Visumaanvragen voor culturele activiteiten

Nodig je internationale artiesten uit? Van buiten de EU? In bepaalde gevallen vragen die artiesten bij culturele activiteiten een visum kort verblijf (type C) aan om toegang te krijgen tot het Belgische grondgebied.

Bij het uitnodigen van die artiesten kan je als Belgische organisatie een belangrijke rol spelen bij het begeleiden van de aanvraag van een visum type C. Eerst en vooral door artiesten goed te informeren over de procedure en voorwaarden om naar België te komen.

Daarnaast kan je ook info aanreiken aan de consulaten in het buitenland, zodat zij het belang van de culturele activiteit en de omvang van de (culturele) prestatie kunnen inschatten. Tracht het consulaat steeds rechtstreeks te contacteren (in plaats van via een derde partij) voor een betere beoordeling. 

Een visumaanvraag kort verblijf verloopt normaal individueel. De persoon die naar België komt, vraagt zelf zijn visum aan. Komt een groep artiesten samen naar België, dan kan de visumaanvraag ook gezamenlijk ingediend worden in naam van de organisatie. Controleer bij het bevoegde consulaat of dit toegelaten is.

De info geldt zowel voor uitvoerende artiesten als voor andere culturele actoren zoals beeldende kunstenaars, curatoren, residenten, juryleden, managers, … 

België maakt deel uit van de Schengenzone. Een visumaanvraag naar een land binnen de Schengenzone is onderworpen aan de Visumcode (Verordening nr. 810/2009) en de Schengengrenscode (Verordening 2016/399).  

Om als EU-burger naar een niet-Schengenland binnen de EU te reizen (bijv. naar Bulgarije), dien je over een geldig identiteitsbewijs of paspoort te beschikken.

Personen die niet de nationaliteit van een EU-land hebben (= niet-EU-burgers of derdelanders in het internationaal recht), kunnen een Schengenvisum aanvragen voor de toegang tot de Schengenzone of een ander visum voor de andere EU-landen (Ierland, Bulgarije, Roemenië en Cyprus). 

Een cultuurwerker vraagt een Schengenvisum aan in het land van de (hoofd)bestemming van de culturele activiteiten. De hoofdbestemming is afhankelijk van waar het meeste tijd wordt doorgebracht. 

In veel gevallen is België niet aanwezig als consulaire post in een bepaald land (zoals bijv. in Botswana, Ghana, Bolivia, Cambodja etc.). In dat geval wordt België vertegenwoordigd door een ander Schengenland waar je de visumaanvraag kan indienen. 

Op de website van de FOD Buitenlandse zaken vind je zowel een overzicht van de consulaire Belgische posten als een overzicht van welke ambassade bevoegd is voor visumaanvragen voor België in geval van vertegenwoordiging.

Voor heel wat landen buiten de Schengenzone, geldt een vrijstelling van de visumplicht. Een overzicht van deze landen kan je terugvinden via de Dienst Vreemdelingenzaken.

Naast de soepele regels heb je ook meer uitgebreide/strengere regels van toepassing op landen die voorkomen op de ‘vision lijst’, waaronder Afghanistan, Congo, Irak, Nigeria, Somalië, Marokko, Vietnam... Voor deze landen legt de consulaire post van het gecontacteerde land een visumaanvraag voor aan een andere Schengenstaat die hierover eveneens haar instemming geeft (binnen de 7 kalenderdagen). Bij gebrek aan antwoord binnen deze termijn oordeelt de ambassade dat deze Schengenstaat geen bezwaar heeft tegen de eventuele afgifte van een visum. 

In sommige landen hebben de Schengenstaten een lijst van aan de plaatselijke omstandigheden aangepaste bewijsstukken opgesteld (bijv. Afghanistan, Zuid-Afrika, Marokko, Nicaragua…). Deze aangepaste bewijsstukken vind je terug op de website van het bevoegde consulaat. 

Binnen een kort verblijf mag je maximaal 90 dagen binnen elke periode van 180 dagen in het Schengengebied verblijven.  

Indien een cultuurwerker een aanvraag indient voor een visum kort verblijf voor meer dan 90 dagen wordt deze aanvraag in principe afgewezen binnen het visum type C. Voor aanvragen bij werk van meer dan 90 dagen geldt sinds 1 januari 2019 de gecombineerde procedure (= single permit).  

De referteperiode van 180 dagen situeert zich in de periode die aan elke dag van verblijf voorafgaat. Dit betekent dat je tijdens elke dag van je verblijf nagaat of je in een referteperiode van 180 dagen terug in de tijd maximaal 90 dagen op het grondgebied van de Schengen verbleven hebt.  

