De financiële prognose of begroting is de inschatting van inkomsten en kosten. 

Alle bedragen worden op jaarbasis berekend in tegenstelling tot de begroting. Daar worden de bedragen voor de totaliteit van het project berekend. 

Hoe ga je te werk

De makkelijkste manier om een prognose op te maken is bij elke activiteit, elk onderdeel van je project je af te vragen welke uitgaven en inkomsten daaruit kunnen ontstaan.  Je lijst alles op. 

De uitgaven kan je vervolgens opdelen in kostensoorten. In je uiteindelijke prognose zal je alle kosten die tot eenzelfde soort horen, clusteren. Voor die clustering kan je gebruik maken van het rekeningstelsel zoals je dat terugvindt in je boekhouding. 

Van rekeningstelsel tot prognose

Het rekeningstelsel is een officiële genummerde indeling van de soorten bezittingen, schulden, opbrengsten en kosten. Alle ondernemers in alle sectoren in Vlaanderen maken hiervan gebruik.  Op het einde van het jaar worden daaruit 2 zaken opgemaakt: de balans en de resultatenrekening.

De balans toont de bezittingen en hoe ze verworven zijn; de resultatenrekening toont het resultaat tussen inkomsten en kosten. Dit maakt de boekhouding duidelijk en transparant. In het financieel plan denken we vooruit en maken we een prognose van de resultatenrekening. 

Structuur van de prognose

Opbrengsten of inkomsten 

   - Aankopen grondstoffen en handelsgoederen 

   - Diensten en diverse goederen 

   - Bezoldigingen van personeel in vaste dienst 

   - Afschrijvingen 

   - Financiële kosten 

= winst of verlies voor belastingen 

   - Belastingen 

= winst of verlies  

Over welke opbrengsten of inkomsten beschikken we

Mogelijke inkomsten:

  • Verkoop  (link verdienmodel) 
  • Subsidies  
  • Friendraising, giften, mecenaat  
  • Eigen inbreng  
  • Crowdfunding  
  • Auteursrechten 
  • Naburige rechten 

In je prognose verwijs je naar het ondernemingsplan waar je je marketingplan en prijszetting uiteenzet. 

Voorbeeld:

3 theaterproducties per jaar waarbij:  

  • 8 voorstellingen in eigen huis: inkomsten uit ticketverkoop  

  • 10 voorstellingen op locatie waarvoor een uitkoopsom betaald wordt van 5000 euro/avond  

Capaciteit eigen zaal = 150 personen, gemiddelde bezetting 70%  

Bij eigen productie is er inkomen uit horeca gemiddeld 500 euro omzet per avond bij een uitverkochte zaal  

Gemiddelde ticketprijs is 15 euro   

  

  

Aantal voorstellingen  

capaciteit  

eenheidsprijs  

totaal  

Aan 70% bezetting  

ticketverkoop  

24  

150  

15  

54000  

37800  

uitkoopsom  

30  

  

5000  

150000  

150000  

horeca  

24  

  

500  

18000  

12600  

totaal  

  

  

  

  

200400  

 

Aankopen handelsgoederen en grondstoffen

Dit zijn aankopen die rechtstreeks verbonden zijn aan het maken van een tastbaar werk. Een grondstof is bv de steen waaruit een beeldhouwwerk wordt gemaakt. Handelsgoederen zijn aankopen die je doorverkoopt, al dan niet in gewijzigde vorm. Denk aan de voorraad voor horeca, merchandising voorwerpen waar je een print op laat zetten zoals een t-shirt. Als je dat t-shirt zelf zou maken is de stof de grondstof.  

Diensten en diverse goederen

Deze worden onderverdeeld in: 

  • Administratieve kosten en kantoorkosten incl verzekeringen 
  • Huisvestingskosten 
  • Communicatie en promotie 
  • Reis- verblijf en transportkosten 
  • Cateringkosten 
  • Gebruiksgoederen of aankopen van materiaal om te gebruiken bij je creatie, presentatie,.. 
  • Freelancers en vrijwilligers 
  • Vergoedingen voor de bestuurder of zaakvoerder  

Bezoldigingen van personeel in vaste dienst

De vergoedingen voor personeel, werkgeversbijdragen,vakantiegeld, eindejaarspremie, fietsvergoeding, woon- werkverkeer, maaltijdcheques. 

Afschrijvingen

Investeringsgoederen koop je aan met de intentie dat je deze over verschillende jaren zal kunnen gebruiken. De aankoopkost daarvan mag je boekhoudkundig spreiden over verschillende jaren. Afschrijvingen zijn geen werkelijke uitgaven, het is een fiscale regeling.

Er zijn afspraken gemaakt rond de afschrijvingsperiode:  

  • een wagen mag je afschrijven over 3 tot 5jaar 
  • IT materiaal 3 tot 5 jaar 
  • machines 5 tot 10 jaar 
  • auteursrechten 5 jaar 

Financiële kosten

Financiële kosten zijn de kosten van een professionele bankrekening, de rente op een lening, een korting die je hebt gegeven op een factuur, negatieve kasverschillen, interesten op laattijdige betalingen. In het financieel plan kunnen we de eerste twee terugvinden. 

