Contracteren: een introductie

Heb je een project en wil je samenwerken met een vriend? Brengt de vzw een voorstelling uit en schakel je hiervoor tien artiesten in? Of heb je een schrijf- en leesopdracht voor een evenement?

Al deze gesprekken rond opdrachten, repetities, spelen en samenwerken zorgen voor opportuniteiten en afspraken. Afspraken maken, zorgt soms voor onduidelijkheden. Om helderheid te creëren en een goede samenwerking te verzekeren, raden we aan om je afspraken vast te leggen in een contract.

In dit artikel leggen we je uit wat er zich achter de coulissen van een contract afspeelt.

Een contract afsluiten lijkt vaak een snelle actie, maar je doorloopt (al dan niet bewust) verschillende fases. We leggen deze kort uit.

Fase 1: onderhandeling

Het is van cruciaal belang dat je bij aanvang goed weet wat voor jou belangrijk is en van welke afspraken je absoluut niet wil afwijken. De onderhandelingsfase is het moment waarop er wordt onderhandeld over de prijs, de uren, het te leveren werk ... 

Weet dat je tijdens de onderhandelingsfase al afspraken aan het maken bent waar je eigenlijk niet meer op kan terugkomen. In juridische termen spreekt men in dit geval over de pre-contractuele afspraken. Zorg ervoor dat je een duidelijk beeld hebt van de gevolgen.

Je zegt bijvoorbeeld toe dat je wil meespelen in een voorstelling. Weet dan dat daar meestal ook repetitiedagen aan voorafgaan. En als de voorstelling succes heeft, kan het zijn dat je meer speeldagen moet boeken in je agenda.

Fase 2: offerte 

Na een goede onderhandeling is het tijd om alle gemaakte afspraken op papier te zetten. Dit doe je met een offerte.

Dat is een opsomming van alles wat er is besproken tijdens de onderhandelingsfase. De offerte bevat volgende elementen:

• de details van jezelf en voor wie je de opdracht uitvoert (naam, voornaam, adres, kbo nummer)
• de beschrijving van de opdracht, timing en de deadlines 
• de opsomming van de prijs en kosten (uurloon/forfaitaire prijs (+btw))
• de afspraken over: aanlevering van een draft, aanlevering van model, mogelijkheid tot aanpassingen ...
• de vermelding van de geldigheidsduur van de offerte

Een offerte wordt gezien als een aanbod. Dus pas wanneer de opdrachtgever een akkoord geeft, is er een bindend contract. Vind je het moeilijk om een prijs te bepalen voor je werk? Je kan gebruik maken van ons stappenplan prijszetting om je hierbij te helpen.

Fase 3: aanvaarding

Wanneer beide partijen akkoord gaan met de offerte, ga je over tot een aanvaarding. Het is belangrijk om dit expliciet te zeggen. Het beste is om te bevestigen dat je akkoord gaat met het aanbod. Mocht je nog over bepaalde (belangrijke) zaken twijfelen, dan is het beter om te bevestigen onder voorbehoud. Bijvoorbeeld: Ik bevestig de opdracht, maar ...

Fase 4: uitvoering

Na de aanvaarding, komt het moment dat de opdracht wordt uitgevoerd. Treden er problemen op bij de uitvoering van de opdracht? Laat dat dan zo snel mogelijk weten en zoek samen naar een oplossing. Ook over onverwachte gebeurtenissen kan je vooraf afspraken maken in de algemene voorwaarden van je contract.

Fase 5: opstellen en uitsturen van de factuur

Na de uitvoering stuur je de factuur op. Het opstellen en uitsturen van een factuur is wettelijk vastgesteld. Je moet rekening houden met een aantal formaliteiten. Meer informatie over de factuur vind je hier terug.

We raden je aan om een goed modelcontract uit te werken voor jouw praktijk. Een goed modelcontract is een contract dat je minimaal moet aanpassen voor iedere nieuwe opdracht. Van zodra je dat hebt, zit je voor een tijdje goed.

Er bestaan verschillende vormen en maten van contracteren. Op onze kennisbank hebben we een overzicht van de verschillende contracten. Je hoeft dus niet het warm water opnieuw uit te vinden, maar kan deze gebruiken om zelf aan de slag te gaan.

Na het lezen van ons kennisbankartikel Aan de slag met contracten: ontcijfer, begrijp en onderteken kan je zelf aan de slag gaan om een contract op te stellen en ben je vertrouwd met de veelvoorkomende juridische termen. Zo kan je zonder zorgen dat contract ondertekenen.

Wil je meer weten, bekijk dan ons webinar over contracteren:

De algemene voorwaarden van een contract zijn de kleine lettertjes die je waarschijnlijk (nog of bijna) niet hebt besproken tijdens de onderhandelingen.

Algemene voorwaarden zijn in principe een juridisch vangnet voor zaken die je niet expliciet besprak met de opdrachtgever. Het zijn zaken die vaak terugkomen, die voor jouw werking belangrijk zijn, bijvoorbeeld: wie regelt de vergunning, wat zijn de opzeggingstermijnen, wat bij overmacht, wat zijn de betaaltermijnen ...