Om na te gaan of je deze periode respecteert, kan je de short-stay visa calculator  van de EU Commissie gebruiken. Het is aangewezen om de 180 dagen-regel te respecteren. Zoniet, kunnen toekomstige bezoeken aan de Schengenzone geweigerd worden.

Bij elke visumaanvraag overhandig je een aantal bewijzen en documenten zodat consulaten kunnen oordelen of de aanvraag aan alle voorwaarden voldoet. Neem best contact op met het bevoegde consulaat voor alle praktische informatie (openingsuren, documenten, betalingswijze...).

De consulaten kunnen

• ofwel het visum toekennen
• ofwel, in geval van twijfel, de visumaanvraag doorsturen naar de Dienst Vreemdelingenzaken van de FOD Binnenlandse zaken.

De Dienst Vreemdelingenzaken (DVZ) zal de aanvraag verder onderzoeken en kan finaal de visumaanvraag weigeren of toestaan. 

Sommige consulaten werken samen met privébedrijven die de administratieve behandeling van een aanvraag op zich nemen en nagaan of aan de ontvankelijkheidsvoorwaarden is voldaan (= Visa Application Centers). Zij fungeren als een soort ‘doorgeefluik’ tussen de aanvrager en het consulaat. Deze behandeling brengt wel extra kosten voor de aanvrager mee. 

Binnenkort kan je een visumaanvraag digitaal aanbieden. Voorlopig is het wel nog wachten op een akkoord van de lidstaten.

Een visumaanvraag kan hoogstens 6 maanden en ten laatste 15 dagen voor het begin van het bezoek aan een Schengenstaat worden ingediend, maar het is aan te raden om niet te wachten tot het laatste ogenblik om een visum aan te vragen.  

Sinds 2 februari 2020 is het mogelijk om een visumaanvraag in te dienen door een onderneming op cultuurgebied namens haar leden. Een manager kan bijvoorbeeld één globale visumaanvraag indienen voor alle muzikanten van de groep. Ga met het betrokken consulaat na of dit mogelijk is.

Een visumaanvraag bestaat uit een aantal basisdocumenten enerzijds (i) en een aantal bewijsstukken anderzijds (ii)

Aanvraagformulier 

Je hebt een standaard (gratis) aanvraagformulier voor een visum kort verblijf. Dit formulier kan je terugvinden in de consulaten zelf, of via de volgende link. In de toekomst zou de aanvraag ook elektronisch verlopen.

Je kan dit formulier invullen in het Nederlands, het Frans, het Duits of het Engels. 

Recente foto 

De aanvrager voegt een paspoortfoto bij de visumaanvraag. 

Betaling visumkosten 

Bij de aanvraag betaal je een bijdrage. Deze bijdrage dekt de administratieve kosten van een visumaanvraag. 

De visumkosten bedragen:

• 40 euro bij een leeftijd tussen 6 en 12 jaar
• 80 euro vanaf 12 jaar 

Een aantal personen kennen een vrijstelling van deze visumkosten: 

• Deelnemers aan sportieve, culturele of educatieve evenementen van een non-profitorganisatie die 25 jaar of jonger zijn  
• Vertegenwoordigers van non-profitorganisaties die 25 jaar of jonger zijn en deelnemen aan sportieve, culturele of educatieve evenementen van een non-profitorganisatie 
• In individuele gevallen bij culturele belangen aan te vragen via het consulaat
• Scholieren, studenten, postacademische studenten en begeleidende studenten met als doel van hun verblijf: studie of begeleiding  
• Kinderen jonger dan 6 jaar

Reisdocument 

Ten slotte ben je als aanvrager in het bezit van een geldig reisdocument (paspoort) dat aan de volgende voorwaarden voldoet: 

• Afgegeven gedurende de laatste 10 jaar 
• Ten minste 2 blanco bladen bevatten 
• Nog 3 maanden geldig vanaf de datum waarop je van plan bent het Schengengebied te verlaten 

Naast de basisdocumenten bevat iedere visumaanvraag type C ook een aantal bewijsstukken om de volgende redenen: 

1. Reisdoel aantonen 
2. Verblijfsomstandigheden in België bewijzen 
3. Beschikken over voldoende bestaansmiddelen voor de duur van het verblijf 
4. Niet gesignaleerd zijn of geen gevaar vormen voor de openbare orde 
5. Beschikken over een reisverzekering voor medische bijstand 
6. Behouden van centrum van belangen in het land van herkomst 
7. Geen sprake van fraude 

Bij de aanvraag van het visum staan de aanvragers bovendien biometrische kenmerken toe, zoals vingerafdrukken en een foto met gezichtsherkenning. De aanvrager verschijnt in principe persoonlijk. Deze gegevens worden opgenomen in het Visa Information System (VIS) gedurende 5 jaar. 

