Binnen een organisatie moet er op regelmatige tijdstippen gerapporteerd worden aan het management en/of het bestuursorgaan. Dit geeft de mogelijkheid om de zaken op te volgen en tijdig bij te sturen waar nodig. Liefst ook in cijfers. Financiële rapportering maakt deel uit van een goed bestuur.
Regelmatig
Die regelmaat is belangrijk en hangt deels af van de werking van de organisatie: gaat het over een kleine vzw met beperkte activiteiten of eerder of een grote organisatie met veel projecten? Een rapportering kan per kwartaal, halfjaarlijks of jaarlijks. In crisissituaties kan het zelfs maandelijks. Het spreekt voor zich dat een jaarlijkse rapportering weinig kansen biedt om bij te sturen wanneer de werking niet goed evolueert. Te veel rapportering leidt dan weer tot overlast. Het is dus zoeken naar een goed evenwicht in kader van je type organisatie en de situatie waarin je je bevindt.
Overzichtelijk & transparant
De financiële rapportering aan het bestuursorgaan of management moet vooral een duidelijk overzicht bieden. Details zijn in eerste instantie niet nodig maar moeten gemakkelijk voorhanden zijn ingeval je zaken van dichterbij wil bekijken. Transparantie staat centraal.
Waarover rapporteer je?
De inhoud van de rapportering wordt best door het bestuursorgaan vooraf vastgelegd. Welke zaken wil je opvolgen?
Dat kunnen algemene financiële cijfers zijn:
- Waar staan we ten opzichte van de begroting?
- Hoe is de cashpositie: zijn er voldoende middelen aanwezig om aan de betalingsverplichtingen te kunnen voldoen?
- Welke is de evolutie van de vaste kosten?
- Hoe loopt het met btw en rsz verplichtingen?
- Zijn er financieringsnoden?
- …
Specifieke rapportering kan ook nuttig zijn voor bepaalde projecten.
Voorbeeld
Je start een fondsenweringscampagne die over een periode van 3 jaar wordt ingepland, dan kan je de tussentijdse resultaten daarvan mee opvolgen:
- Hoeveel mensen werden gecontacteerd via email?
- Hoeveel daarvan hebben doorgeklikt naar de geefknop op de website?
- Hoeveel hebben er dan effectief een gift overgemaakt?
- Hoeveel bedraagt die gift gemiddeld?
- Ligt dat in de lijn van de verwachtingen?
Die resultaten kunnen dan teruggekoppeld worden naar het plan: geven we ons verhaal op de juiste manier weer aan de doelgroep die we beogen?
Bestuurder met kennis en ervaring
Idealiter heb je een bestuurder die kennis en ervaring heeft met cijfers. Wanneer deze niet te veel betrokken wordt bij de dagelijkse opvolging van de financiën kan die een objectieve interpretatie maken van het financieel beheer.
Het jaarverslag
Naast een tussentijdse rapportering is er het jaarverslag. Hierin wordt het werkingsjaar en de resultaten geëvalueerd. Je gaat verder dan enkel de naakte cijfers. Het blijft een zakelijk document maar je zet je activiteiten in de verf en je zorgt voor een aantrekkelijke lay-out.
Het jaarverslag is ook bestemd voor leden en eventueel andere stakeholders. Het wordt vaak ook gepubliceerd zodat iedereen die interesse heeft in je organisatie dit kan bekijken. In die zin kan je het ook opvatten als een promotie document. Het biedt transparantie, openheid en professionaliteit.