Elke werkgever heeft de verplichting om bepaalde sociale documenten op te stellen, bij te houden en af te geven aan zijn werknemers. 

Via deze sociale documenten kan er worden nagaan of de werknemers van een onderneming op wettelijke wijze zijn aangegeven en dat de sociale bepalingen worden nageleefd. 

Verplichte sociale documenten

Onder verplichte sociale documenten verstaan we het personeelsregister, de individuele- en de loonafrekening, het arbeidsreglement, het valideringsboek en de Dimona-aangifte. 

Het personeelsregister 

Er moet een onderscheid gemaakt worden tussen een algemeen personeelsregister (voor de werknemers die tewerkgesteld zijn op één arbeidsplaats) en het bijzondere personeelsregister (voor de werknemers die op meer dan één arbeidsplaats tewerkgesteld zijn). 

Tewerkstelling op één arbeidsplaats 

Voor de werknemers waarvoor een onmiddellijke aangifte (DIMONA) van tewerkstelling moet worden opgemaakt, moet de werkgever geen personeelsregister op papier opmaken.  

  Voor de werknemers waarvoor geen onmiddellijke aangifte (DIMONA) van tewerkstelling moet worden opgemaakt, moet de werkgever een personeelsregister op papier opmaken. Bijvoorbeeld voor vrijwilligers en het verrichten van occasionele arbeid.

De inhoud van het algemeen register moet de volgende zaken bevatten: 

  • voor de werkgever: de naam, voornaam en woonplaats of maatschappelijke naam en de maatschappelijke zetel en, in voorkomend geval, de benaming waaronder de werkgever zich tot het publiek richt. 
  • voor iedere werknemer:  het nummer van inschrijving, de naam en voornaam; de geboorteplaats en -datum; het geslacht; de woonplaats; 
  • de nationaliteit; de aard en het nummer van het identiteitsbewijs; het nummer van de individuele pensioenrekening bij de Algemene Spaar- en Lijfrentekas; het identificatienummer van de sociale zekerheid van de werknemer; de aanvangsdatum van de tewerkstelling en de datum van de beëindiging van de overeenkomst. 

Tewerkstelling op meerdere arbeidsplaatsen 

Als werknemers gelijktijdig tewerk worden gesteld op meerdere arbeidsplaatsen, moet de werkgever een speciaal personeelsregister bijhouden. Hier vind je daarover meer info. 

 

De individuele rekening en de loonafrekening 

De individuele rekening is een document waarin een overzicht wordt gegeven van alle prestaties die de werknemer heeft geleverd en vermeldt de verschillende elementen van het loon.  

Voor meer informatie verwijzen we door naar de Fod WASO.  

De loonafrekening is de afrekening bij elke definitieve betaling van het loon. 

 

Arbeidsreglement

Elke werkgever moet een arbeidsreglement opstellen. Het arbeidsreglement groepeert de regels die eigen zijn aan de werkgever voor alle of voor een bepaalde categorie van werknemers.   
  
Het reglement omvat de regels die (voor zover dat toegelaten is) afwijken van de wettelijke en reglementaire bepalingen. Het bevat ook een reeks informatieve gegevens. Bijvoorbeeld wie je kan aanspreken in geval van een conflict of grensoverschrijdend gedrag.  

Hier vind je een model arbeidsreglement

 

Het valideringsboek 

Het valideringsboek moet alle formulieren voor tijdelijke werkloosheid bevatten gerelateerd aan het C3.2.A formulier tijdelijke werkloosheid omwille van economische redenen of wegens weerverlet. 

De C3.2.A-formulieren die werden afgeleverd voor tijdelijke werkloosheid wegens overmacht, ongeval of staking, moeten niet in het valideringsboek worden opgenomen

 

Dimona-aangifte

Wat is de Dimona-aangifte? 

Het gaat om een aanmeldingsverplichting in hoofde van de werkgever om, in principe, alle werknemers via elektronische wijze te registeren. De werkgever moet de begin- en einddatum van de tewerkstelling indienen bij de Rijksdienst Sociale Zekerheid (RSZ) (www.socialsecurity.be). 

