Formaliteiten tussen werkgever en werknemer

Ga je voor een productie aan de slag met (freelance) werknemers? Of heb je een administratieve duizendpoot nodig die de organisatie structureel kan helpen? Om personen rechtstreeks in dienst te nemen, houd je vanuit de organisatie rekening met een aantal formaliteiten. We overlopen ze in dit artikel kort. We bekijken wat een paritaire comité inhoudt, welke wettelijke verplichtingen er zijn ten aanzien van de overheid en de werknemer. Na het lezen van dit artikel ken je de basis en weet je bij wie je terecht kan.

Deze stap is normaal gezien al gebeurd. Maar we staan er toch eventjes bij stil. Op het moment dat de organisatie (bijv. vzw, maar ook een zelfstandige) is opgericht, is er een registratie van de organisatie bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Bij aanmelding van de organisatie worden haar activiteiten vastgelegd. 

Bijvoorbeeld:

• Beoefening van uitvoerende kunsten door artistieke ensembles
• Activiteiten van fotografen, met uitzondering van persfotografen.

In overeenstemming met de activiteiten van de organisatie zal het ondernemingsloket NACE-Codes toekennen. Door de toewijzing van die codes zal jouw organisatie tot een welbepaald paritair comité behoren en weet je welke regels je volgt voor personeel. Voor meer informatie over de specifieke sector gebonden afspraken ga direct naar stap 3.

Het is altijd verstandig om als organisatie na te gaan tot welk paritair comité (p.c) je behoort. Waarom is dit belangrijk? Omdat op basis van het bevoegde p.c. de organisatie weet met welke specifieke afspraken rond arbeidsduur, verloning, rust, etc. je rekening houdt.

Om te bepalen welk p.c. bevoegd is kan je terecht op de website van de FOD Waso.

Arbeidsovereenkomst afsluiten

Het wordt aangeraden om steeds een schriftelijke arbeidsovereenkomst af te sluiten. Voor meer informatie over wat er in een arbeidsovereenkomst moet staan en welke de verschillende types van overeenkomsten zijn, bezoek de volgende pagina’s:

• FOD WASO: welke delen neem je op in je arbeidsovereenkomst
• Wat voor een contract gebruik je als organisatie?

Hoeveel moet je betalen? 

Voor de betaling van een loon kijk je naar de geldende wettelijke minimumloonschalen die van kracht zijn per sector. 

De volgende sectoren worden in dit luik onder de loep genomen: podiumkunsten en muziek (P.C. 304), audiovisuele en digitale sector (P.C. 227), filmproductie (P.C. 303.01) en de socioculturele sector (P.C. 329).

Hoe wordt het loon berekend?

Om het loon te berekenen houd je rekening met de functie en de ervaring van je werknemer. Hoe wordt de ervaring berekend? Daarover zijn per sector afspraken gemaakt. 

Podiumkunsten P.C. 304

Onder het P.C. 304 vallen de volgende sectoren: de professionele muzieksector, de podiumkunsten en het live entertainment.

Het Sociaal Fonds Podiumkunsten ondersteunt de belangen van de sectoren. Het fonds wordt beheerd door werkgevers- en werknemersorganisaties. 

Verloning

De afspraken rond verloning zijn vastgelegd in collectieve arbeidsovereenkomsten (cao's). De belangrijkste informatie uit de cao's over loon- en arbeidsvoorwaarden voor werknemers vind je hier.

Je moet volgende stappen doorlopen bij de podiumkunsten: 

1. Bepaal in welke loongroep je medewerker zijn/haar/x functie valt via het overzicht van de vijf loongroepen podiumkunsten;
2. Per loongroep vind je de barema-tabellen per functie;
3. Let op dat er een verschil bestaat tussen de barema's voor contracten korter dan 4 maanden en barema's voor contracten langer dan 4 maanden.

Werf je iemand aan in de muziek sector, dan doorloop je volgende stappen: 

1. Bepaal in welke loongroep de functie valt via het overzicht van de vijf loongroepen muziek;
2. Eenmaal je de loongroep kent, kan je in de barema-tabel muziek nagaan welke minimum weddeschaal op die functie van toepassing is bij een bepaalde anciënniteit; 
3. Er wordt een verschil gemaakt tussen barema's voor langdurige opdrachten en barema's voor korte prestaties, zoals bijvoorbeeld een concert of repetitie.

Arbeidsduur en flexibiliteit

Een normale wekelijkse arbeidsduur bedraagt 38 uur. Een normale werkdag telt 7,6 uren waarin pauzes niet mee ingerekend zijn.

De realiteit in de podiumkunstensector vraagt vaak afwijkingen op deze regel. Die uitzonderingen zijn wettelijk vastgelegd en worden vermeld in het arbeidsreglement van de organisatie. Hier vind je meer info.  

