Waar houd je rekening mee als je iemand tewerkstelt van buiten de EU?

Kort verblijf

Voor een kort verblijf in het Schengengebied kan je werknemer beroep doen op een visa kort verblijf. Een kort verblijf gaat over een verblijf van 90 dagen of minder in een periode van 180 dagen.  
 
Je werknemer-derdelander moet in principe beschikken over een visum om in België te verblijven. Er zijn echter uitzonderingen op dit principe. Wanneer heeft je werknemer geen visum nodig? 

  • Als hij/zij in het bezit is van een geldige verblijfsvergunning afgeleverd door een ander Schengenland of 
  • Als hij/zij afkomstig is uit een land dat is opgenomen in bijlage II bij verordening 2018/1806 van 14 november 2018 of 
  • Als hij/zij van een vrijstelling geniet.  

 De werknemer kan met zijn/haar paspoort of identiteitskaart het land binnen komen. 
 
België legt nog wel een aantal binnenkomstvoorwaarden op. Zo moeten ze kunnen bewijzen dat: 

  • er effectief een reisdoel is; 
  • de verblijfsomstandigheden naar behoren zijn; 
  • dat ze beschikken over voldoende bestaansmiddelen voor verblijf en de terugreis (een verbintenis tot tenlasteneming of eigen bestaansmiddelen). 

 Als de werknemer een visum krijgt, dan kan hij binnen het Schengengebied reizen, maar als hij van plan is om te gaan werken, moet er een bijkomende arbeidsvergunning (of een werkvergunning) aangevraagd worden. 

Artiesten die een internationale faam hebben en niet meer dan 21 dagen per kwartaal in België werken, zijn vrijgesteld van de aanvraag van een werkvergunning. Voor meer informatie verwijzen we je door naar de volgende link.

Als je een aanvraag indient is het van groot belang om de volgende stappen na te gaan: 

  1. Hoe ziet je tour/trip eruit?  
  2. Welk(e) land(en) ga je bezoeken?  
  3. Hoe lang ga je in elk van die landen verblijven?  

Hoe verloopt de aanvraag?  
 
De aanvraag van een visum kort verblijf gebeurt bij de bevoegde Belgische diplomatieke of consulaire post. De bevoegde post is de post in het land dat de enige of hoofdbestemming van de reis is. Sommige ambassades en consulaten besteden de behandeling van visumaanvragen uit aan privéfirma's. Die privéfirma's rekenen soms bijkomende kosten aan. Je kan ten vroegste 6 maanden voor de voorziene vertrekdatum een visum kort verblijf aanvragen en ten laatste 15 dagen voor je vertrek.  

Je dient je visumaanvraag in via het geharmoniseerd aanvraagformulier voor een Schengenvisumaanvraag. Dat formulier kan je gratis krijgen op de bevoegde diplomatieke of consulaire post. Je kan het invullen in het Nederlands, Frans of Duits, of in het Engels. Vul een afzonderlijk aanvraagformulier in voor de minderjarige kinderen die in je paspoort staan en waarover je het ouderlijk gezag hebt of waarvan je de wettelijke voogd bent. 
 
Aanvraag werkvergunning 

Buitenlanders die maximaal 90 dagen als werknemer in België aan de slag willen hebben daarvoor een arbeidskaart nodig.  

De aanvraag van een arbeidskaart is een gewestelijke materie. Wij raden aan dat je bij de verschillende instanties nagaat wat de volgende stappen zijn. 

 
Richtlijnen DVZ 
 
Type aanvraag: ‘de toelating tot arbeid bepaalde duur’ 

Als werkgever dien je voor je werknemer deze aanvraag in bij het bevoegde Gewest. 

Welke documenten moeten er worden voorgelegd? 
 
Voor het onderzoek van zijn aanvraag voor een verblijfsvergunning moet de onderdaan van een derde land de volgende inlichtingen en documenten overleggen:  

  • een kopie van zijn geldig paspoort of daarmee gelijkgestelde reistitel; 
  • het bewijs dat hij beschikt over toereikende bestaansmiddelen, de duur van zijn tewerkstelling als werknemer en, zo nodig, het BTW-nummer van zijn werkgever; 
  • het bewijs van de betaling van de retributie (358 €); 
  • een uittreksel uit het strafregister of een gelijkwaardig document, indien de onderdaan van een derde land ouder is dan 18 jaar; 
  • een medisch attest; 
  • het bewijs dat de onderdaan van een derde land beschikt over een ziektekostenverzekering die alle risico's in België voor hemzelf en zijn gezinsleden dekt.  

