De procedure van een visum kort verblijf – (type C) – en de toekenningsvoorwaarden ervan.

Een visumaanvraag kort verblijf gebeurt steeds individueel. De persoon die naar België komt moet dus zelf zijn visum aanvragen. Ook als een groep artiesten samen naar België wenst te komen, moet de visumaanvraag individueel door elk lid van de groep gebeuren. De leden van de groep kunnen het gezamenlijk optreden wel aanvoeren als bewijs van hun culturele activiteit.  

Wie langer dan 90 dagen in België als artiest wil verblijven, valt onder de gecombineerde procedure. In deze procedure dien je als werkgever een gecombineerde aanvraag in, waarbij de beslissing zowel geldt als toelating tot arbeid als machtiging tot verblijf. 

De informatie in deze handleiding geldt zowel voor uitvoerende artiesten als voor andere culturele actoren zoals beeldende kunstenaars, curatoren, residenten, juryleden, managers, … 

Als Belgische organisatie die buitenlandse artiesten uitnodigt kan je een belangrijke rol spelen. Ten eerste door artiesten goed te informeren. Daarnaast kan je ook info aanreiken aan de consulaten, zodat ze het belang van de culturele activiteit en de omvang van de (artistieke) prestatie kunnen inschatten. Tracht het consulaat steeds rechtstreeks te contacteren (in plaats van via een derde partij) zodat men een betere beoordeling kan maken. 

De wetgeving rond het toekennen van een visum wordt in eerste instantie door de EU bepaald en toegepast in de nationale Belgische wetgeving. 

Meer info?

Specifieke informatie omtrent de visumaanvragen kan je steeds terugvinden via de website van DVZ, van de FOD Buitenlandse zaken of van het Agentschap Integratie & Inburgering.

Europese regelgeving

Een artiest van buiten de Europese Unie moet zich voor een visumaanvraag wenden tot het consulaat van het land waarnaar hij wil reizen. Een visumaanvraag naar een land binnen de Schengenzone is onderworpen aan de Visumcode (Verordening nr. 810/2009) en de Schengengrenscode (Verordening 2016/399).  

Schengenzone

De volgende landen behoren tot de Schengenzone: België, Duitsland, Frankrijk, Luxemburg, Nederland, Portugal, Spanje, Italië, Oostenrijk, Griekenland, Denemarken, Finland, IJsland, Noorwegen, Zweden, Estland, Hongarije, Letland, Litouwen, Malta, Polen, Slovenië, Slowakije, Tsjechië, Zwitserland en Liechtenstein. 

Het Verenigd Koninkrijk (voorlopig), Ierland, Kroatië, Bulgarije, Roemenië en Cyprus behoren tot de Europese Unie maar niet tot de Schengenzone. Voor deze landen gelden aparte regels.  

Om als EU-burger naar een (niet-) Schengenland binnen de EU te reizen (bijv. een Belg naar het VK of een Roemeen naar België), moet je over een geldig identiteitsbewijs of paspoort beschikken. In het geval van redenen van openbare orde, veiligheid of volksgezondheid kan de toegang uitzonderlijk geweigerd worden aan EU-burgers.  

Derdelanders (personen die niet de nationaliteit van een EU-land hebben) kunnen, indien visumplichtig, een Schengenvisum aanvragen voor de toegang tot de Schengenzone of een apart visum voor de andere EU-landen (VK, Ierland, Kroatië, Bulgarije, Roemenië en Cyprus). Het Schengenvisum wordt hier verder besproken. 

Indien de (hoofd)bestemming van een groep artiesten België is, zullen zij zich moeten wenden tot de Belgische consulaire post in het buitenland. De hoofdbestemming wordt in principe bepaald in functie van waar het meeste tijd wordt doorgebracht. 

In veel gevallen is België niet aanwezig als consulaire post in een bepaald land (zoals bijv. in Botswana, Ghana, Bolivia, Cambodja etc.). In dat geval wordt België vertegenwoordigd door een ander Schengenland waar de visumaanvraag kan worden ingediend. 