1. Reisdoel  

Bij een visumaanvraag geef je het reisdoel aan. Culturele, wetenschappelijke, academische, sportieve of religieuze manifestaties kunnen dit doel rechtvaardigen. Indien je voor een bepaald reisdoel je visum aanvraagt, respecteer je in werkelijkheid dit reisdoel en streef je dit ook na. 

Het bewijs van deze activiteit kan je leveren via een uitnodiging, een contract, een programma, een toegangsbewijs of elk ander bewijskrachtig document dat het voorwerp van de reis nader omschrijft. Als Belgische organisatie kan je dit zowel aan de artiest als aan het consulaat zelf doorgeven. 

Indien een groep vergezeld wordt van een entourage, tonen zij bij hun visumaanvraag ook hun reisdoel en het belang ervan voor de culturele activiteit aan. Controleer ook of deze entourage wel strikt noodzakelijk is want het gebeurt regelmatig dat problemen zich voordoen bij deze personen, waardoor ook de eigenlijke groep geen visum verkrijgt. 

2. Verblijfsomstandigheden in België 

Bij een visumaanvraag toon je aan waar je zal verblijven tijdens de duur van het verblijf in België. Dit kan bij vrienden of familie zijn of op een hotel, jeugdherberg… Een hotelreservatie of schriftelijke verklaring van familie/vrienden kan dit bevestigen. 

3. Voldoende bestaansmiddelen 

Iedere cultuurwerker die toegang vraagt tot het grondgebied van de Schengenzone levert het bewijs  

• enerzijds voor de periode van de duur van het visum over voldoende bestaansmiddelen te beschikken om in het visumland te kunnen leven en  
• anderzijds voldoende gelden heeft om de terugkeer naar het land van herkomst mogelijk te maken.  

Dit bewijs van bestaansmiddelen kan op verschillende manieren geleverd worden: 

a. In eigen financiering voorzien 

De artiest kan het bewijs van voldoende bestaansmiddelen zelf leveren door aan te tonen over voldoende gelden te beschikken. DVZ houdt bij haar beoordeling rekening met volgende richtbedragen: 

• 95 EUR/dag: bij een verblijf op hotel 
• 45 EUR/dag: bij een verblijf bij familie of vrienden 

Afhankelijk van het doel van de reis kan vereist zijn dat je meer bestaansmiddelen aantoont (bijv. verblijf in luxehotel). 

Bij het aantonen van de voldoende bestaansmiddelen wordt soms ook de herkomst van de gelden onderzocht gezien in sommige landen geld ‘gehuurd’ kan worden en dit enkel en alleen om een visumaanvraag te kunnen onderbouwen (wat niet toegelaten wordt).  

Bankuittreksels met een historiek van de verrichtingen kunnen een voldoende garantie bieden om de verklaringen te staven. Indien een contract bewijst dat je ook vergoed wordt voor culturele activiteiten in België dan telt dit mee bij de beoordeling. 

Een overzicht van de richtbedragen in andere EU-landen kan je vinden op de website van DVZ.

b. Ten laste neming 

Indien een artiest niet in zijn eigen financiering kan voorzien, kan een andere persoon deze ten laste op zich nemen. Als garant betekent dit dat je je hoofdelijk financieel garant stelt voor alle kosten (verblijf, eventuele medische kosten en repatriëringskosten) die de visumaanvraag met zich meebrengt.  

Om zich garant te stellen moet je ofwel Belg zijn (met domicilie in België) of een geldige Belgische verblijfsvergunning hebben van onbeperkte duur (in de praktijk: een B, C, D, E, E+, F, F+ kaart, bijlage 8 of 8bis of bijlage 9 of 9bis), ingeschreven zijn in de bevolkingsregisters en kredietwaardig zijn. Enkel natuurlijke personen kunnen zich garant stellen. 

Voor de beoordeling van de kredietwaardigheid van de garant houdt DVZ rekening met alle inkomsten uit arbeid, overheidsgelden (zoals pensioen, werkloosheidsuitkeringen, gezondheidstoelagen etc.) en de verhuur van onroerende goederen die eigendom zijn van de garant. DVZ houdt geen rekening met OCMW-steun of interimarbeid. 

