Vennootschappen, vzw’s en stichtingen moeten actuele informatie over uiteindelijke begunstigden inwinnen, bijhouden en doorsturen naar het UBO-register. UBO staat voor 'ultimate beneficial owner'. 

Bij het voorkomen van witwassen en financieren van terrorisme staat transparantie centraal. De Europese richtlijn 2015/849 introduceerde daarom het principe van een register dat moet toelaten om de werkelijke personen achter juridische constructies te identificeren. Dat register werd ook in Belgische wetgeving gegoten. 

Wat heeft dat met ons te maken?

Dat “centraal register” heeft ook gevolgen voor de doorsnee (i)vzw, vennootschap en stichting. Elke Belgische vennootschap, stichting of vzw moet namelijk zijn “finaal begunstigde eigenaars” of “ultimate beneficial owners” (UBO) aanduiden.

Wie zijn de UBO’s?

UBO’s zijn altijd natuurlijke personen (mensen) met zeggenschap of eigenaarschap in de structuur. Ze worden onderverdeeld in volgende categorieën, waarbij personen tot meerdere categorieën kunnen behoren en zo ook worden ingeschreven. 

In het geval van vennootschappen:

  • Alle natuurlijke personen die rechtstreeks of onrechtstreeks een toereikend percentage van de stemrechten of van het eigendomsbelang in deze vennootschap houden (indicatie van een toereikend percentage: meer dan 25%);
  • Alle natuurlijke personen die zeggenschap hebben over deze vennootschap via andere middelen;
  • Indien niemand van de hierboven bedoelde personen wordt geïdentificeerd, is de uiteindelijke begunstigde de persoon of personen die behoort/behoren tot het hoger leidinggevend personeel.

In het geval van (i)vzw’s en stichtingen

  • De personen die lid zijn van het bestuursorgaan;
  • De personen die gemachtigd zijn de vereniging te vertegenwoordigen;
  • De personen belast met het dagelijks bestuur;
  • De stichters (voor stichtingen);
  • De natuurlijke personen of de categorie van natuurlijke personen in wiens hoofdzakelijk belang de (internationale) vereniging zonder winstoogmerk of stichting werd opgericht of werkzaam is;
  • Elke andere natuurlijke persoon die via andere middelen uiteindelijke zeggenschap over de (internationale) vereniging of stichting uitoefent.

Wat willen ze over hen weten?

Per UBO moet de volgende informatie overgemaakt worden:

  • Naam en voornaam;
  • Geboortedatum;
  • Nationaliteit(en);
  • Volledig verblijfadres;
  • De datum waarop hij UBO is geworden;
  • Identificatienummer van het Rijksregister van natuurlijke personen of van de Kruispuntbank van de sociale zekerheid, en waar van toepassing elk vergelijkbaar identificatiemiddel dat wordt afgeleverd door de staat waar hij verblijft of waarvan hij onderdaan is;
  • De categorie(ën) van UBO waartoe hij behoort.

In het geval van een vennootschap moet per UBO:

  • Ook het bestaan van een aandeelhoudersovereenkomst aangegeven worden;
  • Ook de tussenpersonen waarlangs vennootschappen kunnen bestuurd worden (denk managementvennootschap) helder geformuleerd worden. In het geval van meerdere ‘lagen’ van vennootschappen heeft de FOD Financiën een grafisch voorbeeld van hoe je een UBO identificeert (zie pagina’s 5-7);
  • Ook het percentage aandelen en/of stemrecht moeten duidelijk gemaakt worden.

Opgelet: vanaf 11 oktober 2020 moeten ondernemingen ook documenten toevoegen die de status van de UBO kan bevestigen. Op die manier kunnen ondernemingen aantonen dat de registratie van de UBO's adequaat, nauwkeurig en actueel is. Je kan de documenten via de applicatie uploaden. Ondernemingen die al voor 11 oktober 2020 UBO's hebben geregistreerd moeten dit voor 31 augustus 2021 in orde brengen. Gedacht kan worden aan statuten, benoemingen van bestuurders, aandeelhoudersovereenkomsten... Klik hier voor meer info.

Wie en waar?

In principe zijn de wettelijke vertegenwoordigers van de organisatie verplicht het UBO-register te voorzien van informatie. Denk in de eerste plaats aan bestuurders of zaakvoerders. Zij moeten ook de UBO’s verwittigen dat zij geregistreerd werden.

De vertegenwoordigers kunnen hun plicht ook doorgeven aan een ‘lid’ van de organisatie via een aangegeven intern mandaat. Het is ook mogelijk om externen een mandaat te geven.

Het invullen van het register gebeurt via het online MyMinFin-portaal. FOD Fin heeft hiervoor een gebruikershandleiding gemaakt. 

Wie kan die informatie zien?

In principe sowieso de onderzoeks- en fiscale cellen en de banken, verzekeringsinstellingen, .. met een meldings- of waakzaamheidsplicht. Daarnaast ook beperkt elke burger, al moeten zij voor de vzw’s en stichtingen wel een belang aantonen. Elke burger kan wel de info rond samenstelling van het bestuur, personen die gemachtigd zijn de vzw te vertegenwoordigen of de dagelijks bestuurders raadplegen. Deze info kan je ook terugvinden in de Kruispuntbank voor Ondernemingen.

Van de zichtbaarheid van de informatie kan op speciaal verzoek door de UBO afgeweken worden. Dan moet je wel bewijzen dat je kans loopt op een onevenredig risico, een risico op fraude, ontvoering, chantage, afpersing, pesterijen, geweld of intimidatie. Voor minderjarigen wordt de afwijking automatisch toegestaan.

To do?

Bij de opstart van je vennootschap, vzw of stichting vul je het UBO-register in via het online MyMinFin-portaal

Wijzigingen moet je binnen de maand aangeven in het UBO-register. 

Elk jaar moet je de informatie in het UBO-register bevestigen. 

Bestuurders die hun informatieplicht niet nakomen riskeren een geldboete (na gehoord te worden) tussen de 250 en 50.000 euro.

UBO-register

Op de website van de FOD Financiën vind je meer informatie.