Op de website van de FOD Buitenlandse zaken vind je zowel een overzicht van de consulaire Belgische posten als een overzicht van welke ambassade bevoegd is voor visumaanvragen voor België in geval van vertegenwoordiging.

Procedure

Bij elke visumaanvraag moeten een aantal bewijzen en documenten overhandigd worden zodat consulaten kunnen oordelen of de aanvraag aan alle voorwaarden voldoet. De consulaten kunnen het visum ofwel toekennen ofwel, in geval van twijfel, de visumaanvraag doorsturen naar de Dienst Vreemdelingenzaken van de FOD Binnenlandse zaken. De Dienst Vreemdelingenzaken (DVZ) zal de aanvraag verder onderzoeken en kan finaal de visumaanvraag weigeren of toestaan. 

Sommige consulaten werken samen met privébedrijven die de administratieve behandeling van een aanvraag op zich nemen en nagaan of aan de ontvankelijkheidsvoorwaarden is voldaan. Zij fungeren als een soort ‘doorgeefluik’ tussen de aanvrager en het consulaat. Deze behandeling brengt wel extra kosten voor de aanvrager mee. 

Kort verblijf = maximaal 90 dagen

Men kan binnen een kort verblijf maximaal 90 dagen binnen elke periode van 180 dagen in het Schengengebied verblijven.  

Indien een aanvraag wordt ingediend voor een visum kort verblijf voor meer dan 90 dagen wordt deze aanvraag in principe afgewezen. Voor aanvragen van meer dan 90 dagen geldt sinds 1 januari 2019 de gecombineerde procedure.  

De referteperiode van 180 dagen situeert zich in de periode die aan elke dag van verblijf voorafgaat. Dit betekent dat je tijdens elke dag van je verblijf moet nagaan of je in een referteperiode van 180 dagen terug in de tijd maximaal 90 dagen op het grondgebied van de Schengen verbleven bent.  

Een visumaanvraag kan hoogstens 3 maanden en ten laatste 20 dagen voor het begin van het bezoek aan een Schengenstaat worden ingediend, maar het is aan te raden om niet te wachten tot het laatste ogenblik om een visum aan te vragen.  

Indien je voor een groot evenement verschillende artiesten naar België wenst te halen, zal het dus van belang zijn om tijdig de betrokken consulaten hiervan te informeren. Naast de individuele aanvraag door de artiest, is het aangewezen als organisatie aan de consulaten ook een lijst te bezorgen met alle genodigden, een toelichting te geven over het evenement en het belang ervan voor België. Ga eventueel zelf in het land langs bij het consulaat om hen hiervan in te lichten, en licht de groep zelf ook eens door indien het om een eerder onbekende groep gaat.  

Een grote groep artiesten die elk afzonderlijk een visumaanvraag moet doen (bijv. een orkest), moet ook geïnformeerd worden dat zij hier tijdig mee aan de slag moeten gaan.  

Een visumaanvraag bestaat uit een aantal basisdocumenten enerzijds (i) en een aantal bewijsstukken anderzijds (ii)

Basisdocumenten

Aanvraagformulier 

Er bestaat een standaard (gratis) aanvraagformulier voor een visum kort verblijf. Dit formulier kan je terugvinden in de consulaten zelf, of via de volgende link

Dit formulier kan ingevuld worden in het Nederlands, het Frans, het Duits of in het Engels. 

Recente foto 

De aanvrager moet een paspoortfoto bij zijn visumaanvraag voegen. 

Betaling visumleges 

Bij de aanvraag moet een bijdrage betaald worden. Deze bijdrage dekt de administratieve kosten van een visumaanvraag. 

Voor een aanvraag door iemand tussen 6 en 12 jaar bedraagt de visumleges 35 EUR, een aanvrager vanaf 12 jaar betaalt 60 EUR. 

