Je werft iemand aan als werknemer voor onbepaalde duur, bepaalde duur of bepaald werk. Als werkgever moet je aan een aantal verplichtingen voldoen ten aanzien van die werknemer(s). 

Veel van deze verplichtingen zijn terug te vinden in de arbeidswetgeving, maar ook in het paritaire comité van je sector. Ga dus in de eerste plaats na in welke sector je actief zal zijn voor je iemand aanneemt. 

Stap 1: Nagaan onder welke sector/paritair comité je valt

Op het moment dat je je onderneming opstart en registreert bij het ondernemingsloket zal je gevraagd worden om je activiteiten te registreren.  
 
In overeenstemming met de activiteiten van je onderneming zal het ondernemingsloket NACE-Codes toekennen. Door de toewijzing van die codes zal jouw organisatie tot een welbepaald paritair comité behoren. De lijst van activiteiten kan je hier terugvinden. 
 
Mocht je op voorhand willen weten onder welk paritair comité je organisatie zal vallen, dan kan je een advies vragen aan de FOD WASO

Je bent als werkgever verplicht om de afspraken binnen de paritaire comités te respecteren.
 

Stap 2: De andere verplichtingen

Wettelijk gezien ben je als werkgever verplicht om:

  • Ervoor te zorgen en erover te waken dat de wetten van fatsoen en goede zeden tijdens de uitoefening van het werk worden gerespecteerd;
  • De werknemer de mogelijkheid bieden om het werk uit te oefenen op de wijze, tijd en plaats zoals overeengekomen;
  • Als een “goede huisvader” ervoor te zorgen dat de arbeid wordt uitgevoerd onder behoorlijke omstandigheden;
  • Het loon te betalen op de wijze, tijd en plaats zoals is overeengekomen;
  • De werknemer behoorlijk te huisvesten en gezond en voldoende voedsel te verstrekken als de werkgever daartoe verbonden is;
  • De werknemer de nodige tijd te geven om zijn geloofsplichtingen en zijn burgerrechtelijke wettelijke verplichtingen te vervullen;
  • Nodige zorg en aan aandacht te besteden aan het onthaal van de werknemers.

Aansluiten bij een erkend sociaal secretariaat 

Een sociaal secretariaat verwerkt een aantal administratieve taken voor bedrijven met medewerkers. Onder andere loonadministratie, personeelsbeleid, sociaal-juridisch advies: 

  • De loonberekening (inclusief bedrijfsvoorheffing, vakantiegeld, premies en vergoedingen); 
  • De inning en storting van de sociale bijdragen en bedrijfsvoorheffingen; 
  • De administratie rond ziekteverzuim, arbeidsongeschiktheid, tijdskrediet;  
  • Advies rond aanwerving, afwezigheden en ontslag. 

Hier vind je een overzicht van de erkende sociaal secretariaten in België. 

Aansluiten bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) 

Je moet je onderneming aanmelden bij de RSZ. Je kan dit online doen.  

Aangifte van tewerkstelling: Dimona-aangifte 

Als werkgever moet je een aangifte doen van de tewerkstelling. Dit doe je ook online

MultiFunctionele Aangifte (DmfA)

Werkgevers moeten de loon- en arbeidstijdgegevens van hun werknemers indienen bij de RSZ.

Wanneer? Elke eerste maand na het kwartaal waarop de aangifte betrekking heeft. Deze aangifte wordt gebruikt om de verschuldigde RSZ-bijdragen te berekenen. De aangifte bevat ook een aantal gegevens voor de instellingen die belast zijn met de betaling van de socialezekerheidsprestaties zoals: ziekteverzekering, werkloosheid, pensioenen, arbeidsongevallen, beroepsziekten en jaarlijkse vakantie.
Je sociaal secretariaat kan je hiermee helpen.

Opmaken van een arbeidsovereenkomst en arbeidsreglement

Je sluit best een arbeidsovereenkomst met je werknemers. Bij een arbeidsovereenkomst van bepaalde tijd of duidelijk omschreven werk is dit zelfs een wettelijke verplichting. 

