Een vzw is een samenwerking tussen natuurlijke personen of rechtspersonen die een belangeloos maatschappelijk doel nastreven.

Belangeloos doel

Het doel van de vzw moet belangeloos zijn. Maar door de nieuwe wetgeving mag een vzw alle (economische) activiteiten uitoefenen om dit doel te bereiken. Deze activiteiten moet ze duidelijk omschrijven in haar statuten. 

Opgelet

Als de fiscus oordeelt dat de economische activiteiten van de vzw niet in verhouding staan tot het bereiken van haar belangeloos doel, dan kan hij die inkomsten onderwerpen aan de vennootschapsbelasting. 

De fiscus beoordeelt het volledige plaatje en onderzoekt hoe de vzw haar activiteiten organiseert en beheert: hoe voert ze reclame, welke verkoopmethoden gebruikt ze, hoe financiert ze haar activiteiten en hoeveel personeel werft ze aan. 

Minimumkapitaal

Ook de nieuwe wet vereist geen minimumkapitaal om een vzw op te richten. Met de opbrengsten uit haar activiteiten kan de vzw nieuwe projecten financieren om haar belangeloos doel te blijven realiseren. 

Leden

Een vzw heeft stichtende en werkende leden. Sommige vzw's hebben ook toegetreden leden. Volgens de nieuwe wet moet de vzw de rechten en plichten van de toegetreden leden in haar statuten opnemen. In de oude wet volstond hiervoor het huishoudelijk reglement. 

Elk lid is vrij om uit de vereniging te treden door zijn ontslag aan te bieden aan het bestuursorgaan. Een lid dat zijn bijdrage niet betaalt kan geacht worden ontslag te nemen. 

We onderscheiden volgende soorten leden: 

  • De stichtende leden zijn de oprichters van de vzw. Ze zijn meteen ook de eerste werkende leden van de algemene vergadering. 
  • De statuten moeten de voorwaarden omschrijven om als werkend lid te kunnen toetreden. Werkende leden hebben stemrecht op de algemene vergadering. Ze beslissen autonoom volgens de bevoegdheden die ze ontlenen aan de wet of de statuten. Van de werkende leden moet de vzw een ledenregister bijhouden op haar maatschappelijke zetel. Dit kan in de vorm van een excel- of word-document. 
  • De toegetreden leden kunnen deelnemen aan de activiteiten van de vzw of de faciliteiten van de vzw gebruiken, eventueel na betaling van een lidgeld. Een theatergezelschap bijvoorbeeld kan faciliteiten als podium en rekwisieten ter beschikking stellen van haar (betalende) leden. Toegetreden leden hebben geen stemrecht op de algemene vergadering. 

Vrijwilligersverzekering

Een vzw moet zijn vrijwilligers verzekeren. Het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk biedt voor 1.000 vrijwilligersuren een gratis verzekering aan startende vzw’s of vzw’s zonder personeel. 

Organen

De verplichte organen van een vzw zijn de algemene vergadering en het bestuursorgaan. Daarnaast kan een vzw ook een dagelijks bestuurder of vertegenwoordiger hebben. 

In principe telt het bestuursorgaan minstens drie bestuurders. Alleen als de algemene vergadering twee leden telt, telt het bestuursorgaan ook maximum twee bestuurders. In dat geval heeft de voorzitter geen doorslaggevende stem. De oude regel dat de algemene vergadering altijd een lid meer moet hebben dan het bestuursorgaan, verdwijnt. 

De algemene vergadering: 

Oefent de bevoegdheden uit die de wet en de statuten haar toekennen. De werkende leden kunnen deelnemen aan deze vergaderingen. Volgens de wet heeft de algemene vergadering de bevoegdheid om: 

  • de statuten te wijzigen; 
  • bestuurders en een commissaris te benoemen, hun ambt te beëindigen en ze te bezoldigen; 
  • kwijting te verlenen aan de bestuurders en de commissaris; 
  • de jaarrekening en de begroting goed te keuren; 
  • de vereniging te ontbinden; 
  • een lid uit te sluiten; 
  • een vzw om te zetten in een ivzw, een CV erkend als sociale onderneming of een erkende CVSO; 
  • de vzw vlot te reorganiseren door de procedure 'inbreng om niet' toe te laten, bijvoorbeeld om een afdeling van een vereniging over te nemen; 
  • andere zaken uit te voeren, bepaald in de wet of in de statuten. 

