Welke verplichtingen heb je als werkgever bij het inschakelen van een flexi-jobber? 

Organisaties die actief zijn in één van de volgende sectoren kunnen gebruik maken van de flexi-job arbeidsovereenkomst om mensen tewerk te stellen. :

  • Broodbakkerijen
  • Handel in voedingswaren
  • Zelfstandige kleinhandel
  • Bedienden uit de kleinhandel in voedingswaren
  • Middelgrote levensmiddelenbedrijven 
  • Grote kleinhandelszaken 
  • Warenhuizen
  • Kappersbedrijf & schoonheidszorgen
  • Fitness/bodybuilding 
  • Hotelbedrijf
  • Uitzendarbeid (indien de gebruiker valt onder een van de hierboven vermelde sectoren en niet al te werk wordt gesteld bij dezelfde werkgever)

Wat is het voordeel voor jouw onderneming?

Als werkgever ben je enkel een bijzondere sociale bijdrage van 25% verschuldigd.

Hou ook rekening met het volgende:

  • sectorale toeslagen moeten betaald worden voor zon- en feestdagen of nachtwerk (belast aan 25%),
  • het uurloon van de flexi-jobber moet minstens 10,08 euro bedragen (dit is incl. flexi-vakantiegeld van 7,67%)

Hoe kan je nagaan of iemand in aanmerking komt voor een flexi-job? Er is een automatische controle wanneer je de Dimona-aangifte doet.

Hierna overlopen we alle administratieve verplichtingen
 

Juiste paritair comité? 

Op het moment dat je je onderneming opstart en registreert bij het ondernemingsloket zal je gevraagd worden om je activiteiten te registreren.   
  
In overeenstemming met de activiteiten van je onderneming zal het ondernemingsloket NACE-Codes toekennen. Door de toewijzing van die codes zal jouw organisatie tot een welbepaald paritair comité behoren.  

Mocht je op voorhand willen weten onder welk paritair comité je organisatie zal vallen, dan kan je een advies vragen aan de FOD WASO.  

Je bent als werkgever verplicht om de afspraken binnen de paritaire comités te respecteren. 

Sociaal secretariaat 

Een sociaal secretariaat verwerkt een aantal administratieve taken voor bedrijven met medewerkers. Onder andere loonadministratie, personeelsbeleid, sociaal-juridisch advies:  

  • De loonberekening (inclusief bedrijfsvoorheffing, vakantiegeld, premies en vergoedingen);  
  • De inning en storting van de sociale bijdragen en bedrijfsvoorheffingen;  
  • De administratie rond ziekteverzuim, arbeidsongeschiktheid, tijdskrediet;   
  • Advies rond aanwerving, afwezigheden en ontslag.  

Hoewel het geen wettelijke verplichting is om aan te sluiten, wordt de aansluiting sterk aangeraden. Maar je kan deze administratie ook zelf opvolgen. 

Aansluiting Rijksdienst voor Sociale Zekerheid

Je moet je onderneming aanmelden bij de RSZ. 

Dimona-aangifte 

Als werkgever moet je een aangifte doen van de tewerkstelling.

Wat geef je aan? 

  • Type werknemer 
  • Dimona IN (start datum tewerkstelling) 
  • Dimona OUT (eind datum tewerkstelling) 
  • Code: FLX 

Lees zeker ook de instructies Dimona aangifte voor de flexi-job

MultiFunctionele Aangifte (DmfA)

Werkgevers moeten de loon- en arbeidstijdgegevens van hun werknemers indienen bij de RSZ. 

Wanneer? Elke eerste maand na het kwartaal waarop de aangifte betrekking heeft. Deze aangifte wordt gebruikt om de verschuldigde RSZ-bijdragen te berekenen. De aangifte bevat ook een aantal gegevens voor de instellingen die belast zijn met de betaling van de socialezekerheidsprestaties zoals: ziekteverzekering, werkloosheid, pensioenen, arbeidsongevallen, beroepsziekten en jaarlijkse vakantie. 

Arbeidsovereenkomst en arbeidsreglement

De werkgever en flexi-jobber sluiten twee contracten af:

1. De raamovereenkomst 

Hierin moet de volgende informatie worden opgenomen:   

  • De identiteit van beide partijen;  

  • Een beknopte beschrijving van de functie(s);

  • Het flexiloon;   

  • De wijze waarop de flexi-arbeidsovereenkomst door de werkgever aan de flexi-jobber moet worden voorgesteld (mondeling of schriftelijk) alsook de termijn waarbinnen dit moet gebeuren;   

  • Een omschrijving van de voorwaarden waaraan de flexi-jobber moet voldoen om een flexi-job te kunnen uitoefenen (de 4/5e tewerkstelling).  