Voor de aanvang van het werk 

Voor en uiterlijk op het ogenblik van de aanvang van het werk, moet de werkgever de volgende informatie aan de RSZ doorgeven: 

  1. het nummer waaronder de werkgever is ingeschreven bij de instelling; 
  2. het identificatienummer van de sociale zekerheid van de werknemer; 
  3. het nummer van de sociale identiteitskaart; 
  4. de datum van indiensttreding van de werknemer; 
  5. in voorkomend geval, het nummer van het Paritair Comité waaronder de werknemer ressorteert; 
  6. in voorkomend geval, de datum van uitdiensttreding van de werknemer; 
  7. in voorkomend geval, het bewijs zoals bepaald door de instelling dat de sociale identiteitskaart elektronisch werd gelezen 

Specifiek voor studenten moet er volgende bijkomende informatie worden vrijgegeven: 

  1. een aanduiding van de hoedanigheid van student; 
  2. het adres van de plaats van de uitvoering van de overeenkomst, indien dit adres verschilt van het adres van de maatschappelijke zetel van de werkgever dat in de Kruispuntbank van Ondernemingen wordt ingeschreven; 
  3. de datum van het einde van de uitvoering van de overeenkomst; 
  4. ingedeeld per kalenderkwartaal, het aantal uren, bedoeld in artikel 17bis van voormeld koninklijk besluit van 28 november 1969, waarop de student zal worden tewerkgesteld. 

Specifiek voor uitzendarbeid moet er de volgende bijkomende informatie worden vrijgegeven: 

  1. de datum van aanvang van tewerkstelling bij de gebruiker; 
  2. de datum van het einde van de tewerkstelling bij de gebruiker; 
  3. het nummer waaronder de gebruiker is ingeschreven bij de instelling. Zo dit nummer niet voorhanden is, vermeldt de werkgever, indien het een natuurlijk persoon betreft, zijn naam, voornaam en hoofdverblijfplaats, ofwel andere mogelijke identificatiewijzen die worden bepaald door de instelling. Indien het een rechtspersoon betreft, vermeldt hij de maatschappelijke benaming, de rechtsvorm en de maatschappelijke zetel ofwel andere mogelijke identificatiewijzen die worden bepaald door de instelling; 
  4. het nummer van het Paritair Comité voor de uitzendarbeid; 
  5. in voorkomend geval, het bewijs zoals bepaald door de instelling dat de sociale identiteitskaart elektronisch werd gelezen; 
  6. per dag, indien de uitzendkracht is tewerkgesteld als gelegenheidswerknemer bij een gebruiker die ressorteert onder het paritair comité van het hotelbedrijf, de landbouw of het tuinbouwbedrijf: het tijdstip van het begin van de prestaties en het tijdstip van het einde van de prestaties

 Bij vertrek bij de werkgever  

De werkgever moet uiterlijk 1 werkdag na het vertrek van de effectieve beëindigingsdatum van de arbeidsrelatie de RSZ het volgende meedelen:  

  • Dimona-code die aan de persoon werd toegekend 
  • De datum van uitdiensttreding 

Samenvattende tabel

Type Document 

Bewaringstermijn 

Algemeen personeelsregister 

5 jaar te tellen van laatste verplichte vermelding 

Bijzonder personeelsregister 

5 jaar te tellen van laatste verplichte vermelding 

Individuele rekening 

5 jaar vanaf het einde van het jaar waarop de rekening betrekking heeft 

Overeenkomst tewerkstelling student 

5 jaar vanaf de dag die volgt op het einde van de uitvoering van de overeenkomst 

Overeenkomst tewerkstelling thuiswerk 

5 jaar vanaf de dag die volgt op het einde van de uitvoering van de overeenkomst 

Beroepsinlevingsovereenkomst 

5 jaar vanaf de dag die volgt op het einde van de uitvoering van de overeenkomst 

Af te leveren fiscale fiches

Als onderneming, organisatie, vzw of eenmanszaak moet je de betaling van lonen, auteursrechten en andere vergoedingen aan derden doorgeven aan de ontvanger van het geld en de Federale Overheidsdienst Financiën.  

Hieronder overlopen we de meest courante fiscale fiches voor de cultuursector en de daarbij horende deadline van indiening. 

Lonen voor werknemers (fiche 281.10): deadline 29 feb. 2020 

Als werkgever moet je voor 1 maart aan je werknemer een overzicht van alle uitbetaalde verloningen overhandigen. Dit overzicht bevat alle lonen die je het jaar voordien hebt uitbetaald.  

