Aangezien een rechtspersoon niet zelf kan handelen (zie rechtspersoonlijkheid), zullen haar bestuurders en aangestelden haar vertegenwoordigen bij derden. De wet, de statuten of een overeenkomst bepalen welke organen de rechtspersoon besturen en vertegenwoordigen en welke bevoegdheden die organen hebben. 

Rechtspersoon besturen

Een vzw heeft altijd een algemene vergadering en een bestuursorgaan. De algemene vergadering controleert het bestuursorgaan die op zijn beurt de vzw vertegenwoordigt in contacten met derden. De algemene vergadering wordt vertegenwoordigd door werkende leden die stemrecht hebben over zaken in de wet of de statuten (bijvoorbeeld verloning van bestuurders). 

Ook een vennootschap kan een algemene vergadering van aandeelhouders hebben, eventueel toevertrouwt aan één aandeelhouder. De algemene vergadering beslist over zaken vastgelegd in de wet of de statuten: bijvoorbeeld bestuurders benoemen en ontslaan. 

Een vennootschap of stichting wordt eveneens bestuurd door één of meer bestuurders. 

Bestuurders zijn gehouden hun taak naar behoren uit te oefenen. Indien ze vaststellen dat de continuïteit van de onderneming in het gedrang komt, dan moeten ze samenkomen en hierover vergaderen. Om aan te tonen dat ze dit gedaan hebben, maken ze best een verslag op waarin de nodige maatregelen worden verantwoord. 

Rechtspersoon vertegenwoordigen

Dagelijks bestuurders nemen de dagelijkse taken en zaken waarvoor het niet nodig is om het bestuursorgaan samen te roepen op. 

Vertegenwoordigers kunnen de rechtspersoon met andere instanties verbinden, zoals het contact met een btw-kantoor of in bankzaken. Als het bestuursorgaan niet op tijd bijeengeroepen kan worden, zijn de dagelijks bestuurders ook bevoegd voor spoedeisende zaken.  

Zowel dagelijks bestuurders als vertegenwoordigers worden uitdrukkelijk benoemd voor hun mandaat. De beslissing hiertoe wordt gepubliceerd in de KBO.

Belangenconflict

Indien een bestuurder een tegenstrijdig belang aan dat van de rechtspersoon heeft (bv. verhuur van een gebouw: bestuurder wil zo hoog mogelijke huur krijgen t.o.v. rechtspersoon wil zo weinig mogelijk betalen), dan moet de procedure van het belangenconflict doorlopen worden.

De bestuurder met een tegenstrijdig belang moet dit meedelen aan de andere bestuurders voordat het bestuursorgaan een beslissing neemt. Zijn verklaring wordt opgenomen in de notulen. De betrokken bestuurder mag niet deelnemen aan de beraadslaging over deze beslissing, noch aan de stemming hierover. Indien een meerderheid van de bestuurders een belangenconflict heeft legt men deze kwestie voor aan de algemene vergadering. Indien de bestuurder de enige bestuurder is (bijv. bij de bv), dan neemt hij de beslissing zelf en neemt hij dit op in het jaarverslag. 

Het statuut van een bestuurder in een vennootschap verschilt van het statuut van een bestuurder in een vereniging. We overlopen beide statuten hieronder. 

Bestuurders in een vennootschap

Bezoldigd bestuurder

Een bestuurder van een vennootschap wordt vermoed een zelfstandige te zijn. Elke zelfstandige: 

  • is ingeschreven bij een ondernemingsloket; 
  • is aangesloten bij een sociaal verzekeringsfonds waar hij sociale bijdragen betaalt; 
  • brengt zijn ziekenfonds op de hoogte van zijn zelfstandigenstatuut; 
  • is in eerste instantie btw-plichtig. 

Onbezoldigd bestuurder

Beslist de algemene vergadering dat de bestuurder zijn mandaat toch kosteloos uitoefent, dan moeten de statuten dit uitdrukkelijk vermelden. De bestuurder mag dan geen bezoldiging ontvangen zoals winstuitkeringen, loon, betalingen voor zijn aanvullende pensioenbijdragen of andere voordelen. Verder hoeft hij zich niet in te schrijven als zelfstandige, tenzij hij tegelijk als werkend vennoot technische, boekhoudkundige of administratieve taken uitvoert. 

Bestuurder-werknemer

Een bestuurder kan ook werknemer zijn binnen zijn eigen vennootschap op voorwaarde dat: 

  • zijn taken als bestuurder strikt gescheiden zijn van zijn taken als werknemer; 
  • er een band van ondergeschiktheid is met de vennootschap, bijvoorbeeld via een schriftelijke arbeidsovereenkomst met een werkgever. Ondergeschiktheid kan uiteraard niet als de bestuurder de enige aandeelhouder van de vennootschap is. 

