Er bestaan drie soorten boekhouding. 

Vereenvoudigde boekhouding of de zogenaamde bijlage A

Eénmanszaken, kleine vzw’s, de maatschap, een vereniging onder firma en de commanditaire vennootschap vallen onder de vereenvoudigde boekhouding.  

Deze boekhouding bestaat uit: 

  • Staat van de ontvangsten en uitgaven (bijlage B) 
  • Inventaris (bijlage C)  
  • Bijlage B en C worden neergelegd bij de griffie van de Rechtbank van Koophandel 

Het volstaat echter niet om alles te noteren, je moet ook voor elke boeking een bewijsstuk te bewaren. 

Je bewaart de bewijsstukken best chronologisch in een map en onderverdeeld in aankoopfacturen, verkoopfacturen, bankuittreksels en een kasboek als je met cash geld werkt.  

Voorbeeld

Op 5 december koop je printerpapier in een onlineshop voor 15 euro en betaal je met je bankkaart. 

Op het uitgavenblad noteer je: 

  • 5/12: bank -15 euro kostenpost: diensten en diverse goederen 

Op het einde van het jaar wordt een staat van de ontvangsten en uitgaven gemaakt waar aan de uitgavenzijde, bij diverse goederen en diensten de 15 euro wordt opgenomen. 

We hebben een handige tool gemaakt in excel voor kleine vzw's die een vereenvoudigde boekhouding moeten voeren. 

Laatst gewijzigd: 12/02/2020 - 15:04

Tool boekhouding kleine vzw

Boekhouden

Financiering en werkingsmiddelen

Tools

Dubbele boekhouding

Een dubbele boekhouding bestaat uit een balans en een resultatenrekening. De balans geeft de werkingsmiddelen en financieringsmiddelen weer, de resultatenrekening de kosten en opbrengsten.  

Bij een dubbele boekhouding wordt elke verrichting 2x ingeboekt, alle tussenstappen worden genoteerd. Een uitgave bestaat uit een ‘kostenpost’ en een ‘schuld’ aan een leverancier. Een ontvangst bestaat uit een ‘opbrengstenpost’ en een vordering aan een derde (geld dat je nog moet krijgen van iemand buiten de onderneming).  

Ook hier bewaar je de bewijsstukken (facturen e.d.)  chronologisch in een map. 

Voorbeeld

Op 5 december koop je printerpapier bij een onlineshop voor 15 euro en betaal je met je bankkaart.

  • 5/dec: kostenpost kantoormateriaal: +15 euro (ontstaan van een kost)
  • 5/dec: leverancier onlineshop: +15 euro (ontstaan van een schuld)
  • 5/dec: bank: -15 euro (betaling via de bank)
  • 5/dec: leverancier onlineshop: -15 euro (aflossing van de schuld)

Stel: je krijgt een factuur en betaalt pas na 8 dagen:

  • 5/dec: kostenpost kantoormateriaal: +15 euro (ontstaan van een kost)
  • 5/dec: leverancier onlineshop: +15 euro (ontstaan van een schuld)
  • 13/dec: bank: -15 euro (betaling via overschrijving)
  • 13/dec: leverancier onlineshop: -15 euro (aflossing van de schuld)

De post 'kantoormateriaal' is toegenomen, de post 'bank' is afgenomen. Beide zijn in evenwicht. De leverancier werd betaald dus de schuld werd afgelost. Dit principe wordt in dubbele boekhouding omgezet in debet (-) en credit (+). 

Als je btw-plichtig bent ontstaat er ook een post 'terug te vorderen btw' bij aankopen en een post 'te betalen btw' bij verkopen. 

Analytische boekhouding

In tegenstelling tot de vorige boekhoudingtypes is dit geen verplicht model. 

De resultatenrekening is een weergave van alle kosten en inkomsten tijdens het boekjaar. Als je in je organisatie verschillende activiteiten of afdelingen hebt, kan het nuttig zijn om per onderdeel een resultatenrekening op te maken. Zo krijg je zicht op de specifieke kosten en inkomsten van dat onderdeel. Dit kan ook voor de begroting die je in tegenstelling tot de resultatenrekening vooraf opstelt. 

Stel je krijgt een werkingssubsidie en een projectsubsidie. Dan is het belangrijk om een duidelijk onderscheid te maken tussen beide inkomsten en uitgavenposten. Je mag een factuur immers maar één keer ‘subsidiëren’. Misschien wil je een aparte begroting en resultatenrekening voor theater en concerten waarbij je ook een post voor de gemeenschappelijke kosten zoals publiciteit voorziet. 

Dit type boekhouding is noodzakelijk wanneer je tax shelter zou aanvragen. Hier moet je een onderscheid maken tussen Europese en Belgische kosten, directe en indirecte kosten. Dankzij de analytische boekhouding kan je steeds de kosten en uitgaven aan de juiste activiteit toewijzen. 

Een boekhoudpakket biedt (wellicht mits een meerkost) vaak de mogelijkheid om een analytische boekhouding te voeren, bespreek dit zeker met je boekhouder of accountant. 

Drempelwaarden

Zoals reeds aangegeven vallen éénmanszaken, de maatschap, vereniging onder firma en de commanditaire vennootschap onder enkelvoudige boekhouding. 

Om als groot of klein beschouwd te worden voor de dubbele boekhouding, gelden enkele drempelwaarden op de balansdatum. 

Wil je weten welke regeling voor jou organisatie geldt? Kijk het na in dit document.