Voorwaarden CAO Taakloon P.C. 304

Om medewerkers binnen het P.C. 304 met een artistieke functie te vergoeden via taakloon moet voldaan zijn aan volgende criteria:

1. Er moet sprake zijn van een overeenkomst: ofwel een arbeidsovereenkomst, ofwel een overeenkomst onder artikel 1bis.
2. Die overeenkomst bepaalt expliciet dat de vergoedingswijze taakloon is. 
3. Het moet gaan om een artistieke prestatie, volgens de definitie in artikel 1bis van de wet van 27 juni 1969 : “Onder het leveren van artistieke prestaties en/of het produceren van artistieke werken” dient te worden verstaan “de creatie en/of uitvoering of interpretatie van artistieke oeuvres in de audiovisuele en de beeldende kunsten, in de muziek, de literatuur, het spektakel, het theater en de choreografie”.   
4. De opdracht of taak moet duidelijk omschreven zijn in de overeenkomst;

Audiovisuele en digitale sector (P.C. 227) en filmproductie (P.C. 303.01)

Voor de audiovisuele en digitale sector en de filmproductie zijn twee paritaire comités bevoegd: P.C. 227 en P.C. 303.01.

Mediarte behartigt de belangen van deze sectoren. Mediarte is het Sociaal Fonds van de audiovisuele sector en de filmproductie in België en omvat alle private radiozenders, tv-stations, productiehuizen, facilitaire bedrijven en digital agencies.

Verloning

De afspraken rond verloning zijn vastgelegd in collectieve arbeidsovereenkomsten (cao's). De belangrijkste informatie uit de cao's over loon- en arbeidsvoorwaarden voor werknemers vind je hier terug:

• Audiovisuele en digitale Sector P.C. 227  
• Loonschalen in de filmsector P.C. 303.01 

Anciënniteit in de sector

Voor wat de in rekening gebrachte ervaring of anciënniteit betreft, zijn de volgende regels van toepassing.

De anciënniteit is verworven in de organisaties van aanverwante sectoren en met contracten voor een analoge functie. Prestaties die geleverd werden onder eenzelfde beroepskwalificatie, onder welk statuut ook, worden ook in overweging genomen voor de anciënniteit.

Hoe worden contracten van bepaalde duur in rekening gebracht voor de berekening van de anciënniteit?

1. Arbeidsovereenkomsten van beperkte duur, die in een termijn van een jaar afgesloten worden en die samen niet langer dan 3 maand duren, gelden, voor de bepaling van de anciënniteit, a rato van hun effectieve duurtijd.
2. Arbeidsovereenkomsten van beperkte duur, die in een kalenderjaar worden afgesloten voor minimum 3 maand en maximum 6 maand, worden beschouwd als arbeidsovereenkomsten van 6 maand.
3. Arbeidsovereenkomsten van beperkte duur, die in een kalenderjaar worden afgesloten voor minimum 6 maand en maximum 12 maand, worden beschouwd als een arbeidsovereenkomst van een jaar.

Arbeidsduur en flexibiliteit

P.C. 227

In deze sector zijn er specifieke werknemers die onderworpen zijn aan een grote flexibiliteit met uurschema’s. 

Er mag in principe maximum 12 uur per dag gewerkt worden en wekelijks 50 uur per week. Maar daar bestaan uitzonderingen op die ja kan terugvinden in CAO’s. Hier vind je meer informatie.

P.C. 303.01

In de filmsector mag onder welbepaalde voorwaarden 53 uur per week gewerkt worden. Hier vind je meer informatie.

Socioculturele sector (P.C. 329)

PC 329.00 is het overkoepelend paritair comité voor de socioculturele sector. Sociare beheert de belangen van deze sectoren.  
Het paritaire comité is opgedeeld in drie sub-comités:

• P.C. 329.01 voor de socioculturele sector van de Vlaamse Gemeenschap
• P.C. 329.02 voor de socioculturele sector van de Franstalige en Duitstalige Gemeenschap en het Waalse Gewest.
• P.C. 329.03 voor de federale en bicommunautaire socioculturele organisaties.

Sociare beheert de volgende domeinen: sociaal-cultureel werk met volwassenen, jeugdwerk, beroepsopleiding, sport, cultuur, samenlevingsopbouw, milieu, ontwikkelingssamenwerking, minderheden, musea en erfgoed, toerisme, media en lokale diensteneconomie. 

Verloning

De afspraken rond verloning zijn vastgelegd in collectieve arbeidsovereenkomsten (cao's). De belangrijkste informatie uit de cao's over loon- en arbeidsvoorwaarden voor werknemers vind je hier.