Een aantal personen zijn vrijgesteld van deze visumleges: 

  • Scholieren, studenten, postacademische studenten en begeleidende studenten met als doel van hun verblijf: studie of begeleiding  
  • Vertegenwoordigers van non-profitorganisaties die 25 jaar of jonger zijn en deelnemen aan sportieve, culturele of educatieve evenementen van een non-profitorganisatie 
  • Deelnemers aan sportieve, culturele of educatieve evenementen van een non-profitorganisatie die 25 jaar of jonger zijn  

Reisdocument 

Ten slotte moet de aanvrager in het bezit zijn van een geldig reisdocument (paspoort) dat aan de volgende voorwaarden voldoet: 

  • Afgegeven gedurende de laatste 10 jaar 
  • Ten minste 2 blanco bladen bevatten 
  • Nog 3 maanden geldig vanaf de datum waarop men van plan is het Schengengebied te verlaten 

Bewijsstukken

Naast de basisdocumenten moet iedere visumaanvraag kort verblijf ook een aantal bewijsstukken bevatten om de volgende redenen: 

  1. Reisdoel aantonen 
  2. Verblijfsomstandigheden in België bewijzen 
  3. Beschikken over voldoende bestaansmiddelen voor de duur van het verblijf 
  4. Niet gesignaleerd zijn of geen gevaar vormen voor de openbare orde 
  5. Beschikken over een reisverzekering voor medische bijstand 
  6. Behouden van centrum van belangen in het land van herkomst 
  7. Geen sprake van fraude 

Bij de aanvraag van het visum moeten de aanvragers bovendien biometrische kenmerken toestaan, zoals vingerafdrukken en een foto met gezichtsherkenning. De aanvrager moet in principe persoonlijk verschijnen. Deze gegevens worden opgenomen in het Visa Information System (VIS) gedurende 5 jaar. 

We bespreken de bewijsstukken één voor één: 

Reisdoel  

Bij een visumaanvraag moet het reisdoel aangegeven worden. Culturele, wetenschappelijke, academische, sportieve of religieuze manifestaties kunnen dit doel rechtvaardigen. Indien je voor een bepaald reisdoel je visum aanvraagt, zal je in de werkelijkheid dit reisdoel ook moeten nastreven en respecteren. 

Het bewijs van deze activiteit kan geleverd worden via een uitnodiging, een contract, een programma, een toegangsbewijs of elk ander bewijskrachtig document dat het voorwerp van de reis nader omschrijft. Als Belgische organisatie kan je dit zowel aan de artiest als aan het consulaat zelf doorgeven. 

Indien een groep vergezeld wordt van een entourage, zullen zij bij hun visumaanvraag ook hun reisdoel en het belang ervan voor de culturele activiteit moeten aantonen. Controleer ook of deze entourage wel strikt noodzakelijk is want het gebeurt regelmatig dat er zich problemen voordoen bij deze personen, waardoor ook de eigenlijke groep geen visum verkrijgt. 

Verblijfsomstandigheden in België 

Bij een visumaanvraag moet men aantonen waar men zal verblijven tijdens de duur van het verblijf in België. Dit kan bij vrienden of familie zijn of op een hotel, jeugdherberg… Een hotelreservatie of schriftelijke verklaring van familie/vrienden kan dit bevestigen. 

Voldoende bestaansmiddelen 

Iedere artiest die toegang vraagt tot het grondgebied van de Schengenzone zal het bewijs moeten leveren dat hij  

  • enerzijds voor de periode van de duur van het visum over voldoende bestaansmiddelen beschikt om in het visumland te kunnen leven en  
  • anderzijds voldoende gelden heeft om de terugkeer naar het land van herkomst mogelijk te maken.  

Dit bewijs van bestaansmiddelen kan op verschillende manieren geleverd worden: 

In eigen financiering voorzien 

De artiest kan het bewijs van voldoende bestaansmiddelen zelf leveren door aan te tonen dat hij over voldoende gelden beschikt. DVZ houdt bij haar beoordeling rekening met volgende richtbedragen: 

  • 95 EUR/dag: verblijf op hotel 
  • 45 EUR/dag: verblijf bij familie of vrienden 

Bij het aantonen van voldoende bestaansmiddelen wordt soms ook de herkomst van de gelden onderzocht gezien in sommige landen geld ‘gehuurd’ kan worden en dit enkel en alleen om een visumaanvraag te kunnen onderbouwen (wat niet toegelaten wordt).  

