btw die je dan aanrekende, is niet aftrekbaar. Elke factuur moet minstens volgende vermeldingen bevatten: 

  • datum en volgnummer; 
  • naam, adres, ondernemingsnummer en btw-nummer van de btw-plichtige; 
  • naam, adres en eventueel btw-nummer van de medecontractant; 
  • beschrijving van de levering of van de dienst die gefactureerd wordt; 
  • maatstaf van heffing per tarief; 
  • tarief en bedrag van de verschuldigde belasting. 

Stukken met betrekking tot je economische activiteit bewaren: inkomende facturen en dubbelen van je uitgaande facturen bewaren volgens een ononderbroken reeks nummers, toegekend bij de ontvangst of uitreiking ervan. Je kunt ook een inkomend en een uitgaand factuurboek houden. 

Dagboek van ontvangsten per dag bijhouden. 

Jaarlijkse klantenlisting opstellen: listing van de belastingplichtige afnemers indien (voor 31 maart van het volgende jaar). Op die listing moet enkel de jaaromzet ingevuld worden in de daarvoor voorziene kader. 

Overschrijding van drempel van 25.000 euro melden door middel van een aangetekende brief aan het bevoegde btw-kantoor: de maand daarna word je gewoon btw-plichtige. 

Stopzetting van activiteit melden. 

Je verricht grensoverschrijdende diensten of je doet aankopen in het buitenland

Bijkomende verplichtingen: 

Bij aankopen van goederen in een andere EU-staat: 
Doe je aankopen in een andere lidstaat uit de EU die op jaarbasis meer dan 11.200 euro bedragen? Of opteer je om onder die drempel de aankopen aan Belgische btw te onderwerpen omdat het Belgisch btw-tarief lager is dan het buitenlands btw-tarief (keuzeverklaring indienen op je btw-kantoor)? Dan moet je dat melden bij je btw-kantoor en een bijzondere btw-aangifte indienen. Door die melding krijg je een BE btw-nummer. Je moet altijd je BE btw-nummer meedelen aan de buitenlandse leverancier, als Belgische btw van toepassing is. 

Bij grensoverschrijdende diensten: 

Je bent afnemer van een dienst door een dienstverrichter, gevestigd in de EU: 
Bij grensoverschrijdende diensten in de EU, is de btw van het land van de afnemer van toepassing (behoudens de afwijkingen, EU, niet EU). Meld dat bij je btw-kantoor en dien een bijzondere btw-aangifte in ten laatste de 20ste dag van de maand volgend op het kwartaal. Door die melding krijg je een BE btw-nummer toegekend. Je moet altijd je BE btw-nummer meedelen aan de buitenlandse dienstverrichter, als Belgische btw van toepassing is. 

Je bent verrichter van de dienst aan een afnemer, gevestigd in de EU: 

Aan een btw-plichtige: 
Bij grensoverschrijdende diensten in de EU, is de btw van het land van de afnemer van toepassing (behoudens de afwijkingen, EU, niet EU). Op je factuur schrijf je ‘btw te voldoen door medecontractant, met verwijzing naar het toepasselijke btw-artikel (EU, niet EU)’. 
De buitenlandse btw-plichtige afnemer zal dan de btw in het buitenland voldoen. Als het de eerste keer is dat je die dienst verricht, moet je jouw btw-kantoor op de hoogte brengen. Jij krijgt dan een BE btw-nummer toegekend. Bovendien moet je het totale bedrag van diensten die effectief belast worden in het buitenland opnemen in een btw-opgave van intracommunautaire handelingen die per kwartaal worden ingediend. 

Aan een niet btw-plichtige: Bij grensoverschrijdende diensten in de EU, is de btw van het land van de dienstverrichter van toepassing (behoudens de afwijkingen, EU, niet EU). Belgische btw is van toepassing, dus hiervoor gelden geen specifieke administratieve verplichtingen. 

Administratieve verplichtingen voor een gewone btw-plichtige:

Aangifte van aanvang van werkzaamheid bij het btw-controlekantoor van zijn woonplaats. 

Btw-aangifte indienen: elk kwartaal of elke maand (bij omzet boven 1.000.000 euro of verrichten van vrijgestelde intracommunautaire leveringen van goederen voor een jaarlijks bedrag van meer dan 400.000 euro). 

Facturen opmaken: je moet facturen uitschrijven en daarop btw aanrekenen. Een factuur moet alle verplichte vermeldingen bevatten. Die conformiteit is van groot belang, zowel voor de persoon die ze uitschrijft als voor de persoon die ze ontvangt. Wanneer je een niet-conforme factuur zou uitschrijven heeft dat tot gevolg dat je een boete kunt oplopen. Maar ook voor je medecontractant heeft een ontvangen niet-conforme factuur vervelende gevolgen. De btw die je dan aanrekende, is niet aftrekbaar. Elke factuur moet minstens volgende vermeldingen te bevatten: 

  • datum en volgnummer; 
  • naam, adres, ondernemingsnummer en btw-nummer van jezelf; 
  • naam, adres en eventueel btw-nummer van de medecontractant; 
  • beschrijving van de levering of van de dienst die gefactureerd wordt; 
  • maatstaf van heffing per tarief; 
  • tarief en bedrag van de verschuldigde belasting. 

Als je geen btw aanrekent op je factuur moet de reden vermeld staan op de factuur, bijvoorbeeld: 

Een beeldend kunstenaar verkoopt een schilderij aan een Franse vennootschap die een Frans btw-nummer opgeeft. Het schilderij wordt van het atelier in België naar de zetel van de vennootschap in Parijs vervoerd. De beeldend kunstenaar zal geen btw aanrekenen. Op zijn factuur vermeldt hij: intracommunautaire levering, vrijgesteld van btw, artikel 39bis WBTW. 

Een ander beeldend kunstenaar verkoopt een schilderij aan een Japanner. Het schilderij wordt vanuit België naar Japan verstuurd. Ook hier rekent de beeldend kunstenaar geen btw aan. Op de factuur wordt vermeld: uitvoer, vrijgesteld van btw, artikel 39 WBTW. 

Facturen bewaren: inkomende en dubbelen van de uitgaande facturen moet je 7 jaar bewaren. 

Boekhouding voeren: 

  • boek voor inkomende facturen; 
  • boek voor uitgaande facturen; 
  • dagboek van ontvangsten per bedrijfszetel; 
  • centralisatieboek, wanneer er meerdere bedrijfszetels zijn; 
  • teruggaafregister; 
  • tabel der bedrijfsmiddelen; 
  • klantenrekeningen; 
  • register van verzonden goederen; 
  • register van toegezonden materialen. 

Btw betalen: uiterlijk de 20ste van de maand volgend op het aflopen van het kwartaal of de maand waarop de aangifte betrekking heeft. 

Klantenlisting opstellen met afnemers-belastingplichtigen en omzet. 

Opgave van intracommunautaire goederen en diensten (bij verlegging van btw naar buitenlandse klant): elk kwartaal (tenzij nihil-listing).