 

Bestuurders in een vzw

Onbezoldigd bestuurder

In principe vermelden de vzw-statuten dat het mandaat van bestuurder onbezoldigd is. 

Bezoldigd bestuurder

Als de bestuurder zitpenningen of vergoedingen krijgt voor zijn mandaat, dan wordt hiervoor een fiscale fiche 281.30 opgemaakt. Op de fiche worden de presentiegelden en onkosten (reëel of forfaitair) ingevuld. Bovendien moet de organisatie hierop bedrijfsvoorheffing inhouden, tenzij de vergoeding enkel bestaat uit werkelijke kosten. Indien bestuurders regelmatig presentiegelden ontvangen kan dit een zelfstandige activiteit uitmaken waarvoor de bestuurder zich moet inschrijven als zelfstandige, net als de bestuurder van een vennootschap. 

Het feit bestuurder te zijn binnen een vereniging kan een weerslag hebben op de werkloosheidsuitkeringen (in functie van een “kunstenaarsstatuut”). Voor zover de activiteit als bestuurder van weinig belang is en zich beperkt tot het administratieve beheer van de eigen artistieke activiteiten, zal hij recht kunnen blijven behouden op werkloosheidsuitkeringen. Je moet wel een aangifte doen bij de RVA van dit mandaat als bestuurder via een formulier C1-artiest. De uitkeringen kunnen verminderd worden indien voor deze geringe prestaties geringe vergoedingen worden betaald. Indien de activiteit als bestuurder een wezenlijk belang vertegenwoordigt, dan heeft hij geen recht op werkloosheidsuitkeringen of dreigt men de bestaande uitkering te verliezen. In dat geval zal het werkloosheidsbureau je eerst uitnodigen zodat je de kans krijgt om je situatie toe te lichten.

Dagelijks bestuurder 

Ook binnen een vzw kan een dagelijks bestuurder aangesteld worden, bevoegd voor de dagelijkse werking of dringende zaken.  De reglementering op de sociale zekerheid voor werknemers heeft een bijzondere bepaling. De personen die in de hoedanigheid van lasthebbers hun voornaamste bezigheid wijden aan het dagelijks beheer of aan de dagelijkse leiding van verenigingen die geen industriële of handelsverrichtingen uitvoeren en daarvoor een vergoeding ontvangen die meer is dan kost en inwoning, zijn toch onderworpen aan de sociale zekerheid voor werknemers (in plaats van inschrijvingsplichtig te zijn als zelfstandige voor dit bezoldigd mandaat).

Bestuurder-werknemer

De wet sluit niet uit dat een werknemer van een vzw tevens een bestuurder is. Volgende aandachtspunten moeten in acht genomen worden. 

Een bestuurder kan tegelijk werknemer bij een vzw zijn als: 

  • zijn taken als bestuurder strikt gescheiden zijn van zijn taken als werknemer; 
  • er een band van ondergeschiktheid is met de vzw.  

Vermits het bestuursorgaan de bevoegdheden van werkgever uitoefent, kan het bewijs van de band van ondergeschiktheid moeilijk te leveren zijn. In het kader hiervan is het daarom ook aan te raden om als werknemer tewerkgesteld in een vzw geen bestuursmandaat op te nemen in dezelfde vereniging. Kan dit niet (bijvoorbeeld omwille van subsidiëring) dan doet men er goed aan om de bestuurder-werknemer niet te laten meestemmen indien de stemming personeelsaangelegenheden betreft en dit zo in de statuten op te nemen.

Daarnaast is een werknemer onderworpen aan het arbeidsrecht. Het arbeidsrecht bepaalt onder meer dat een werknemer enkel aansprakelijk is voor zware fout. De aansprakelijkheid in het arbeidsrecht is dus minder zwaar dan de aansprakelijkheid vanuit het bestuurdersmandaat. Indien dezelfde persoon werknemer en bestuurder van een vzw is, zal die persoon eventueel ook op basis van zijn bestuurdersmandaat aangesproken kunnen worden zonder dat hij zich kan beroepen op de verminderde aansprakelijkheid onder het arbeidsrecht. 

Tenslotte is het belangrijk om weten dat de RSZ gevoelig is voor het verkeerd gebruik van het werknemerstatuut versus zelfstandig statuut. 

Tot slot is een cumul tussen werknemerstatuut en bestuurder ook vanuit beleidsorganisatorisch oogpunt niet aan te raden. Als bestuurder kan het immers dat hij beslissingen moet nemen die indruisen tegen zijn statuut als werknemer. Denken we bij wijze van voorbeeld aan een investering. Als bestuurder dient hij negatief te adviseren omdat deze financieel niet haalbaar is. Als de voorzitter erg pro deze investering is, is het wel riskant zich openlijk te verzetten, wil hij zijn job als werknemer behouden. Er kunnen dus heel wat belangenconflicten optreden.