Bankuittreksels met een historiek van de verrichtingen kunnen een voldoende garantie bieden om de verklaringen te staven. Indien een contract bewijst dat men ook vergoed wordt voor culturele activiteiten in België dan wordt hier ook rekening mee gehouden. 

Ten laste neming 

Indien een artiest niet in zijn eigen financiering kan voorzien, kan een andere persoon deze ten laste nemen. Dit houdt in dat men zich hoofdelijk financieel garant stelt voor alle kosten (verblijf, eventuele medische kosten en repatriëringskosten) die de visumaanvraag met zich mee brengt.  

Om zich garant te stellen moet men ofwel Belg zijn (met domicilie in België) of een geldige Belgische verblijfsvergunning hebben van onbeperkte duur (in de praktijk: een B, C, D, E, E+, F, F+ kaart, bijlage 8 of 8bis of bijlage 9 of 9bis), ingeschreven zijn in de bevolkingsregisters en kredietwaardig zijn. Enkel natuurlijke personen kunnen zich garant stellen. 

Voor de beoordeling van de kredietwaardigheid van de garant houdt DVZ rekening met alle inkomsten uit arbeid, overheidsgelden (zoals pensioen, werkloosheidsuitkeringen, gezondheidstoelagen etc.) en de verhuur van onroerende goederen die eigendom zijn van de garant. Er wordt geen rekening gehouden met OCMW-steun of interimarbeid. 

Als richtbedrag houdt DVZ bij een tenlasteneming rekening met een bedrag van 1.000 EUR/maand, + 150 EUR per persoon reeds ten laste binnen het gezin + 200 EUR per bijkomende persoon (visumaanvrager) die ten laste wordt genomen. 

De garant staat voor een periode van 2 jaar in voor de tenlasteneming van de artiest, tenzij hij het bewijs levert dat de ten laste genomen artiest de Schengenzone heeft verlaten. 

De verbintenis tot tenlasteneming kan ingediend worden met een formulier dat beschikbaar is op de website van DVZ. Nadat het formulier is ingevuld legaliseert de gemeente van verblijf de handtekening van de garant. De tenlasteneming is 6 maanden geldig om bij een visumaanvraag gebruikt te worden. 

Het spreekt voor zich dat personen die deze tenlasteneming doen, zich bewust zijn van de gevolgen hiervan. In dit kader biedt de volgende brochure voor de garant meer informatie.

Arbeidskaart 

Artiesten met internationale faam worden toegelaten tot arbeid in het Vlaamse gewest op voorwaarde dat het verblijf in België, nodig voor hun activiteiten, niet meer bedraagt dan 21 dagen per kwartaal. Het begrip ‘internationale faam’ wordt geval per geval beoordeeld aan de hand van een eventueel onderzoek. 

In het geval er geen internationale faam is of wanneer de arbeidsprestatie meer dan 21 dagen en minder dan 90 dagen bedraagt, zal een arbeidskaart aangevraagd moeten worden. De aanvraag gebeurt door de Belgische werkgever. 

Indien een artiest voor de periode van zijn visum aantoont dat hij beschikt over een geldige arbeidskaart die werd toegekend door de bevoegde gewesten, dan zal men in principe bij een visumaanvraag aanvaarden dat men beschikt over voldoende bestaansmiddelen.  

Voor het leveren van artistieke prestaties kan een schouwspelartiest vrijgesteld worden van een arbeidsmarktonderzoek indien de jaarlijkse minimum bezoldiging van de artiest niet lager ligt dan 34.819 euro (2019). Dit bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd. 

Indien de tewerkstelling langer dan 90 dagen duurt, zal een gecombineerde vergunning moeten worden aangevraagd door de werkgever. 