De statuten kunnen bijkomende bevoegdheden aan de algemene vergadering opdragen waarvoor een beslissing van de algemene vergadering vereist is. 

De algemene vergadering komt samen, zodra de wet of de statuten dit vereisen of zodra een vijfde van de leden dit vraagt.  

Ze moet minstens eenmaal per jaar vergaderen om de jaarrekening en de begroting opgemaakt door het bestuursorgaan goed te keuren en kwijting aan de bestuurders te verlenen. De wet voorziet dat de algemene vergadering de jaarrekening en begroting binnen de 6 maanden na het afsluiten van het boekjaar moet goedkeuren. Hierdoor kan het dat de algemene vergadering zich pas uitspreekt over de begroting in het midden van het werkjaar. In het kader van een goed bestuur is het daarom aangewezen om minstens een tweede algemene vergadering te plannen, zodat de begroting voor het nieuwe jaar reeds voor het werkjaar waarop zij betrekking heeft goedgekeurd kan worden. 

Ze brengt de bestuurders, leden en de commissaris minstens vijftien dagen op voorhand op de hoogte van de vergadering (vroeger was dit minstens acht dagen). Over de wijze van bekendmaking kunnen er in de statuten afspraken gemaakt worden (bij mail, per brief…). In principe heeft elk lid gelijk stemrecht maar hiervan kan afgeweken worden. Beslissingen worden genomen bij meerderheid, tenzij de statuten of de wet anders bepalen. 

Ze kan enkel geldig beslissen over zaken die op de agenda werden geplaatst.  

Beslissingen van de algemene vergadering worden normaal bij meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde stemmen genomen. De statuten kunnen hiervan afwijken. Werkende leden kunnen zich ook laten vertegenwoordigen op de algemene vergadering door andere leden of, indien de statuten dit toelaten, door derden die geen lid zijn van de algemene vergadering. In de statuten wordt de regeling om zich te laten vertegenwoordigen uitgeschreven.  

Voor een statutenwijziging moet 2/3e van de leden aanwezig zijn. Bij gebrek hieraan wordt een tweede oproep gelanceerd. Beslissingen worden genomen met een 2/3e meerderheid van de aanwezige stemmen. Onthoudingen tellen niet mee (ook niet als tegenstem). Om het voorwerp of het belangeloos doel van de vzw te wijzigen is bovendien een 4/5e meerderheid nodig. De beslissingen worden bijgehouden in de notulen. 

De beslissingen van de algemene vergadering worden neergeschreven in notulen en bijgehouden op de zetel van de vzw waar alle leden het recht hebben om deze notulen te raadplegen. 

Het bestuursorgaan: 

Oefent de overige bevoegdheden uit, namelijk alle handelingen waarvoor de algemene vergadering niet bevoegd is en die het doel van de vzw ten goede komen, zoals afspraken met leveranciers, met de subsidiërende overheid of met verzekeraars. Hiervoor kan zij personeel in dienst nemen of één of meer dagelijks bestuurders of vertegenwoordigers aanduiden. 

Stelt jaarlijks de jaarrekening en de begroting van de vzw op, die de algemene vergadering daarna moet goedkeuren. In principe volstaat één vergadering per jaar waarop dit wordt beslist. In het kader van een goed bestuur komt het bestuursorgaan meerdere keren per jaar samen om haar bevoegdheden uit te oefenen. 

Beslist in principe als college. Dit betekent dat zij een beslissing tracht te nemen waarmee alle bestuurders van het bestuursorgaan zich kunnen verzoenen. Bij gebrek aan consensus kunnen beslissingen bij meerderheid van de bestuurders genomen worden. Beslissingen worden neergeschreven in notulen en bijgehouden op de zetel van de vzw, waar alle leden het recht hebben deze notulen te raadplegen. 

Bovendien kan een één- of meerhandtekeningsclausule worden voorzien in de statuten waardoor ook één of meer bestuurders de vzw kunnen verbinden met derden. Indien deze bestuurders hun bevoegdheid overschrijden (bv. bevoegdheid is beperkt tot verbintenissen tot 5.000 euro maar de bestuurder(s) sluiten een contract af voor 7.000 euro), zal de vzw deze verbintenis toch moeten nakomen (Prokura-leer), tenzij zij bewijst dat derden op de hoogte waren van deze bevoegdheidsbeperking. Een loutere publicatie van de bevoegdheidsbeperking in de statuten volstaat niet om de goeder trouw van derden te doorbreken. 

