De kasplanning geeft een overzicht van de uitgaande en inkomende sommen in een bepaalde periode. 

We maken een inschatting van de toekomstige stand van je bankrekening. Het kasplan is een tijdslijn waarop je per maand de verwachte uitgaande en inkomende bedragen zet. Per maand zie je een kastekort of een kasoverschot. Een tekort wijst erop dat er die maand te weinig geld op de rekening zal staan om je uitgaven te kunnen doen. Je hebt dan een financieringsbehoefte.  

Het is dus geen begroting waar je een inschatting van het totaal aan kosten en inkomsten berekent. Het kasplan is de beste manier om te ontdekken of je financiering nodig hebt, en hoeveel.  

Andere benamingen voor kasplanning zijn cash flow prognose of liquiditeitsprognose. 

Hoe ga je te werk

Je kan een kasplanning maken met een spreadsheet,. Je kan een voorbeeld downloaden. 

Laatst gewijzigd: 15/11/2019 - 10:59

Template kasplanning

Financiering en werkingsmiddelen

Tools

Idealiter loopt je tijdslijn over 18 maanden. Bij het maken van de prognose heb je al nagedacht over welke kosten en inkomsten je te wachten staan. Nu zet je die op een tijdslijn. Daardoor zal je zien of er maanden zijn waar alle kosten samenkomen en je dus mogelijk betalingsproblemen kan ondervinden. Daar ontstaat dan een financieringsbehoefte. 

Uitgaande en inkomende bedragen 

Er is een onderscheid tussen uitgaven en kosten: een uitgaven gaat werkelijk van de rekening af, een kost kan afschrijving zijn die niet van de rekening af gaat, of een korting die je hebt toegekend gaat niet van de rekening af. 

Uitgaven zijn bijvoorbeeld kosten zoals huur of grote aankopen zoals investeringen. Inkomende bedragen zijn dan weer inkomsten uit verkoop, subsidies of kredieten die je aangaat. Je ziet dus elke maand welk saldo op de zichtrekening zou moeten staan. Is er ergens een tekort? Dan weet je dat je op zoek moet naar overbrugging, of aankopen uitstellen, of kosten spreiden.    

Operationele kosten 

De operationele kosten zijn de dagdagelijkse kosten bij de uitvoering van je activiteiten. We hebben geen glazen bol, maar toch kunnen we heel wat kosten accuraat op de tijdslijn zetten.   

Zoals je vaste kosten (ook wel overheadkosten genoemd) die je maandelijks, per trimester of jaarlijks betaalt. Denk daarbij aan huurgelden, verzekeringen, vast personeel.  

De variabele kosten staan in rechtstreeks verband tot je activiteit, ze nemen toe naargelang er meer geproduceerd wordt. Zoals freelancers, huur van materiaal voor een voorstelling, promotie voeren voor een show, voorraad aankopen voor horeca,...    

Inkomsten

De inkomsten kunnen we ook grotendeels voorspellen. Hebben we recht op een subsidie, dan kunnen we inschatten wanneer die op rekening wordt gestort. Als we activiteiten of producten afwerken kunnen die tot inkomsten leiden.  Je schat in hoelang het duurt eer de inkomsten binnenkomen nadat je ‘live’ gegaan bent 

Bedragen BTW inculsief 

Belangrijk daarbij is dat we steeds BTW inclusief werken. We spreken hier immers over werkelijk uitgaande en inkomende bedragen. Daarom zetten we ook de BTW- afrekening (als die van toepassing is) op de kasplanning.  

We volgen het rekeningstelstel 

De benaming die je aan je kosten geeft vinden we achteraf liefst ook terug in de boekhouding. Zo kan je later de juiste cijfers makkelijk terugvinden en je voorspelling vergelijken met de werkelijkheid. Het is raadzaam om daarover met je boekhouder af te stemmen. 

Investeringen 

Als we grote aankopen plannen zetten we die niet onder kosten maar onder investeringen. Dat zijn immers uitzonderlijke uitgaven. Investeringen zijn aankopen van materialen of een gebouw, die we langer dan 1 jaar kunnen gebruiken. Een klassiek voorbeeld is een wagen. Ook al gaan we die kost op enkele jaren afschrijven, op het ogenblik dat we hem kopen gaat het bedrag in één keer van de rekening. Die geplande aankoop zetten we op de maand dat we die willen aanschaffen. 

Financieringen 

Een investering is vaak een grote uitgave die we liever niet betalen met cash geld dat op de rekening staat. Tenzij er een opgebouwde reserve is, hebben we dat geld nodig om onze dagdagelijkse uitgaven te doen. In het andere geval komt het geld binnen en vermelden we van waar het komt: de bank, cultuurkrediet, inbreng in contanten, …  Hier kunnen we ook de kapitaalsaflossingen van kredieten onder brengen. De interest kunnen bij onze kosten zetten.