We kregen de laatste weken bij Cultuurloket een aantal adviesvragen over het vergoeden van bestuurders van een vzw. 

We zetten hier nog even op een rijtje wat kan en wat niet.   

Bestuurders kunnen vergoed worden voor hun bestuurdersmandaat, maar zij kunnen naast hun bestuurdersmandaat ook werken voor dezelfde vzw. We overlopen de verschillende vergoedingswijzen.

Vergoeding voor het bestuursmandaat

Presentiegeld

De bestuurder wordt betaald voor zijn mandaat. Indien hij/zij op regelmatige basis presentiegelden ontvangt kan dit alseen zelfstandige beroepsactiviteit in hoofde van de bestuurder worden beschouwd waarvoor hij/zij zich dient aan te sluiten.

Bijv. Een expert bestuurder wordt door de vzw aangenomen omwille van zijn HR-kennis. De VZW betaalt hem hiervoor presentiegeld. De expert zal dit moeten aangeven als beroepsinkomsten.

Kostenvergoeding

Een bestuurdersvrijwilliger zet zich in voor een vzw. De vzw kan de bestuurder hiervoor vergoeden via een forfaitaire vrijwilligerskostenvergoeding of een reële kostenvergoeding.

Bijv. Veronique is bestuurder en houdt de boekhouding bij van een vzw. De vzw opteert ervoor om haar te vergoeden via een vrijwilligersvergoeding voor de taak die zij doet.

Bestuurdersvrijwilligers die hun mandaat onbezoldigd uitvoeren vallen sinds april 2019 expliciet onder de Vrijwilligerswet. Indien de vzw gebruik maakt van de vrijwilligersvergoeding om haar bestuurders te vergoeden, dan mag de bestuurder geen enkele andere kostenvergoeding ontvangen en ook geen presentiegeld.

Het toekennen van een bezoldiging is volgens het nieuwe Wetboek vennootschappen en verengingen een exclusieve bevoegdheid van de algemene vergadering. De toekenning van een bezoldiging aan bestuurders kan op de volgende wijze zijn vastgelegd:

  • Door een clausule in de statuten, of
  • Door een gewone beslissing van de algemene vergadering.

Bestuurders vergoeden voor een specifieke opdracht

Een vzw kan een bestuurder als volgt tewerkstellen:

  • Als zelfstandige via een dienstverleningsovereenkomst,
  • Als vrijwilliger via een vrijwilligersovereenkomst,
  • Als werknemer via een arbeidsovereenkomst.

We overlopen een aantal voorbeelden om de vergoedingswijze duidelijker te maken:

Als zelfstandige via een dienstverleningsovereenkomst

Bijv. ‘VZW Op zijn kop’ neemt bestuurster Sabine in dienst voor haar expertise in GDPR-wetgeving om de organisatie GDPR conform te maken. Sabine is namelijk in haar professionele leven GDPR-consultant. De vzw zal haar als zelfstandige dienstverlener inzetten.

Wat moet hiervoor concreet gebeuren?

  • Het bestuursorgaan (de vroegere Raad van Bestuur) moet besluiten over de aanwerving, zonder dat Sabine daarover meestemt of mee beraadslaagt.
  • Een gevolmachtigde van de vzw kan vervolgens een overeenkomst afsluiten met Sabine.

Als vrijwilliger

Bijv. ‘VZW Draait cirkels’ neemt bestuurster Louise in dienst om achter de toog te staan tijdens een voorstelling die door vzw wordt gehouden. De vzw kiest ervoor om Louise als vrijwilliger te vergoeden.

Wat moet hiervoor concreet gebeuren?

  • Het bestuursorgaan moet besluiten over de verloning van Louise die vrijwilligerswerk uitoefent voor de vzw, zonder dat Louise daarover meestemt of mee beraadslaagt.
  • Een gevolmachtigde van de vzw kan vervolgens een overeenkomst afsluiten met Louise.

Als werknemer via een arbeidsovereenkomst

Bijv. ‘VZW De Cirkel heeft als belangeloos doel het verspreiden van literaire kennis bij jongeren. De vzw werft haar bestuurder Piet aan voor het voorlezen aan kinderen.

Waar moeten de VZW en Piet opletten?

Piet mag de arbeidsovereenkomst alleen uitvoeren indien er geen rechtstreeks verband is met zijn bestuursmandaat. Wanneer Piet zijn werk uitvoert is het belangrijk dat een andere bestuurder zijn werk kan controleren.

Wat moet hiervoor concreet gebeuren?

  1. Het bestuursorgaan moet besluiten over de aanwerving, zonder dat Piet daarover meestemt of mee beraadslaagt,
  2. Het bestuursorgaan kan gezag en controle uitoefenen op het werk van Piet, dat wil zeggen dat hetde organisatie van het werk van Piet en van zijn werktijd kan bepalen en hiërarchische controle kan uitoefenen. Het bestuursorgaan kan een van zijn leden een ander bestuurslid aanduiden om deze controle en gezag uit te oefenen.
  3. Deze twee stappen moeten genotuleerd en bijgehouden worden door de vzw,

Waarom zijn deze stappen bij het besluiten van het aanwerven van een bestuurder binnen dezelfde vzw?

De besluitvorming rond de aanwerving van Sabine, Louise en Piet kan een belangenconflict inhouden. Het bestuursorgaan moet namelijk een beslissing maken waarbij één van haar bestuurders een rechtstreeks belang van vermogensrechtelijke aard heeft dat strijdig is met het belang van de vzw.

Bijkomend moet er bij de aanwerving van Piet als werknemer en bij de uitvoering en evaluatie van zijn arbeid erop toegezien worden dat er wel effectief sprake is van gezag, loon en arbeid! Als dat niet het geval is, loopt Piet het risico beschouwd te worden als een zelfstandige en zal (met terugwerkende kracht) sociale bijdragen moeten betalen.