Voor de schouwspelartiest in Vlaanderen  
 
Voor de schouwspelartiest kan de werkgever onder welbepaalde voorwaarden een arbeidskaart en arbeidsvergunning aanvragen:
 

  • Hij/zij ontvangt een loon voor zijn artistieke prestaties of werken; 
  • Hij/zij creëert, voert uit of interpreteert artistieke oeuvres in de audiovisuele kunsten, beeldende kunsten, muziek, literatuur, spektakel, theater, choreografie...); 
  • De uitvoering van deze prestaties worden in opdracht gedaan in hoofde van een rechtspersoon of natuurlijk persoon; 
  • Hij/zij verdient jaarlijks minstens 35.104 euro – berekend en aangepast conform BVR 
  • Voor een periode van maximaal 90 dagen in België. 

De schouwspelartiest geniet van een vrijstelling zolang hij/zij niet meer dan 21 dagen in België verblijft voor zijn activiteiten. Voor verdere informatie verwijzen we door naar de volgende link.
 

Lang verblijf

In België maakt men het onderscheid tussen: 

  1. een lang verblijf met een tewerkstelling van bepaalde duur die meer dan 90 dagen bedraagt.  
  2. een lang verblijf met een tewerkstelling van onbepaalde duur.  

 
Voor beide typen verblijf moet je een gecombineerde vergunning (Single Permit) indienen.  
 
Hieronder tref je algemene richtlijnen op basis van de informatie dienstvreemdelingen zaken. De werkvergunning is een gewestelijke materie. Wij raden aan dat je bij de verschillende gewesten nagaat wat de te volgen stappen zijn. 

Richtlijnen DVZ Type aanvraag: ‘de toelating tot arbeid bepaalde duur’ 

Als werkgever dien je voor je werknemer deze aanvraag in bij het bevoegde Gewest via een Single Permit aanvraag.   

Welke documenten moet je kunnen voorleggen? 

  • een kopie van zijn geldig paspoort of daarmee gelijkgestelde reistitel; 
  • het bewijs dat hij beschikt over toereikende bestaansmiddelen, de duur van zijn tewerkstelling als werknemer en, zo nodig, het BTW-nummer van zijn werkgever; 
  • het bewijs van de betaling van de retributie (358 €) 
  • een uittreksel uit het strafregister of een gelijkwaardig document, indien de onderdaan van een derde land ouder is dan 18 jaar; 
  • een medisch attest; 
  • het bewijs dat de onderdaan van een derde land beschikt over een ziektekostenverzekering die alle risico's in België voor hemzelf en zijn gezinsleden dekt. 


 Een lang verblijf met een tewerkstelling van bepaalde duur die meer dan 90 dagen bedraagt.  
 
De voorwaarden voor de werkvergunning zijn de volgende: 

  • Hij/zij ontvangt een loon voor zijn artistieke prestaties of werken; 
  • Hij/zij creëert, voert uit of interpreteert artistieke oeuvres in de audiovisuele kunsten, beeldende kunsten, muziek, literatuur, spektakel, theater, choreografie...); 
  • De uitvoering van deze prestaties worden in opdracht gedaan in hoofde van een rechtspersoon of natuurlijk persoon; 
  • Hij/zij verdient jaarlijks minstens 35.104 euro – berekend en aangepast conform BVR 
  • Voor een periode van meer dan 90 dagen in België. 

 De aanvraag gebeurt door de werkgever. Overloop als werkgever de volgende stappen 
 
I.    Vul het aanvraagformulier (https://www.vlaanderen.be/gecombineerde-vergunning-van-bepaalde-duur/aanvraagformulieren-toelating-tot-arbeid)