Belastingen

Er wordt een onderscheid gemaakt tussen personenbelasting, rechtspersonenbelasting en vennootschapsbelasting. 

Winst of verlies

Om activiteiten op lange termijn voort te zetten is een zekere winstgevendheid belangrijk. Verlieslatende cijfers, jaar na jaar, kunnen leiden tot het stopzetten van de activiteiten. In een cultuuromgeving wordt rendement ook bekeken in relatie tot het maatschappelijk doel of de missie die je wil bereiken. De rentabiliteit is op zich geen streefdoel maar moet een indicator zijn om voor jezelf een lange termijn werking na te streven.  

Bij een subsidieaanvraag moet het resultaat gelijk zijn aan 0. Een subsidie mag niet dienen om winst te maken, zij vult het tekort aan. In het geval van een projectsubsidie moet het resultaat voor het project gelijk aan 0 zijn, als de ‘onderneming’ (vzw, vennootschap, eenmanszaak) nog andere activiteiten onderneemt die er los van staan, dan mag hier wel winst gemaakt worden.   

Voorbeeld prognose 

Inkomsten  

235 500  

ticketverkoop  

37800  

uitkoopsom  

150000  

horeca  

12600  

subsidie  

35000  

Kosten aankopen  

4000  

voorraad horeca  

4000  

Kosten diverse diensten & goederen  

162 660  

electriciteit, gas, water  

12000  

bureaubenodigdheden  

1200  

verzekeringen  

3000  

onderhoud website  

2300  

boekhouder  

2000  

eigen vergoeding ondernemer (bruto)  

28 000  

sociale bijdragen zelfstandige (optioneel)  

6160  

freelancers  

108000  

Kosten personeel  

41 000  

loon bediende  

28800  

werkgeversbijdragen (25%)  

7200  

vakantiegeld  

3000  

eindejaarspremie  

2000  

Afschrijvingen  

0  

Financiële kosten (bv rente van een lening)  

0  

Resultaat  

27 740  

Belastingen (naargelang eenmanszaak, vzw of vennootschap) hier: 20,4%  

5 658,96  

Netto resultaat  

22 081,04 

 

Uit dit resultaat kunnen we opmaken dat er 22 081,04 euro overblijft als winst. 

Dit heeft enkele voordelen: we zouden krediet kunnen aangaan en met dit resultaat de aflossingen terugbetalen, we kunnen extra freelancers aantrekken, we kunnen reserve opbouwen, we kunnen (kleinere) investeringen contant betalen. Er is een potentieel groeiscenario.

In geval van een negatief resultaat herbegint de oefening en moeten we zien of we kosten kunnen besparen. We kunnen ook op zoek naar meer inkomsten: is er voldoende marge op de verkoopprijs, zijn er capaciteiten onbenut? 

Vaste of variabele kosten

Ter informatie geven we nog het onderscheid tussen vaste en variabele kosten mee. Voor de prognose moet dit onderscheid niet gemaakt worden. Dit onderscheid wordt gemaakt bij prijszetting en de aanvraag van een tax shelter attest. 

We kunnen kosten opsplitsen in ‘uitrusting’ (vaste kosten, overheadkosten) en ‘werkingsmiddelen’ (variabele kosten gerelateerd aan de activiteiten). Er wordt ook wel eens gezegd dat subsidies best de vaste kosten dekken en de inkomsten de variabele kosten die immers rechstreeks gerelateerd zijn aan de activiteiten. 

Uitrusting (vaste kosten, overhead, indirecte kosten)   

  Vaste kosten blijven altijd constant, zij zijn niet rechtstreeks verbonden aan onze activiteiten, maar we hebben ze nodig om te kunnen werken. Enkele voorbeelden:   

  • Een ruimte van waaruit we permanent werken. Deze kan gehuurd worden of gekocht. Als we kopen wordt het een investering, als we huren is het een vaste kost.  
  • Verzekeringen  
  • Een accountant of boekhouder    
  • Belastingen   
  • Algemene marketing zoals website & logo  
  • Kantoorkosten zoals telefonie, internet, kleine kosten (pen & papier, ..)   
  • Vaste medewerkers 

Werkingsmiddelen (variabele kosten, project gerelateerd, directe kosten)   

Variabele kosten nemen toe naarmate we meer projecten gaan uitvoeren. Ze zijn rechtstreeks gelinkt aan het uitvoeren van de activiteit. Enkele voorbeelden:   

  • Hoe meer optredens de drummer doet, hoe vaker hij de drumstokjes moet vernieuwen  
  • Als we kunstwerken gaan uitlenen moeten we deze transporteren. Daar komen verpakkingsmaterialen bij kijken 
  • Hoe groter het festival hoe meer vrijwilligers er nodig zijn 
  • Specifieke reclamecampagnes voor een project   
  • Huren van een tijdelijke locatie, showroom, pop-up, deelname aan een beurs   
  • Verblijfskosten   
  • Distributiekosten   
  • Royalties   
  • Freelancers, interim