Elke werkgever moet een arbeidsreglement opstellen. Het arbeidsreglement groepeert de regels die eigen zijn aan de werkgever voor alle of voor een bepaalde categorie van werknemers.  
 
Het reglement omvat de regels die (ivoor zover dat toegelaten is) afwijken van de wettelijke en reglementaire bepalingen. Het bevat ook een reeks informatieve gegevens. Bijvoorbeeld wie je kan aanspreken in geval van een conflict. 
 
Hier vind je een model van een arbeidsreglement.  

Afsluiten arbeidsongevallenverzekering 

Als werkgever ben je wettelijk verplicht om je medewerkers bij een arbeidsongeval te beschermen tegen inkomensverlies, arbeidsongeschiktheid en overlijden via een arbeidsongevallenverzekering. Dit geldt ook voor studenten, tijdelijke krachten en stagiairs. 

Aansluiten bij een interne/externe dienst voor preventie en bescherming op het werk 

Deze dienst waakt over het welzijn van je werknemers. Hier vind je meer informatie. 

Stap 3: Contract, Loon, verloning en arbeidsduur

Hoeveel moet je betalen? 

Voor de betaling van een loon kan je teruggrijpen naar de geldende wettelijke minimumloonschalen die van kracht zijn per sector. 

De volgende sectoren worden in dit luik onder de loep genomen: podiumkunsten en muziek (P.C. 304), audiovisuele en digitale sector (P.C. 227), filmproductie (P.C. 303.01) en de socioculturele sector (P.C. 329).

Hoe wordt het loon berekend?

Om het loon te berekenen moet je rekening houden met de functie en de ervaring van je werknemer. Hoe wordt de ervaring berekend? Daarover zijn per sector afspraken gemaakt. 

Podiumkunsten P.C. 304

Onder het P.C. 304 vallen de volgende sectoren: de professionele muzieksector, de podiumkunsten en het live entertainment.

Het Sociaal Fonds Podiumkunsten ondersteunt de belangen van de sectoren. Het fonds wordt beheerd door werkgevers- en werknemersorganisaties. 

Verloning

De afspraken rond verloning zijn vastgelegd in collectieve arbeidsovereenkomsten (cao's). De belangrijkste informatie uit de cao's over loon- en arbeidsvoorwaarden voor werknemers vind je hier.

Je moet volgende stappen doorlopen bij de podiumkunsten: 

  1. Bepaal in welke loongroep je medewerker zijn/haar/x functie valt via het overzicht van de vijf loongroepen podiumkunsten;
  2. Per loongroep vind je de barema-tabellen per functie;
  3. Let op dat er een verschil bestaat tussen de barema's voor contracten korter dan 4 maanden en barema's voor contracten langer dan 4 maanden.

Werf je iemand aan in de muziek sector, dan moet je volgende stappen doornemen: 

  1. Bepaal in welke loongroep de functie valt via het overzicht van de vijf loongroepen muziek;
  2. Eenmaal je de loongroep kent, kan je in de barema-tabel muziek nagaan welke minimum weddeschaal op die functie van toepassing is bij een bepaalde anciënniteit; 
  3. Er wordt een verschil gemaakt tussen barema's voor langdurige opdrachten en barema's voor korte prestaties, zoals bijvoorbeeld een concert of repetitie.

Arbeidsduur en flexibiliteit

Een normale wekelijkse arbeidsduur bedraagt 38 uur. Een normale werkdag telt 7,6 uren waarin pauzes niet mee ingerekend zijn.

De realiteit in de podiumkunstensector vraagt vaak afwijkingen op deze regel. Die uitzonderingen zijn wettelijk vastgelegd en moeten worden vermeld in het arbeidsreglement van de organisatie. Hier vind je meer info.  