II.    Verzamel de nodige gegevens  

  • Identiteitsbewijs  
    • Werknemer is niet in België op moment van aanvraag:  buitenlandse identiteitskaart of een kopie van de persoonsgegevens van het internationaal paspoort 
    • Werknemer is in België : buitenlandse identiteitskaart identiteitskaart of een kopie van de persoonsgegevens van het internationaal paspoort en een kopie van de Belgische verblijfsvergunning. 
  • Een fotokopie van het identiteitsbewijs van de werkgever of dat van zijn volmachthouder; 
  • Een kopie van de arbeidsovereenkomst voor schouwspelartiest - deze overeenkomst bevat een beschrijving van de door de artiest te leveren prestaties, de data en de plaatsen van optreden waarvoor de artiest werd aangeworven, de gepresteerde uren en hun verdeling per dag en per week, het brutobedrag van het dag-, week- of maandloon en de plaats, betaalwijze en -periode van het loon en een brief met uitleg van de werkgever over de aard van de artistieke activiteiten in het kader van de toegang tot arbeid; 
  • Het bewijs van de betaling van de retributie
  • Als de werknemer ouder is dan 18: een getuigschrift waaruit blijkt dat de onderdaan van een derde land niet veroordeeld is geweest wegens misdaden of wanbedrijven van gemeen recht; 
  • Een medisch attest waaruit blijkt dat de onderdaan van een derde land niet is aangetast door een van de ziekten bedoeld in de bijlage bij Wet 15/12/1980; 
  • Een bewijs dat de werknemer over een ziektekostenverzekering beschikt die alle risico's in België voor hemzelf en zijn familieleden dekt; 
  • In geval van detachering: een kopie van het document, afgegeven door de buitenlandse instelling, dat verklaart dat de socialezekerheidswetgeving van dat land van toepassing blijft tijdens de tewerkstelling op het Belgische grondgebied, of, als een internationale overeenkomst daarover ontbreekt, een verklaring van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid dat de voorwaarden om onderworpen te zijn aan het Belgische stelsel voor werknemers, niet vervult zijn. 

III.    Scan het dossier in 
 
IV.    Dien het dossier in  

De Vlaamse overheid heeft een simulator uitgewerkt om na te gaan of uw toekomstige werknemer behoort tot een categorie van buitenlanders die een toelatingen tot arbeid tot arbeid moeten aanvragen. 
 
Een lang verblijf met een tewerkstelling van onbepaalde duur 

Algemene bepalingen 

Een toelating tot arbeid van onbepaalde duur kan worden uitgereikt aan twee groepen van buitenlandse werknemers: 

Categorie 1 
 
De werknemer verblijft wettelijk in België en heeft tenminste vier jaar gewerkt voorafgaande het vijfde jaar dat hoj de aanvraag indient. Tijdens deze periode werkte hij op basis van arbeidskaarten en/of gecombineerde vergunningen.  
 
Categorie 2 
 
Voor de tweede categorie moet de werknemer aan de volgende voorwaarden voldoen:  

  • De werknemer verkreeg het statuut van langdurig ingezeten onderdaan in een andere staat van de Europese Unie. 
  • De werknemer verblijft wettelijk in België. 
  • De werknemer was minstens 12 maanden in België aan het werk in de 18 maanden voor de aanvraag. 
  • De werknemer werkte op basis van arbeidskaarten en/of gecombineerde vergunningen. 

Hoe vraag je deze gecombineerde vergunning aan? 

Stap 1: Vul het aanvraagformulier in

Stap 2: Verzamel de nodige gegevens: 

  • identiteitsbewijs 
    • Is de werknemer nog niet in België op het moment van uw aanvraag? 
      • kopie van het buitenlandse identiteitskaart 
      • kopie van de persoonsgegevens op het internationaal paspoort. 
    • o    Is de werknemer in België op het moment van uw aanvraag? 
      • kopie van Belgische verblijfsvergunning waaruit een wettig verblijf in België blijkt.  
  • kopie van de loonfiches of loonafrekeningen uit de volledige periode waarvoor uw meest recente arbeidstoelating geldig is: 
  • arbeidskaart- en vergunning bij tewerkstelling vóór 1 januari 2019 
  • gecombineerde vergunning bij tewerkstelling na 1 januari 2019. 
  • kopie van het lopende arbeidsovereenkomst of, als die ontbreekt, een ander document dat bewijst dat de werknemer over genoeg beschikt. 
  • bewijs dat de werknemer een ziektekostenverzekering hebt die alle risico’s voor zichzelf en zijn/haar familieleden dekt. 

Stap 3: dien je dossier in 

Afdeling Tewerkstelling en Competenties 
Dienst Economische Migratie 
Koning Albert II-laan 35 bus 20 
1030 Brussel