Wat houdt contracteren in?

Afspraken maken we de hele dag door.

Je hebt een project en wilt samenwerken met je beste vriend. De vzw wenst graag een voorstelling uit te brengen en schakelt daarvoor 10 artiesten in. Je hebt een opdracht gekregen voor het schrijven van een bloemlezing.  Alle gesprekken rond deze opdrachten, de repetities voor de voorstelling, de samenwerking of de creatieopdracht zorgen voor opportuniteiten en afspraken. Maar soms ook voor wat onduidelijkheden. Om problemen te voorkomen is het aangeraden om die afspraken vast te leggen in een contract.

In dit artikel leggen we je uit hoe je tot een contract komt en waar je rekening mee moet houden.

Nieuwe wetgeving

Sinds 1 januari 2023 is er nieuwe wetgeving rond het sluiten van contracten. Het gaat over het nieuwe Burgerlijk Wetboek, Boek 5. Verbintenissen. Er zullen voor een tijdje dus twee wetboeken bestaan, namelijk het oude Burgerlijk Wetboek van 1804 en het nieuwe Burgerlijk Wetboek, Boek 5. 

Hoe zal dit concreet in zijn werking gaan? 

Voor alle contracten gesloten voor 1 januari 2023 gelden de regels van het oude Burgerlijke Wetboek.

Bijvoorbeeld: Je hebt een creatieopdracht afgesloten op 6 juli 2022. De regels van het oude Burgerlijk Wetboek zullen van toepassing zijn op jouw overeenkomst. Stel dat er in 2024 problemen zijn rond de uitbetaling van jouw opdracht, dan blijven toch de oude regels van het oude Burgerlijk Wetboek gelden en niet het nieuwe Burgerlijke Wetboek.

Voor alle contracten gesloten na 1 januari 2023 gelden de regels van het nieuwe Burgerlijke Wetboek.

De fases die leiden tot een contract

Hoewel het vaak aanvoelt alsof je heel snel tot een contract komt, doorloop je (al dan niet bewust) enkele fases. We gaan hier kort op in:

Fase 1: de onderhandelingsfase

Dit gaat over het moment (of de momenten) wanneer je gaat samenzitten om het project/opdracht/co-productie/voorstelling te bespreken. Het is belangrijk dat je op voorhand goed weet wat belangrijk voor jou is en waarvan je niet wilt afwijken.

Voorbeeld

Je loon is belangrijk en je wilt niet minder dan een bepaald bedrag verdienen. De speeldata zijn minder belangrijk voor je en je stelt je flexibel op om tegemoet te komen aan de agenda van de andere.

Weet dat je tijdens de onderhandelingsfase al afspraken maakt waarop je niet meer kan terugkomen.

In juridische termen gaat het over de pre-contractuele afspraken die bindend kunnen zijn.

Fase 2: de offerte 

Je stuurt een offerte op naar de persoon met wie je de samenwerking aangaat. In de offerte neem je alle belangrijke elementen op die zijn afgesproken. Elementen zoals:

  • beschrijving van de partijen (naam, voornaam, adres, kbo nummer)
  • beschrijving van de opdracht deadlines tegen wanneer de opdracht of delen van de opdracht moeten worden volbracht
  • opsomming van de kosten uurloon/forfaitaire prijs (+btw)
  • afspraken over: aanlevering van een draft, aanlevering van model, communicatie met drukkers, etc
  • vermelding van de geldigheidsduur van de offerte

Een offerte wordt gezien als het aanbod.

Fase 3: aanvaarding

De tegenpartij aanvaardt je offerte al dan niet. Het contract kan pas totstandkomen als het aanbod (offerte) is aanvaard. 

Fase 4: uitvoering

Je voert de opdracht uit. Mochten er zich onverwachte zaken voordoen, dan is het belangrijk dat je de tegenpartij hiervan zo snel mogelijk op de hoogte stelt. Maar ook dat je over deze onverwachte gebeurtenissen afspraken maakt. Deze afspraken kan je vastleggen in de algemene voorwaarden.

Fase 5: opstellen en uitsturen van de factuur

Meer informatie over de factuur vind je hier.

Voorwaarden om een contract te sluiten

Laten we bij het begin beginnen: wat is een contract en waaraan moet het voldoen? Heel eenvoudig gesteld is een contract een afspraak tussen twee of meer personen. De wet stelt 4 voorwaarden waaraan iedere overeenkomst dient te voldoen:

1. Je gaat bewust en uit vrije wil akkoord met de afspraken

Ga je akkoord met de afspraak, zorg dat je een duidelijk beeld hebt van wat de gevolgen zijn.

Voorbeelden waarin dat niet het geval is

Je gaat akkoord om een beeld te maken, maar je ging er van uit dat de kosten hier niet inbegrepen waren. Aan die prijs had je namelijk nooit de opdracht aanvaardt.

Je hebt toegezegd om mee te spelen in een voorstelling, maar je bent niet op de hoogte dat je rol of de repetitie of speeldata gewijzigd konden worden. 