Voorwaarden CAO Taakloon P.C. 304

Om medewerkers binnen het P.C. 304 met een artistieke functie te vergoeden via taakloon moet voldaan zijn aan volgende criteria:

  1. Er moet sprake zijn van een overeenkomst: ofwel een arbeidsovereenkomst, ofwel een overeenkomst onder artikel 1bis.
  2. Die overeenkomst bepaalt expliciet dat de vergoedingswijze taakloon is. 
  3. Het moet gaan om een artistieke prestatie, volgens de definitie in artikel 1bis van de wet van 27 juni 1969 : “Onder het leveren van artistieke prestaties en/of het produceren van artistieke werken” dient te worden verstaan “de creatie en/of uitvoering of interpretatie van artistieke oeuvres in de audiovisuele en de beeldende kunsten, in de muziek, de literatuur, het spektakel, het theater en de choreografie”.   
  4. De opdracht of taak moet duidelijk omschreven zijn in de overeenkomst;

Audiovisuele en digitale sector (P.C. 227) en filmproductie (P.C. 303.01)

Voor de audiovisuele en digitale sector en de filmproductie zijn twee paritaire comités bevoegd: P.C. 227 en P.C. 303.01.

Mediarte behartigt de belangen van deze sectoren. Mediarte is het Sociaal Fonds van de audiovisuele sector en de filmproductie in België en omvat alle private radiozenders, tv-stations, productiehuizen, facilitaire bedrijven en digital agencies.

Verloning

De afspraken rond verloning zijn vastgelegd in collectieve arbeidsovereenkomsten (cao's). De belangrijkste informatie uit de cao's over loon- en arbeidsvoorwaarden voor werknemers vind je hier terug:

Anciënniteit in de sector

Voor wat de in rekening gebrachte ervaring of anciënniteit betreft, zijn de volgende regels van toepassing.

De anciënniteit is verworven in de organisaties van aanverwante sectoren en met contracten voor een analoge functie. Prestaties die geleverd werden onder eenzelfde beroepskwalificatie, onder welk statuut ook, worden ook in overweging genomen voor de anciënniteit.

Hoe worden contracten van bepaalde duur in rekening gebracht voor de berekening van de anciënniteit?

  1. Arbeidsovereenkomsten van beperkte duur, die in een termijn van een jaar afgesloten worden en die samen niet langer dan 3 maand duren, gelden, voor de bepaling van de anciënniteit, a rato van hun effectieve duurtijd.
  2. Arbeidsovereenkomsten van beperkte duur, die in een kalenderjaar worden afgesloten voor minimum 3 maand en maximum 6 maand, worden beschouwd als arbeidsovereenkomsten van 6 maand.
  3. Arbeidsovereenkomsten van beperkte duur, die in een kalenderjaar worden afgesloten voor minimum 6 maand en maximum 12 maand, worden beschouwd als een arbeidsovereenkomst van een jaar.

Arbeidsduur en flexibiliteit

P.C. 227

In deze sector zijn er specifieke werknemers die onderworpen zijn aan een grote flexibiliteit met uurschema’s. 

Er mag in principe maximum 12 uur per dag gewerkt worden en wekelijks 50 uur per week. Maar daar bestaan uitzonderingen op die ja kan terugvinden in CAO’s. Hier vind je meer informatie.

P.C. 303.01

In de filmsector mag onder welbepaalde voorwaarden 53 uur per week gewerkt worden. Hier vind je meer informatie.

Socioculturele sector (P.C. 329)

PC 329.00 is het overkoepelend paritair comité voor de socioculturele sector. Sociare beheert de belangen van deze sectoren.  
Het paritaire comité is opgedeeld in drie sub-comités:

  • P.C. 329.01 voor de socioculturele sector van de Vlaamse Gemeenschap
  • P.C. 329.02 voor de socioculturele sector van de Franstalige en Duitstalige Gemeenschap en het Waalse Gewest.
  • P.C. 329.03 voor de federale en bicommunautaire socioculturele organisaties.

Sociare beheert de volgende domeinen: sociaal-cultureel werk met volwassenen, jeugdwerk, beroepsopleiding, sport, cultuur, samenlevingsopbouw, milieu, ontwikkelingssamenwerking, minderheden, musea en erfgoed, toerisme, media en lokale diensteneconomie. 

Verloning

De afspraken rond verloning zijn vastgelegd in collectieve arbeidsovereenkomsten (cao's). De belangrijkste informatie uit de cao's over loon- en arbeidsvoorwaarden voor werknemers vind je hier.