Binnen die raamovereenkomst kunnen flexi-arbeidsovereenkomsten van één dag (kan mondeling) of een langere periode worden aangeboden. De flexi-jobarbeidsovereenkomst zal steeds gesloten worden voor een bepaalde tijd of voor een duidelijk omschreven werk.  

Er wordt aangeraden dat de werkgever deze contracten op de werkplek ter beschikking houdt.  

2. De arbeidsovereenkomst 

Weet dat de arbeidsovereenkomst voor de flexi-jobber moet worden opgesteld voorafgaandelijk aan de eerste tewerkstelling.  

Afsluiten arbeidsongevallenverzekering 

Als werkgever ben je wettelijk verplicht om je medewerkers bij een arbeidsongeval te beschermen tegen inkomensverlies, arbeidsongeschiktheid en overlijden via een arbeidsongevallenverzekering. Dit geldt ook voor studenten, tijdelijke krachten en stagiairs.

Aansluiten bij een dienst voor preventie

Een interne/externe dienst voor preventie en bescherming op het werk waakt over het welzijn van je werknemers.

Contract, loon, verloning en arbeidsduur

Hoeveel moet je betalen?  

Voor de betaling van een loon kan je teruggrijpen naar de geldende wettelijke minimumloonschalen die van kracht zijn per sector.  

Om het loon te berekenen moet je rekening houden met de functie en de ervaring van je werknemer.

Hoe wordt de ervaring berekend?

Daarover zijn per sector afspraken gemaakt.  

Gezondheid en welzijn op het werk

Het is aan de werkgever om het welzijn binnen de onderneming te bevorderen. Het welzijn bevorderen in de organisatie kan gebeuren door risicopreventie, collectieve en individuele beschermingsmaatregelen, opleiding en informatie aan de werknemers. 

Gezondheid en welzijn op het werk is een zeer ruim begrip en omvat heel wat verschillende aspecten: 

  • Veiligheid op het werk; 
  • Bescherming van de gezondheid van de werknemer; 
  • Psychosociale belasting (stress, pesterijen ...); 
  • Hygiëne op de werkvloer; 
  • Ergonomie en verfraaiing van de werkplaats.  

Om mogelijke risico’s voor de werknemers op te sporen, moet de werkgever een interne of externe dienst voor preventie en bescherming op het werk inschakelen. Deze dienst heeft als opdracht de risico’s te evalueren en het medisch toezicht op de werknemers te organiseren. 

In het kader van de Welzijnswet

Wat moet je als werkgever concreet doen voor je werknemers in kader van de Welzijnswet?  

De volgende stappen zijn van groot belang voor je onderneming: 

Stap 1:  zodra je 1 werknemer in dienst hebt genomen moet je nagaan of je een interne of externe dienst voor preventie en bescherming gaat gebruiken. 

Een externe dienst voor preventie en bescherming op het werk bestaat onder andere uit de twee volgende afdelingen: 

  • Risicobeheersing: waaronder arbeidsveiligheid, ergonomie, bedrijfshygiëne en psychosociale aspecten (zoals geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk, …) vallen. 
  • Gezondheidstoezicht: de arbeidsgeneesheer en de verpleegkundige. 

Een interne dienst voor preventie en bescherming op het werk neemt alle taken op zich die door de Welzijnswet zijn opgelegd. 

Vanaf hoeveel werknemers heb je welke verplichtingen?

  • < 20 werknemers
    In ondernemingen met minder dan 20 werknemers mag de preventie-adviseur (die deel uitmaakt van de dienst preventie en bescherming op het werk) ook de werkgever zijn.  

    Wanneer de interne dienst de hem opgelegde taken niet zelf kan vervullen, moet de werkgever aanvullend een beroep doen op een erkende externe dienst voor preventie en bescherming op het werk. 

  • < 50 werknemers
    Wanneer jouw onderneming uit minder dan 50 werknemers bestaat, dan moet er een dienst voor preventie en bescherming op het werk worden opgericht. 
     