Het is belangrijk dat beide partijen elkaar goed informeren over alle belangrijke aspecten van de samenwerking.

Je hebt geen algemene informatieplicht om alle informatie te overhandigen aan elkaar. Maar het is wel de plicht, om binnen de context van de samenwerking, elkaar voldoende te informeren over de hoedanigheid, de verwachtingen en wat je precies gaat doen. 

Nieuw is dat de wetgever aandacht heeft geschonken aan het concept 'misbruik van omstandigheden'.

Het gaat om de situatie waarbij je een contract afsluit maar een kennelijk onevenwicht bestaat tussen de prestaties van beide partijen als gevolg van misbruik van omstandigheden die verbonden zijn aan de zwakke positie van de tegenpartij.

2. Je beschikt over de mogelijkheid om een overeenkomst te sluiten

De wetgever maakt het onderscheid tussen rechts -en handelingsbekwaamheid. Dit is de mogelijkheid om te kunnen handelen en afspraken te maken. 

Rechtsbekwaamheid

Rechtsbekwaamheid gaat over het al dan niet hebben van de rechten. Bezit je de rechten? Als je eigenaar bent van een goed, dan mag je over dat voorwerp een contract sluiten. Aan de andere kant kan je als huurder een gehuurd goed niet zomaar verkopen. 

Voorbeeld

Je hebt als beeldend kunstenaar een kunstwerk gemaakt. Jij bent de eigenaar van het kunstwerk en kan dus deze verkopen.

Handelingsbekwaamheid

Handelingsbekwaamheid houdt in dat je niet enkel beschikt over de rechten, maar dat je die rechten ook mag uitoefenen.

Voorbeeld

Je wilt als minderjarige meespelen in een musical. Je kan dit niet zomaar doen omdat je minderjarige bent. Je ouders tekenen voor jou het contract.

3. Het voorwerp van het contract is duidelijk omschreven

In principe ben je vrij om afspraken te maken, dat is de basis van contractvrijheid.

Wanneer je onderhandelt dient het voorwerp (datgene waarover jullie onderhandelen) enerzijds in de handel te zijn en anderzijds bepaald of bepaalbaar.

Het voorwerp moet ook geoorloofd zijn, dat houdt in dat je niet mag onderhandelen over zaken die in strijd zijn met de openbare orde of het dwingend recht. In dat geval kan het contract nietig worden verklaard.

Voorbeeld

Je hebt een muziekstuk gecomponeerd en je verkoopt dit stuk. Of je onderhandelt over een muziekstuk dat je in de toekomst gaat maken. In dat geval is het voorwerp van de overeenkomst bepaalbaar.

4. De geoorloofde oorzaak

Deze voorwaarde gaat over de redenen of motieven die je hebt om een contract af te sluiten. Het gaat om de onmiddellijke bestaansreden, de inwendige rechtvaardiging om een contract te sluiten. 

Wanneer jouw motief is ingegeven in het doen ontstaan of het in standhouden van een situatie die in strijd is met de openbare orde, dan mag dat niet.

Algemene voorwaarden

Wat zijn de 'algemene voorwaarden' van een contract? Het gaat over het geheel van rechten en plichten die partijen tegenover elkaar hebben. Vaak zijn dit alle niet-uitgesproken bepalingen zoals: wat in geval van overmacht/vreemde oorzaak? Wat is de betaaltermijn? Wat in geval van laattijdige betaling? 

Vanaf wanneer maken algemene voorwaarden deel uit van het contract? 

1. De andere partij moet er effectief kennis van kunnen nemen en aanvaarden.

De volgende drie criteria kunnen je daarbij helpen om na te gaan of: 

  1. De wederpartij op redelijke wijze de mogelijkheid heeft gehad om kennis te nemen van de contractuele voorwaarden. 
  2. Deze mogelijkheid voorafgaand aan de totstandkoming van de overeenkomst bestond. 
  3. De voorwaarden uitdrukkelijk of stilzwijgend door de wederpartij zijn aanvaard. 

Maar wat houdt dit concreet in?  

Over het algemeen gaat het over de mogelijkheid om kennis te nemen van de algemene voorwaarden. Het is dus niet noodzakelijk dat je de algemene voorwaarden hebt gelezen, maar wel dat je die hebt ontvangen. 

Als contractpartij doe je er dus alles aan om jouw algemene voorwaarden ter kennis te brengen aan de tegenpartij, maar het is niet jouw verantwoordelijkheid dat deze effectief worden gelezen. 

Handel je met consumenten (die geen onderneming uitbaten), houd dan rekening met de taal van algemene voorwaarden.

De taal moet duidelijk en begrijpbaar zijn voor de gemiddelde consument zodat je de economische en juridische gevolgen goed kan begrijpen. 