Arbeidsduur en flexibiliteit

In de socioculturele sector bedraagt de gemiddelde arbeidsduur 38 uren per week. Deze arbeidsduur wordt per semester berekend. Informatie over de arbeidsduur en flexibiliteit kan men terugvinden op de website van Sociare.

In dit webinar krijg je praktische tips over de structuur van een contract en over dealmaking:

Aansluiting rijksdienst sociale zekerheid (RSZ)

De eerste aanwerving moet je melden bij de RSZ. Bij de RSZ worden niet alleen de bijdragen voor de sociale zekerheid betaald, maar wordt ook:

• Melding gemaakt van de tewerkstelling via de dimona aangifte;
• Een kwartaalaangifte ingediend (ook wel DmfA – Déclaration multifonctionelle / multifunctionele Aangifte – genoemd).

Vakantiekas of Rijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie (RJV)

De aansluiting bij de vakantiekas gebeurt automatisch naar aanleiding van je aanmelding bij de RSZ.

Werkt de organisatie met een kunstenaar die een arbeidsovereenkomst als arbeider heeft aangeboden gekregen? De RJV berekent de duur van de vakantie op basis van de dagen waarop er gewerkt is en op de gelijkgestelde inactiviteitsdagen.

Werkt de organisatie met een kunstenaar die een arbeidsovereenkomst als bediende heeft aangeboden gekregen? De RJV berekent de duur van de vakantie op basis van de dagen waarop er gewerkt is en op de gelijkgestelde inactiviteitsdagen.

Indien de kunstenaar uitbetaald wordt per prestatie, zonder arbeidsovereenkomst in de zin van de wet van 3 juli 1978, dan berekent de RJV de duur van je vakantie enkel op basis van de dagen waarop er gewerkt is.

Preventie en bescherming op het werk

Ieder organisatie is verplicht voor zijn medewerkers te zorgen en aan preventie en bescherming te doen. Deze bescherming wordt geregeld via een Interne én een Externe dienst preventie en bescherming op het werk (DPBW).

Zodra er één werknemer op de werkvloer werkt, is er de verplichting om een Interne Dienst voor Preventie en Bescherming op te richten. Sommige taken moeten door de organisatie zelf worden uitgevoerd, voor de andere taken kan de organisatie kiezen om de expertise in te kopen via een Externe Dienst voor Preventie en Bescherming. 

Arbeidsongevallenverzekering

Wat is het?

Deze verzekering dekt ongevallen wanneer de werknemer een slachtoffer is van een ongeluk op het werk, maar evengoed wanneer de werknemer een ongeluk heeft op weg naar het werk of van het werk naar huis.

Voor wie?

Werknemers en gelijkgestelden.

Bescherming van de persoonlijke levenssfeer

Elk individu heeft recht op respect van zijn privéleven. Tussen dit recht en de controle op de uitoefening van het werk treedt vaak een spanningsveld op. Om de uitoefening van deze controle zo goed mogelijk uit te voeren, zal je als organisatie rekening houden met wetgeving omtrent GDPR, controle van internettoegang, gebruik van camera’s etc.  

Voor meer informatie over GDPR en de personeelswerking bezoek zeker de volgende pagina.

Opstellen van een arbeidsreglement

Het arbeidsreglement is een juridisch instrument waarin wettelijke verplichtingen zijn vastgelegd. Aan de hand van het arbeidsreglement kan men nagaan of de werkgever zich houdt aan de arbeidswetgeving. Het reglement legt niet alleen de werking en organisatie van de onderneming vast, maar het bepaalt ook de arbeidsvoorwaarden, de rechten en plichten van uw werknemers. Zo kan een werknemer weten waar hij/zij terecht kan in geval van ziekte, of een klacht, wie de vertrouwenspersoon is, etc.

De werkgever moet aan iedere werknemer een arbeidsreglement overhandigen. Voor meer informatie over het arbeidsreglement, bezoek deze pagina.

• Administratie die kan worden uitgevoerd worden door een erkend sociaal secretariaat of dienstverrichter:
  • Loonberekening (en betaling) te verwerken
  • Afleveren sociale documenten

Werken via een erkend sociaal secretariaat of dienstverrichter is niet verplicht. De loonberekening en het afleveren van verschillende sociale documenten wel!

Elke werkgever heeft de verplichting om bepaalde sociale documenten op te stellen, bij te houden en af te geven aan de werknemers. Vaak zal je de aanwervingen ook moeten registeren.

Via deze sociale documenten en aangiftes kan er worden nagaan of de werknemers op wettelijke wijze zijn aangeworven en dat de sociale verplichtingen worden nageleefd.

Voor meer informatie over wat dat precies inhoudt, lees ons artikel over sociale documenten. 

• Meer informatie over de eerste aanwerving, bezoek de pagina www.ikwilaanwerven.be
• fod economie 
• RSZ