De bijeenroeping van het bestuursorgaan wordt niet in de wet omschreven. De statuten kunnen deze regeling uitwerken. In de praktijk zal de voorzitter de overige bestuurders uitnodigen. 

  • legt jaarlijks verantwoording af aan de algemene vergadering. Die kan kwijting verlenen aan de bestuurders die hun taak naar behoren hebben uitgeoefend of hen eventueel aansprakelijk stellen. 
  • wordt gecontroleerd door de algemene vergadering. 

Vertegenwoordiger

De vzw kan ook een vertegenwoordiger benoemen. De benoeming van een vertegenwoordiger moet worden gepubliceerd in de KBO via een neerlegging bij de griffie van de Ondernemingsrechtbank. Vertegenwoordigingsbevoegdheden worden uitdrukkelijk in de statuten omschreven, bijvoorbeeld: de vertegenwoordiger is bevoegd om in naam van de vzw op te treden voor de rechtbank, om contact op te nemen met de bank, de btw-dienst... Een vertegenwoordiger moet niet noodzakelijk in het bestuursorgaan zetelen. 

Dagelijks bestuur: 

De nieuwe wetgeving laat toe om een dagelijks bestuurder aan te duiden als de statuten dit voorzien. Een dagelijks bestuurder kan beslissen over:  

  • minder belangrijke zaken;  
  • spoedeisende zaken waarvoor het bestuursorgaan niet op tijd kan worden samengeroepen; 
  • dagelijkse handelingen. 

Ook dagelijks bestuurders moeten worden gepubliceerd in de KBO via een neerlegging van hun benoeming bij de griffie van de Ondernemingsrechtbank. Bij het oprichten van de vzw en het neerleggen van de statuten kan de benoeming van de dagelijks bestuurders samen met de neerlegging van de statuten gepubliceerd worden. 

Commissaris of bedrijfsrevisor: 

Enkel zeer grote vzw's benoemen een commissaris of bedrijfsrevisor. 

Statuten

De oprichters van de vzw stellen de statuten op en leggen ze neer op de griffie van de ondernemingsrechtbank. Ze bevatten de grondbeginselen van de organisatie van de vzw en alle wettelijk verplichte vermeldingen, namelijk: 

  • naam en aanduiding van het gewest waar de vzw is gevestigd; 
  • het minimum aantal leden; 
  • een precieze omschrijving van het belangeloos doel en van de activiteiten van de vzw; 
  • de voorwaarden voor toe- en uittreding van de leden; 
  • de bevoegdheden en bijeenroeping van de algemene vergadering; 
  • de wijze waarop bestuurders benoemd worden en de duur van het mandaat; 
  • de eventueel wijze waarop vertegenwoordiger(s) en dagelijks bestuurder(s) benoemd worden en de wijze waarop hun ambt beëindigd wordt; 
  • de maximum bijdrage van de leden; 
  • het belangeloos doel waaraan de vzw haar vermogen stort bij ontbinding; 
  • de duur van de vzw; 

Bovenstaande vermeldingen vormen de minimumvermeldingen. Voor het oprichten van je vzw kan je beroep doen op onze modelstatuten en checklist. Laat je hierbij zeker nog verder adviseren om de statuten op maat op te maken. 

Indien je de statuten van je bestaande vzw moet omvormen naar de nieuwe wetgeving kan onze checklist je verder helpen.

Laatste gewijzigd: 27/06/2019 - 13:23

Checklist statuten bestaande vzw

Organisatievormen

Voorbeelddocumenten

Laatste gewijzigd: 26/08/2019 - 15:39

Voorbeeldstatuten vzw

Organisatievormen

Voorbeelddocumenten

Aansprakelijkheid

Een vzw heeft rechtspersoonlijkheid. De leden handelen dus in naam van de vzw en verbinden zich niet persoonlijk. De vzw is gebonden door de handelingen van al haar bestuurders, ook als die buiten haar bevoegdheid vallen. 

In dat geval kan de vzw haar bestuurders achteraf wel persoonlijk aanspreken op basis van de bestuurdersaansprakelijkheid. De oprichters van een vzw hebben geen oprichtersaansprakelijkheid. 

Een vzw oprichten

Opstellen oprichtingsakte 

Om een vzw op te richten, moet je een oprichtingsakte met statuten opstellen. Je kan dit zelf doen, via een onderhandse oprichtingsakte of je kan een authentieke oprichtingsakte laten opstellen door een notaris. Zelf een onderhandse oprichtingsakte opstellen is goedkoper dan een authentieke akte te laten opstellen. 