Voor verdere vragen over de toelating tot arbeid is het aangewezen contact op te nemen met het Departement Werk en Sociale Economie. 

Geen gevaar openbare orde 

Wie toegang wil krijgen tot de Schengenzone mag niet geseind staan in het Schengeninformatiesysteem II (SIS II), noch beschouwd worden als een gevaar voor de openbare orde, nationale veiligheid, volksgezondheid of internationale betrekkingen van één van de lidstaten van de EU. 

Reisverzekering 

Iedereen die toegang zoekt tot het Schengengrondgebied moet bewijzen dat hij over een geldige en toereikende reisverzekering met medische bijstand beschikt. 

De minimale dekking bedraagt 30.000 euro. 

Terugkeergarantie 

Bij een visumaanvraag zal ook nagegaan worden of de aanvrager zijn centrum van belangen behoudt in het land van herkomst. Er moet voldoende garantie zijn dat de artiest het visum zal respecteren en dat hij tijdig terugkeert naar zijn land, om illegale immigratie te vermijden.  

De artiest zal moeten aantonen dat hij zal terugkeren naar zijn land uiterlijk bij het verstrijken van zijn visum.  

Het is dus van groot belang om zoveel mogelijk informatie te geven over: 

  • de familiebanden of de andere persoonlijke banden die men heeft in het land waar men woont; 
  • de familiebanden of de andere persoonlijke banden die men heeft in België of een andere Schengenstaat; 
  • de burgerlijke staat; 
  • de beroepssituatie en/of sociaal statuut; 
  • de bron en de regelmatigheid van de inkomsten en de inkomsten van de echtgenoot, van de kinderen of de personen die men ten laste heeft (loondienst, zelfstandige activiteit, pensioen, inkomen uit investeringen, huur, enzovoort); 
  • het inkomensniveau; 
  • het bezit van een huis of een onroerend goed;  
  •  … 

Het is op dit punt dat het voor jonge artiesten moeilijk is om aan te tonen dat er voldoende garanties tot terugkeer zijn aangezien zij vaak nog niet beschikken over eigendommen, in het begin van hun carrière staan of nog geen gezin gesticht hebben.  

Na afloop van het culturele evenement informeer je het consulaat best over het feit dat de artiesten teruggekeerd zijn en kan je aan de artiesten vragen om dit ook te doen. Dit bevordert de vertrouwensband met het buitenlandse consulaat. 

Geen fraude 

Het spreekt voor zich dat alle documenten die worden gebruikt bij een visumaanvraag correct en juist verkregen moeten zijn. Als er fraude wordt vastgesteld, zal de aanvraag afgewezen worden. Ook in het geval van een redelijke twijfel over de echtheid van bepaalde stukken kan een aanvraag geweigerd worden. 

Bijkomend loont het altijd om je zelf eerst goed te informeren omtrent een artiest of een groep vooraleer deze uit te nodigen. 

Bij elke visumaanvraag moeten al deze documenten worden ingediend. Als men later een aanvulling of wijziging van de aanvraag wenst, kan dit de behandelingsduur van de visumaanvraag beïnvloeden. Besteed dus voldoende aandacht en tijd aan de aanvraag. 

In het geval van het niet vervullen van de voorwaarden, twijfel of bij vaststelling van fraude zal een verder onderzoek door de DVZ noodzakelijk zijn. In het kader van een juiste beoordeling is het dan ook noodzakelijk dat een aanvraag op tijd wordt ingediend zodat er tijd en ruimte voorhanden zijn om dit onderzoek te voeren. Een aanvraag wordt best ingediend tussen de 90 dagen en de 20 dagen voor de gewenste aanvang. 

Een aanvraag wordt in principe behandeld binnen een termijn van 15 dagen. Deze termijn kan verlengd worden tot 30 dagen of 60 kalenderdagen wanneer aanvullende documenten of bijkomend onderzoek nodig is. Er is geen sanctie voorzien indien deze termijn overschreden wordt. Tijdens bepaalde momenten in het jaar kan het bovendien extra druk zijn, zoals tijdens feestdagen of in vakantieperiodes. Houd hiermee rekening bij de timing van de aanvraag. 

