Welke verplichtingen heb je als je vrijwilligers inschakelt? 

Waar moet je als vereniging rekening mee houden als je van plan bent om een vrijwilliger vrijwilligerswerk te laten uitvoeren? 

Ten eerste moet je nagaan of de activiteiten als vrijwilligerswerk kunnen worden beschouwd. Het moet gaan om taken die:

  • Onbezoldigd en onverplicht worden verricht;
  • Worden verricht ten behoeve van één of meer personen, andere dan degene die de activiteit verricht, van een groep of organisatie of van de samenleving als geheel;
  • Ingericht worden door een organisatie anders dan het familie- of privéverband van degene die de activiteit verricht;
  • Niet door dezelfde persoon en voor dezelfde organisatie wordt verricht in het kader van een arbeidsovereenkomst, een dienstencontract of een statutaire aanstelling.

Ten tweede moet je nagaan of jouw organisatie beroep mag doen op vrijwilligerswerk.

Gaat het om een feitelijke vereniging of private of publieke rechtspersoon zonder winstoogmerk? Als ‘feitelijke vereniging’ komt enkel de vereniging in aanmerking van twee of meer personen die in onderling overleg een activiteit organiseren met het oog op de verwezenlijking van een onbaatzuchtige doelstelling, met uitsluiting van enige winstverdeling onder haar leden en bestuurders.

Ten derde moet je nagaan wie er vrijwilligerswerk mag uitvoeren:

  • Vrijwilligers moeten minstens 16 worden in de loop van het kalenderjaar. 
  • Bepaalde mensen moeten eerst toestemming hebben bij de dienst die hen uitbetaalt vooraleer ze als vrijwilliger actief kunnen zijn bij jou in de organisatie. Het gaat onder andere om personen die een werkloosheidsuitkering, een leefloon of een ziekte-uitkering ontvangen. 

Ten vierde moet je een aantal verplichtingen nakomen als opdrachtgever:

  • Verzekering afsluiten voor de vrijwilliger: je moet je verzekeren tegen jouw burgerlijke aansprakelijkheid voor schade veroorzaakt door vrijwilligers.

    Als de organisatie onder het Vlaams decreet betreffende het georganiseerde vrijwilligerswerk in het beleidsdomein Welzijn, Volksgezondheid en Gezin valt, moet ze ook een verzekering afsluiten voor: 
    • de burgerlijke aansprakelijkheid van de vrijwilligers voor schade, toegebracht aan de organisatie, aan andere vrijwilligers of aan derden tijdens de uitvoering van het vrijwilligerswerk of op de weg naar en van het vrijwilligerswerk;  

    • de lichamelijke en materiële schade, geleden door vrijwilligers bij ongevallen tijdens de uitvoering van het vrijwilligerswerk of op de weg naar en van het vrijwilligerswerk 

    • beroepsziekten 

  • Bepaalde informatie geven aan de vrijwilliger:
    • de rechtsvorm van de organisatie
    • het doel van de organisatie
    • de naam of namen van de verantwoordelijken van de organisatie
    • welke verzekeringen de organisatie voor haar vrijwilligers heeft afgesloten
    • welke kosten de organisatie terugbetaalt 
    • dat de vrijwilliger de informatie waartoe hij/zij/x toegang krijgt, discreet moet behandelen en eventueel geheim moet houden
       
  • Je moet als organisatie moet een “nominatieve lijst” bijhouden, waarin je per kalenderjaar voor elke vrijwilliger de toegekende kostenvergoedingen vermeldt. Deze lijst moet je kunnen voorleggen aan de Inspectie van de RSZ. Je vindt een model op de site van het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk.

De vrijwilligersvergoeding

Hier vind je meer informatie over de vrijwillligersvergoeding.