In de oprichtingsakte worden naast de statuten volgende gegevens meegedeeld: 

  • identiteit van iedere oprichter 
  • nauwkeurige aanduiding van het adres van de vzw 
  • identiteit van de bestuurders, dagelijks bestuurders en vertegenwoordigers (en eventuele commissaris) 

Benoemen van de bestuurders 

De benoeming van de bestuurders is een bevoegdheid van de algemene vergadering. De algemene vergadering kan de bestuurders bij de oprichting in een apart proces verbaal van de algemene vergadering of in hetzelfde document van de oprichtingsakte maar onderscheiden van de statuten. 

De benoeming van een dagelijks bestuurder is geen (exclusieve) bevoegdheid van de algemene vergadering maar kan beslist worden door het bestuursorgaan. Deze beslissing dient te worden gepubliceerd. 

Neerleggen oprichtingsakte en publicatie in Belgisch Staatsblad 

Een vzw kan opgericht worden na neerlegging van de oprichtingsakte op de griffie van de ondernemingsrechtbank of online via www.e-griffie.be. De neerlegging online is goedkoper dan de neerlegging op de griffie van de rechtbank. Tot slot maakt de griffie de oprichtingsakte bekend via publicatie in het Belgisch Staatsblad. 

De bevoegde rechtbank kan je hier terugvinden.

De griffie heeft inhoudelijk geen bevoegdheid om na te gaan of de statuten voldoen aan de wettelijke vereisten. 

Vanaf het moment van de neerlegging van de oprichtingsakte, met de statuten en de benoeming van de bestuurders bezit de vzw rechtspersoonlijkheid. 

Inschrijven in de Kruispuntbank van Ondernemingen 

Na neerlegging van de statuten op de griffie krijgt de vzw een ondernemingsnummer waarmee zij wordt ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Op dit moment wordt dit nog door de griffie gedaan. Een toekomstig kb zou aan de verenigingen een actieve inschrijvingsplicht in de KBO opleggen. Op basis hiervan moeten verenigingen zich bij een ondernemingsloket zelf inschrijven in de KBO. Voor hen is deze inschrijving gratis. In de Kruispuntbank vind je informatie over alle ondernemingen terug. 

Verenigingsdossier 

Op de griffie wordt een verenigingsdossier van elke vzw bijgehouden. Dit verenigingsdossier bestaat uit: 

  • De statuten 
  • Akten waarin de (dagelijks) bestuurders, vertegenwoordigers en commissarissen worden benoemd 
  • Akten met beslissingen over de nietigheid of de ontbinding van de vereniging, de vereffening ervan en de benoeming en ambtsbeëindiging van de vereffenaars 
  • De jaarrekening 

Een wijziging van de statuten, een benoeming van een bestuurder of een beslissing tot vereffening moet bij uittreksel gepubliceerd worden in het verenigingsdossier op de ondernemingsrechtbank. De griffie zal de wijzigingen laten publiceren in het Belgisch Staatsblad. Bij uittreksel houdt in dat je enkel de beslissing zelf, of het relevante deel van de statuten, moet laten publiceren. 

Voor de publicatie vind je op de website van de FOD Justitie modelformulieren die je hiervoor kan gebruiken.

De tarieven verbonden aan de publicatie van een formulier kan je hier terugvinden. Deze tarieven zijn onafhankelijk van de omvang van de publicatie. De betaling gebeurt uitsluitend per cheque, postassignatie of voorafgaandelijke overschrijving of storting op rekening BE48 6792 0055 0227 van het Belgisch staatsblad. Deze betaalmiddelen of bewijs van betaling moeten samen met de originele en de te publiceren documenten worden bezorgd aan de griffie. 

De jaarrekening van een kleine vzw moet neergelegd worden op de griffie van de ondernemingsrechtbank. De jaarrekening van een grote vzw moet neergelegd worden bij de Nationale Bank van België. Vanaf 1 januari 2021 zou de jaarrekening van een kleine vzw eveneens neergelegd moeten worden bij de Nationale Bank van België. 

Laatste gewijzigd: 27/06/2019 - 13:23

Checklist statuten op te richten VZW

Organisatievormen

Voorbeelddocumenten

Laatste gewijzigd: 26/08/2019 - 15:39

Voorbeeldstatuten vzw

Organisatievormen

Voorbeelddocumenten