Zie het volgende voorbeeld.

Aan de fiscus moet je als werkgever de samenvattende opgave 325.10 indienen. Deze indiening wordt vaak door het sociaal secretariaat uitgeoefend.  

Deze fiche wordt voor de volgende aanwervingen opgesteld: 

  • Directe aanwerving 
  • Occiasioneel sociocultureelwerk 
  • Voordelen van alle aard (een voordeel dat een werkgever of onderneming toekent aan een werknemer of bedrijfsleider (bv. een bedrijfswagen, een ter beschikking gesteld onroerend goed, een lening aan voordelig tarief, deze voordelen van alle aard worden beschouwd als een beroepsinkomen).  

Inkomsten uit de deeleconomie (fiche 281.29): deadline 29 feb. 2020 

Ben je eigenaar van een deeleconomie platform dan moet je aan de gebruikers een individuele fiche afgeven. Zie voorbeeld.  

Presentiegelden, prijzen, subsidies (fiche 281.30): deadline 29 feb. 2020 

Fiche 281.30 kan de verschillende inkomsten omvatten: presentiegelden, ontvangen prijzengeld, ontvangen subsidies, ontvangen renten of pensioenen zonder beroepskarakter, ontvangen vergoedingen uit de exploitatie van een wetenschappelijke uitvinding, belastbare inkomsten van niet-rijksinwoners. 

In de cultuursector zien we dat presentiegeld vooral aan een bestuurder van een vzw wordt toegekend, de niet inwonende kunstenaar die in België werkt en voor ontvangen subsidies. 

Auteurs- en naburigerechten (fiche 281.45): deadline 30 april 2020 

De fiscale fiche bevat een overzicht van de ontvangen inkomsten uit auteurs- of naburige rechten.  

 De ontvanger van de rechten maakt een fiche op en geeft deze aan de persoon die een vergoeding heeft ontvangen voor de exploitatie van auteursrechten en/of naburige rechten.  

Wat kan je terugvinden op deze fiche? 

De identiteit en het adres van de ontvanger van de rechten, de bestemming van de inkomsten, het brutobedrag van de inkomsten uit auteursrechten, de afgetrokken (forfaitaire) kosten en het bedrag van de ingehouden roerende voorheffing. 

Een voorbeeld van fiche 281.45 kan je hier terugvinden. 

De samenvattende opgave 325.45 kan je hier terugvinden.

Commissies, makelaarslonen, erelonen, voordelen van alle aard (fiche 281.50): deadline 29 juni 2020 

Als werkgever moet je alleen een fiche opmaken voor betalingen die behoren tot de volgende categorieën: commissies, makelaarslonen, restorno’s, vacatiegelden, erelonen, gratificaties, vergoedingen of voordelen van alle aard. 

Als werkgever moet je geen fiche 281.50 opstellen: 

  • Voor zij die in de loop van kalenderjaar 2019 niet meer dan 125 euro aan betalingen hebben ontvangen; 
  • Belgische verkrijgers die btw-conforme facturen hebben uitgereikt. 

Maar aan buitenlandse verkrijgers die een btw-conforme factuur hebben afgeleverd moet je wel een fiche 281.50 bezorgen. 

Je moet het totale bedrag (exclusief btw) vermelden voor alle commissies, makelaarslonen, restorno's, erelonen, vergoedingen, enz., die u in 2019 aan de verkrijger hebt verleend of toegekend invullen.  

Voordelen van alle aard in dit onderdeel gaan over het volgende: relatiegeschenken van geringe aard, gelegenheidsgeschenken voor het personeel, ...  Geef je geschenken aan een zakenrelatie die duurder zijn dan 125 euro, dan geldt er een ficheverplichting (je stelt een fiche 281.50 op naam van de verkrijger op). Is het voordeel belastbaar bij de verkrijger, dan is de kostprijs van het geschenk wel volledig aftrekbaar. 

Voor een voorbeeld verwijzen we door naar Fod Financiën

De samenvattende opgave 325.50 kan je hier terugvinden.

Tot slot 

Voor een overzicht van alle andere fiches verwijzen we door naar de website van Fod Financiën.

Hoe moet je de aangifte doen? 

Dit kan je online doen via Belcotaxonweb.