Als richtbedrag houdt DVZ bij een ten laste neming rekening met een bedrag van 1.000 EUR/maand, + 150 EUR per persoon reeds ten laste binnen het gezin + 200 EUR per bijkomende persoon (visumaanvrager) die ten laste wordt genomen. 

De garant staat voor een periode van 2 jaar in voor de ten laste neming van de cultuurwerker, tenzij je als garant het bewijs levert dat de ten laste genomen artiest de Schengenzone heeft verlaten. 

De verbintenis tot tenlasteneming dien je in met een formulier dat beschikbaar is op de website van DVZ. Nadat het formulier is ingevuld, legaliseert de gemeente van verblijf de handtekening van de garant. De tenlasteneming is 6 maanden geldig om bij een visumaanvraag te gebruiken. 

Als je deze tenlasteneming doet, ben je best bewust van de gevolgen hiervan. Zie voor meer info de website van DVZ.

c. Arbeidskaart of gecombineerde vergunning

Artiesten met internationale faam worden toegelaten tot arbeid in het Vlaamse gewest op voorwaarde dat het verblijf in België, nodig voor hun activiteiten, niet meer bedraagt dan 21 dagen per kwartaal (90 dagen in het Brussels Hoofdstedelijk gewest). Het begrip ‘internationale faam’ wordt geval per geval beoordeeld aan de hand van een eventueel onderzoek. 

Zonder internationale faam of wanneer de arbeidsprestatie meer dan 21 dagen en minder dan 90 dagen (in Vlaanderen) bedraagt, vraagt de werkgever een arbeidskaart aan. De aanvraag is gratis. Indien de tewerkstelling langer dan 90 dagen duurt, heb je een gecombineerde vergunning nodig. De werkgever vraagt de vergunning aan mits betaling van retributies.

Indien een artiest voor de periode van het visum aantoont te beschikken over een geldige arbeidskaart of gecombineerde vergunning, dan aanvaardt DVZ bij een visumaanvraag dat je beschikt over voldoende bestaansmiddelen.  

Voor verdere vragen over de toelating tot arbeid is het aangewezen contact op te nemen met het Departement Werk en Sociale Economie. 

4. Geen gevaar openbare orde 

Wie toegang wil krijgen tot de Schengenzone mag niet geseind staan in het Schengeninformatiesysteem II (SIS II), noch beschouwd worden als een gevaar voor de openbare orde, nationale veiligheid, volksgezondheid of internationale betrekkingen van één van de lidstaten van de EU. 

5. Reisverzekering 

Iedereen die toegang zoekt tot het Schengengrondgebied bewijst dat over een geldige en toereikende reisverzekering met medische bijstand te beschikken. De verzekering dekt een eventuele repatriëring om medische redenen, dringende medische zorg of spoedbehandeling in het ziekenhuis. De minimale dekking bedraagt 30.000 euro. 

6. Terugkeergarantie 

Bij een visumaanvraag gaat de overheid na of de aanvrager zijn of haar centrum van belangen behoudt in het land van herkomst. De overheid vraagt voldoende garantie dat een cultuurwerker het visum respecteert en tijdig terugkeert naar het land van oorsprong.  

De cultuurwerker toont de terugkeer aan uiterlijk bij het verstrijken van het visum.  

Het is dus van groot belang om zoveel mogelijk informatie te geven over: 

• de familiebanden of de andere persoonlijke banden in het land waar je woont; 
• de familiebanden of de andere persoonlijke banden in België of een andere Schengenstaat; 
• de burgerlijke staat; 
• de beroepssituatie en/of sociaal statuut; 
• de bron en de regelmatigheid van de inkomsten en de inkomsten van een echtgenoot, de kinderen of de personen ten laste (loondienst, zelfstandige activiteit, pensioen, inkomen uit investeringen, huur, enzovoort); 
• het inkomensniveau; 
• het bezit van een huis of een onroerend goed;  
•  … 

Na afloop van het culturele evenement informeer je het consulaat best over het feit dat de cultuurwerkers teruggekeerd zijn en kan je hen vragen om dit ook zelf te doen. Dit bevordert de vertrouwensband met het buitenlandse consulaat. 

7. Geen fraude 

Het spreekt voor zich dat alle documenten die worden gebruikt bij een visumaanvraag correct en juist verkregen zijn. Bij fraude, wordt de aanvraag afgewezen. Ook bij een redelijke twijfel over de echtheid van bepaalde stukken kan een aanvraag geweigerd worden. 