Via de website van DVZ kan men de status van een visumaanvraag volgen indien de visumaanvraag verder onderzocht wordt door DVZ.

Soepele of meer uitgebreide regels

Voor heel wat landen die buiten de Schengenzone liggen, geldt een vrijstelling van de visumplicht. Een overzicht van deze landen kan je terugvinden via de volgende link.

Bij een controle aan de grens moeten de onderdanen van deze landen wel nog voldoen aan de binnenkomstvoorwaarden (reisdoel, verblijfsomstandigheden, voldoende bestaansmiddelen, geen gevaar voor de openbare orde en garantie op terugkeer). 

Voor derdelands familieleden van burgers van de EU gelden bovendien soepelere voorwaarden. 

Naast de soepele regels zijn er ook meer uitgebreide regels van toepassing op landen die voorkomen op de ‘vision lijst’, waaronder Afghanistan, Congo, Irak, Nigeria, Somalië, Marokko, Vietnam... Voor deze landen moet de consulaire post van het gecontacteerde land een visumaanvraag voorleggen aan een andere Schengenstaat die hierover eveneens haar instemming moet geven (binnen de 7 kalenderdagen). Bij gebrek aan antwoord binnen deze termijn wordt beschouwd dat deze Schengenstaat geen bezwaar heeft tegen de eventuele afgifte van een visum. 

In sommige landen hebben de Schengenstaten een lijst van aan de plaatselijke omstandigheden aangepaste bewijsstukken opgesteld (bijv. Afghanistan, Zuid-Afrika, Marokko, Nicaragua…). Deze aangepaste bewijsstukken worden vermeld op de website van het consulaat. 

Uniek dossier

Voor elk individu wordt een uniek dossier opgesteld waarin de relevante historiek van de aanvrager wordt bijgehouden. Een toekenning van een visum die gevolgd wordt door een terugkeer onder de voorwaarden van het visum, zal in principe in de toekomst aanleiding geven tot een positievere behandeling van de eerstvolgende visumaanvraag.  

Omgekeerd kunnen aanvragers die hun laars lappen aan de voorwaarden, strenger beoordeeld worden en een groter risico lopen op afwijzing in de toekomst. 

Zo zal iemand die een visum krijgt voor 3 maanden, maar in feite 6 maanden blijft, in de toekomst kritischer beoordeeld kunnen worden. 

Bij een weigering zal DVZ haar beslissing motiveren. Enkel de aanvrager kan deze motivering verkrijgen in het consulaat van het land waar de aanvraag werd ingediend. Er staat beroep open tegen deze beslissing binnen de 30 dagen bij de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen. Vaak is het echter interessanter om een nieuwe aanvraag in te dienen die tegemoetkomt aan de weigeringsgronden. 

Bij een goedkeuring zal een visum afgeleverd worden voor de hele Schengenzone, tenzij de visumsticker de toegang beperkt tot één of meerdere landen. In principe wordt een visum goedgekeurd voor één binnenkomst. Dit wil zeggen dat je één keer de Schengenzone mag binnentreden en één keer de Schengenzone moet verlaten. Indien het visum voor meerdere binnenkomsten werd goedgekeurd, kan je gedurende de termijn en met respect voor de duur van het visum de Schengenzone verschillende keren betreden en verlaten zolang de verblijven uiteraard niet de 90 dagen per elke periode van 180 dagen overschrijden.  

Bij een aanmelding aan de buitengrenzen van de Schengenzone zal de aanvrager nog steeds moeten bewijzen dat hij aan de bovenvermelde voorwaarden voldoet. De grensinspectie zal dit dus ook beoordelen.  

Na aankomst in België moet de derdelander zich binnen de 3 werkdagen melden bij de gemeente waar hij verblijft. Deze aanmeldingsplicht is niet vereist bij een verblijf in een hotel, camping of jeugdherberg.