Het kan zijn dat beide partijen algemene voorwaarden hebben, maar dat bepaalde clausules elkaar tegenspreken. Is dat het geval, dan heb je te maken met de zogenaamde knock-out regeling. Hierdoor kunnen onverenigbare clausules niet worden gebruikt en moet je teruggrijpen naar de algemene regels uit het nieuwe Burgerlijk Wetboek.

Tip

Bij het opsturen van een offerte stuur je de algemene voorwaarden mee op en vraag je een bevestiging. Of zorg ervoor dat je een leesbevestiging ontvangt. Indien je de algemene voorwaarden op papier overhandigt, zorg ervoor dat deze worden ondertekend met een handtekening of paraaf.

Specifieke situaties

Wijziging van omstandigheden (imprevisieleer)

De imprevisieleer speelt als de uitvoering van de verbintenis in aanzienlijke mate is verzwaard of bemoeilijkt ten gevolge van onvoorzienbare en ontoerekenbare omstandigheden.

Voorbeeld

Je hebt afgesproken om 3 sets van 60 keramieke voorwerpen te maken. Plotseling stijgen de prijzen van de energiekosten en de grondstoffen. Het gaat je meer kosten (dan voorzien) om die 180 keramieke voorwerpen te maken. Je wilt jouw prijs met de opdrachtgever heronderhandelen.

Onder de imprevisieleer is dat mogelijk als aan volgende voorwaarden is voldaan:

  • Je hebt een onvoorziene verandering van omstandigheden

  • Die de uitvoering van het contract buitensporig zwaar maakt

  • Die verandering van omstandigheden mag niet te wijten zijn aan jou

  • Je mag het risico hiervan niet voor jouw rekening genomen hebben

  • De imprevisie mag niet uitgesloten zijn door het contract

Misbruik van omstandigheden

Voorbeeld

Je sluit als beginnende kunstenaar een contract af met een opdrachtgever. Het gaat om een contract dat je niet had willen sluiten. Je wilde deze eigenlijk niet sluiten, maar omwille van jouw precariteit/onervarenheid/afhankelijkheid sluit je het contract af. Tijdens het afsluiten van het contract was de opdrachtgever op de hoogte van jouw situatie (misbruik van jouw omstandigheid) en nam er misbruik van door veel meer te vragen tegen een veel lagere prijs (kennelijk onevenwicht).

Je kan je op deze regeling beroepen als je het volgende kan aantonen:

  • Kennelijk onevenwicht tussen de afgesproken prestaties
  • Misbruik van concrete omstandigheden
  • Een verband tussen het onevenwicht en het kennelijk misbruik

In dit geval kan je als zwakke partij aanspraak maken op: de aanpassing van het contract door de rechter en indien het misbruik doorslaggevend is, op de relatieve nietigheid.

Vroegtijdige ontbinding

Het gaat om de situatie waarbij een opdrachtgever (schuldeiser) voorziet (of met goede redenen vreest), dat de opdrachtnemer de contractuele verbintenis niet kan of zal worden nagekomen. Dit gaat over de situatie nog vóór het moment waarop de verbintenis zou moeten zijn uitgevoerd.

Voorbeeld

Je hebt als opdrachtgever de opdracht gegeven om beelden te maken voor de start van de zomer. Deze bestelling is geplaatst in opdracht van een kuststadje. De stad heeft laten weten dat er een fikse boete zal volgen indien er geen beelden op het strand staan tegen het begin van de zomer. De lente is bijna op haar einde, maar de kunstenaar laat niets meer van zich weten. Om te voorkomen dat jij een boete krijgt, ontbind je de opdracht en zoek je iemand anders.

Dit is mogelijk indien de gevolgen van niet-nakoming van de verbintenis door de schuldenaar voldoende ernstig zijn. Hierdoor kan de schuldeiser op eigen risico, en nadat de schuldenaar ertoe is aangemaand om de verbintenis binnen een redelijke termijn uit te voeren, de overeenkomst vroegtijdig ontbinden.  

Exceptie van niet-uitvoering

Op grond van deze exceptie kan de benadeelde contractspartij, zonder tussenkomst van een rechter, de nakoming van haar eigen verbintenissen opschorten met de bedoeling de wederpartij ertoe aan te zetten de overeenkomst uit te voeren.

Prijsvermindering

De prijsvermindering is ook een nieuwigheid in het nieuwe Belgische verbintenissenrecht. Het gaat om de situatie waarbij de niet-nakoming  onvoldoende ernstig is om de ontbinding te rechtvaardigen, maar de schuldeiser kan een prijsvermindering eisen om zo de wederzijdse verbintenissen weer in evenwicht te brengen.

De opdrachtgever kan zich op de prijsvermindering te beroepen door dit in rechte te vorderen, of de prijsvermindering eenzijdig toe te passen via een schriftelijke en gemotiveerde kennisgeving aan de schuldenaar.

Checklisten

In onze kennisbank vind je een artikel met een aantal checklisten die je ter hand kan nemen wanneer je afspraken maakt met iemand. Je vindt de checklists hier.

Wil je meer weten, bekijk zeker ook het webinar over contracteren:

1