Arbeidsduur en flexibiliteit

In de socioculturele sector bedraagt de gemiddelde arbeidsduur 38 uren per week. Deze arbeidsduur wordt per semester berekend. 
Informatie over de arbeidsduur en flexibiliteit kan men terugvinden op de website van Sociare. 
 

Gezondheid en welzijn op het werk

Het is aan de werkgever om het welzijn binnen de onderneming te bevorderen. Het welzijn bevorderen in de organisatie kan gebeuren door risicopreventie, collectieve en individuele beschermingsmaatregelen, opleiding en informatie aan de werknemers.

Gezondheid en welzijn op het werk is een zeer ruim begrip en omvat heel wat verschillende aspecten:

  • Veiligheid op het werk;
  • Bescherming van de gezondheid van de werknemer;
  • Psychosociale belasting (stress, pesterijen ...);
  • Hygiëne op de werkvloer;
  • Ergonomie en verfraaiing van de werkplaats. 

Om mogelijke risico’s voor de werknemers op te sporen, moet de werkgever een interne of externe dienst voor preventie en bescherming op het werk inschakelen. Deze dienst heeft als opdracht de risico’s te evalueren en het medisch toezicht op de werknemers te organiseren.

Wat moet je als werkgever concreet doen voor je werknemers in kader van de Welzijnswet? 

De volgende stappen zijn van groot belang voor je onderneming:

Stap 1:   Zodra je 1 werknemer in dienst hebt genomen moet je nagaan of je een interne of externe dienst voor preventie en bescherming gaat gebruiken.

Een externe dienst voor preventie en bescherming op het werk bestaat onder andere uit de twee volgende afdelingen:

  • Risicobeheersing. Waaronder arbeidsveiligheid, ergonomie, bedrijfshygiëne en psychosociale aspecten (zoals geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk, …) vallen.
  • Gezondheidstoezicht: de arbeidsgeneesheer en de verpleegkundige.

Een interne dienst voor preventie en bescherming op het werk neemt alle taken op zich die door de Welzijnswet zijn opgelegd.

In ondernemingen met minder dan 20 werknemers mag de preventie-adviseur (die deel uitmaakt van de dienst preventie en bescherming op het werk) ook de werkgever zijn. 

Wanneer de interne dienst de hem opgelegde taken niet zelf kan vervullen, moet de werkgever aanvullend een beroep doen op een erkende externe dienst voor preventie en bescherming op het werk.

Wanneer jouw onderneming uit minder dan 50 werknemers bestaat, dan moet er een dienst voor preventie en bescherming op het werk worden opgericht.

•    Wanneer de onderneming uit meer dan 50 maar minder dan 100 werknemers bestaat, dan moet de volgende organen zijn opgericht:

o    Dienst voor preventie en bescherming op het werk
o    CPBW

•    Wanneer de onderneming meer dan 100 werknemer in dienst heeft:

o    Dienst voor preventie en bescherming op het werk
o    CPBW
o    Ondernemingsraad
 

Voorbeeld

Vzw ‘Het juweeltje’ heeft vijf werknemers. Als werkgever mag de vzw zelf iemand intern aanwijzen om op te treden als preventieadviseur. Voor een aantal taken is ze wel verplicht om specialisten van een Externe Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk in te schakelen omdat de vzw dit niet zelf kan uitvoeren. 

De vzw schakelt een externe dienst in voor arbeidsveiligheid, onderzoek naar arbeidsongevallen en de bescherming van de gezondheid van de werknemers op het werk (medische onderzoeken).

Als jouw onderneming uit minder dan 50 werknemers bestaat moet er een dienst voor preventie en bescherming op het werk worden opgericht.

Als de onderneming uit meer dan 50 maar minder dan 100 werknemers bestaat, dan moet de volgende organen zijn opgericht:

  • Dienst voor preventie en bescherming op het werk
  • CPBW

Als de onderneming meer dan 100 werknemer in dienst heeft:

  • Dienst voor preventie en bescherming op het werk
  • CPBW
  • Ondernemingsraad

Stap 2: Een preventiebeleid uitwerken voor je onderneming

Elke werkgever is verplicht om in zijn onderneming een beleid te voeren dat tot doel heeft het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk te bevorderen. Dit welzijnsbeleid is gesteund op het principe van de risicoanalyse.