Bijkomend loont het altijd om je zelf eerst goed te informeren omtrent een artiest of een groep vooraleer je deze uitnodigt. 

Bij elke visumaanvraag dient de aanvrager al deze documenten en bewijsstukken in. Als de overheid later een aanvulling of wijziging van de aanvraag wenst, kan dit de behandelingsduur van de visumaanvraag beïnvloeden. Besteed dus voldoende aandacht en tijd aan de aanvraag. 

In het geval van het niet vervullen van de voorwaarden, twijfel of bij vaststelling van fraude, doet DVZ een verder onderzoek. In het kader van een juiste beoordeling is het dan ook noodzakelijk dat een aanvraag tijdig wordt ingediend zodat er voldoende tijd en ruimte is om dit onderzoek te voeren. Een aanvraag wordt best ingediend tussen de 180 dagen en de 20 dagen voor de gewenste aanvang. 

Een aanvraag wordt in principe behandeld binnen een termijn van 15 dagen. Deze termijn kan verlengd worden tot 45 dagen wanneer aanvullende documenten of bijkomend onderzoek nodig is. Er geldt geen sanctie indien deze termijn overschreden wordt. Tijdens bepaalde momenten in het jaar kan het bovendien extra druk zijn, zoals tijdens feestdagen of in vakantieperiodes. Houd hiermee rekening bij de timing van de aanvraag. 

Via de website van DVZ kan je de status van een visumaanvraag volgen indien de visumaanvraag verder onderzocht wordt door DVZ.

Bij een goedkeuring zal een visum afgeleverd worden voor de hele Schengenzone, tenzij de visumsticker de toegang beperkt tot één of meerdere landen. In principe wordt een visum goedgekeurd voor één binnenkomst (= single entry visum). Dit wil zeggen dat je één keer de Schengenzone mag binnentreden en één keer de Schengenzone moet verlaten.

Indien het visum voor meerdere binnenkomsten (= multi entry visum) werd goedgekeurd, kan je gedurende de termijn en met respect voor de duur van het visum de Schengenzone verschillende keren betreden en verlaten zolang de verblijven uiteraard niet de 90 dagen per elke periode van 180 dagen overschrijden.  

Sinds 2 februari 2020 wordt er gewerkt met een getrapt systeem waarbij vorige aanvragen aanleiding kunnen geven tot een langere geldigheidsduur van het meervoudig visum:

• Geldig voor 1 jaar indien 3 visumaanvragen in voorbije 2 jaar gerespecteerd
• Geldig voor 2 jaar indien 1 visumaanvraag van 1 jaar in voorbije 2 jaar gerespecteerd
• Geldig voor 5 jaar indien 1 visumaanvraag van 2 jaar  in voorbije 3 jaar gerespecteerd

Bij een aanmelding aan de buitengrenzen van de Schengenzone zal de aanvrager nog steeds bewijzen aan de binnenkomstvoorwaarden te voldoen. De grensinspectie zal dit dus ook beoordelen.  

Voor elk individu wordt een uniek dossier opgesteld waarin de relevante historiek van de aanvrager wordt bijgehouden. Een toekenning van een visum die gevolgd wordt door een terugkeer onder de voorwaarden van het visum, zal in de toekomst aanleiding geven tot een positievere behandeling van de eerstvolgende visumaanvraag.  

Omgekeerd kunnen aanvragers die hun laars lappen aan de voorwaarden, strenger beoordeeld worden en een groter risico lopen op afwijzing in de toekomst. 

Zo zal iemand die een visum krijgt voor 3 maanden, maar in feite 6 maanden blijft, in de toekomst kritischer beoordeeld worden. 

Bij een weigering zal DVZ haar beslissing motiveren. Enkel de aanvrager kan deze motivering verkrijgen in het consulaat van het land waar de aanvraag werd ingediend. De aanvrager kan beroep tegen deze beslissing instellen binnen de 30 dagen bij de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen. Vaak is het echter interessanter om een nieuwe aanvraag in te dienen die tegemoetkomt aan de weigeringsgronden. 

Na aankomst in België meldt de cultuurwerker zich binnen de 3 werkdagen bij de gemeente van verblijf. Deze aanmeldingsplicht is niet vereist bij een verblijf in een hotel, camping of jeugdherberg. 

Specifieke informatie over visumaanvragen kan je ook steeds terugvinden via:

• de DVZ
• de FOD Buitenlandse zaken
• het Agentschap Integratie & Inburgering
• het Handboek van de EU Commissie