  • > 50 en < 100 werknemers
    Wanneer de onderneming uit meer dan 50 maar minder dan 100 werknemers bestaat, dan moet de volgende organen zijn opgericht:
    • Dienst voor preventie en bescherming op het werk
    • CPBW 
       
  • > 100 werknemers
    Wanneer de onderneming meer dan 100 werknemer in dienst heeft:
    • Dienst voor preventie en bescherming op het werk
    • CPBW
    • Ondernemingsraad

Voorbeeld

Vzw ‘Het juweeltje’ heeft vijf werknemers. Als werkgever mag de vzw zelf iemand intern aanwijzen om op te treden als preventieadviseur. Voor een aantal taken is ze wel verplicht om specialisten van een Externe Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk in te schakelen omdat de vzw dit niet zelf kan uitvoeren.  

De vzw schakelt een externe dienst in voor arbeidsveiligheid, onderzoek naar arbeidsongevallen en de bescherming van de gezondheid van de werknemers op het werk (medische onderzoeken). 

Stap 2: Een preventiebeleid uitwerken voor je onderneming 

Elke werkgever is verplicht om in zijn onderneming een beleid te voeren dat tot doel heeft het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk te bevorderen. Dit welzijnsbeleid is gesteund op het principe van de risicoanalyse. 

Door deze analyse kunnen gevaren kunnen worden uitgeschakeld, schade kan worden voorkomen of zelfs worden beperkt.  

 

Wie is wie?  

  • De preventieadviseur: 

    De preventieadviseur werkt binnen de interne dienst voor bescherming en preventie op het werk.  

    De taken van de preventieadviseur zijn zeer uiteenlopend. Daarom werd de functie van preventieadviseur opgedeeld in verschillende disciplines. Volgende disciplines worden onderscheiden: arbeidsveiligheid, psychosociale aspecten, bedrijfshygiëne, ergonomie en arbeidsgeneeskunde. 

    In geval van geweld, pesterijen, ongewenst seksueel gedrag of discriminatie werkt de preventieadviseur samen met de werkgever een beleid uit.  
     
  • CPBW: 

    Elke onderneming met minstens 50 werknemers, is verplicht om een comité voor preventie en bescherming op het werk oprichten. Het comité is bij uitstek het overlegorgaan binnen de onderneming. Het comité heeft als taak om proactief bij te dragen tot alles wat te maken heeft met het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk.  
     
  • Vertrouwenspersoon:  

    De vertrouwenspersoon is beschikbaar in geval van relationeel leed op het werk. Hij/zij/x informeert, luistert, adviseert en helpt de werknemers om een oplossing te vinden voor een problematische situatie.

    Op verzoek kan hij/zij/x een verzoening tussen de verschillende partijen organiseren of een derde laten tussenkomen.  

    De vertrouwenspersoon kan enkel ingeschakeld worden voor informele interventies voor alle psychosociale risico's op het werk. De werkgever kan een personeelslid of een aan de onderneming of instelling externe persoon als vertrouwenspersoon aanwijzen. 

    Als de preventieadviseur psychosociale aspecten deel uitmaakt van een externe dienst voor preventie en bescherming op het werk, moet ten minste één van de vertrouwenspersonen verplicht deel uitmaken van het personeel van de onderneming (behalve indien de werkgever minder dan 20 werknemers tewerkstelt). 

    Als je werknemers vragen hebben over deze thema’s, dan moet je ervoor zorgen dat ze bij iemand in je organisatie terecht kunnen. 

Wetgeving psychosociale risico's

De werkgever moet de nodige maatregelen treffen om de psychosociale risico’s op het werk te voorkomen, om de schade ten gevolge van deze risico’s te voorkomen of om deze schade te beperken. 

Wat zijn psychosociale risico’s? 

De psychosociale risico’s op het werk worden gedefinieerd als de kans dat één of meerdere werknemers psychische schade ondervinden, die al dan niet kan gepaard gaan met lichamelijke schade, ten gevolge van een blootstelling aan de elementen van de arbeidsorganisatie, de arbeidsinhoud, de arbeidsvoorwaarden, de arbeidsomstandigheden en de interpersoonlijke relaties op het werk, waarop de werkgever een impact heeft en die objectief een gevaar inhouden. 

Hieronder vallen onder andere: pesterijen op het werk, geweld, discriminatie, ongewenst seksueel gedrag op het werk, etc. 
  
Hoe kan je ze beoordelen? 

Daarvoor bestaan een aantal interessante tools: 

Als er sprake is van een psychosociale risico (zoals pesten) moet de werknemer terecht kunnen bij de preventie-adviseur, de werkgever, de vakbondsafgevaardigde, etc. Je moet de procedure en de contactgegevens in je arbeidsreglement vermelden.  

Extra info