Door deze analyse kunnen: gevaren kunnen worden uitgeschakeld, schade kan worden voorkomen of zelfs worden beperkt. 

Voor een welzijnsbeleid uit te werken kan je beroep doen op ARIANE. Dit is een hulpmiddel voor het preventiebeleid en biedt een kapstok om je beleid concreet te maken. 

Het gaat om een eenvoudige Dropbox-mappenstructuur en verzamelt alle werk- en infodocumenten. De preventieadviseur van de onderneming kan hiermee aan de slag.

De overheid heeft ook een 7-stappen-plan opgesteld om de organisatie te helpen. 

Wie is wie? 

  • De preventieadviseur:

De preventieadviseur werkt binnen de interne dienst voor bescherming en preventie op het werk. 

De taken van de preventieadviseur zijn zeer uiteenlopend. Daarom werd de functie van preventieadviseur opgedeeld in verschillende disciplines. Volgende disciplines worden onderscheiden: arbeidsveiligheid, psychosociale aspecten, bedrijfshygiëne, ergonomie en arbeidsgeneeskunde.

In geval van geweld, pesterijen, ongewenst seksueel gedrag of discriminatie werkt de preventieadviseur samen met de werkgever een beleid uit. 

  • CPBW:

Elke onderneming met minstens 50 werknemers, is verplicht om een comité voor preventie en bescherming op het werk oprichten. Het comité is bij uitstek het overlegorgaan binnen de onderneming. Het comité heeft als taak om proactief bij te dragen tot alles wat te maken heeft met het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk. 

  • Vertrouwenspersoon: 

De vertrouwenspersoon is beschikbaar in geval van relationeel leed op het werk. Hij/zij/x informeert, luistert, adviseert en helpt de werknemers om een oplossing te vinden voor een problematische situatie.

Op verzoek kan hij/zij/x een verzoening tussen de verschillende partijen organiseren of een derde laten tussenkomen. 

De vertrouwenspersoon kan enkel ingeschakeld worden voor informele interventies voor alle psychosociale risico's op het werk. De werkgever kan een personeelslid of een aan de onderneming of instelling externe persoon als vertrouwenspersoon aanwijzen. 
Als de preventieadviseur psychosociale aspecten deel uitmaakt van een externe dienst voor preventie en bescherming op het werk, moet ten minste één van de vertrouwenspersonen verplicht deel uitmaken van het personeel van de onderneming (behalve indien de werkgever minder dan 20 werknemers tewerkstelt). 

Als je werknemers vragen hebben over deze thema’s, dan moet je ervoor zorgen dat ze bij iemand in je organisatie terecht kunnen.

Hier vind je meer info over werkbaar.

Hier vind je meer info over interne overlegstructuren.


 

Wetgeving psychosociale risico's

De werkgever moet de nodige maatregelen treffen om de psychosociale risico’s op het werk te voorkomen, om de schade ten gevolge van deze risico’s te voorkomen of om deze schade te beperken.

Wat zijn psychosociale risico’s?

De psychosociale risico’s op het werk worden gedefinieerd als de kans dat één of meerdere werknemers psychische schade ondervinden, die al dan niet kan gepaard gaan met lichamelijke schade, ten gevolge van een blootstelling aan de elementen van de arbeidsorganisatie, de arbeidsinhoud, de arbeidsvoorwaarden, de arbeidsomstandigheden en de interpersoonlijke relaties op het werk, waarop de werkgever een impact heeft en die objectief een gevaar inhouden.

Hieronder vallen onder andere: pesterijen op het werk, geweld, discriminatie, ongewenst seksueel gedrag op het werk, etc.
 
Hoe kan je ze beoordelen?

Daarvoor bestaan een aantal interessante tools:

Als er sprake is van een psychosociale risico (zoals pesten) moet de werknemer terecht kunnen bij de preventie-adviseur, de werkgever, de vakbondsafgevaardigde, etc. Je moet de procedure en de contactgegevens in je arbeidsreglement vermelden.