We kregen de laatste weken bij Cultuurloket een aantal adviesvragen over het vergoeden van bestuurders van een vzw.
We zetten hier nog even op een rijtje wat kan en wat niet.
Bestuurders kunnen vergoed worden voor hun bestuurdersmandaat, maar zij kunnen naast hun bestuurdersmandaat ook ander werk verrichten voor dezelfde vzw. We overlopen de verschillende vergoedingswijzen.
Vergoeding voor het bestuursmandaat
Presentiegeld
De bestuurder wordt betaald voor zijn mandaat. Indien hij/zij op regelmatige basis presentiegelden ontvangt kan dit als een zelfstandige beroepsactiviteit in hoofde van de bestuurder worden beschouwd waarvoor hij/zij zich dient aan te sluiten bij een sociaal verzekeringsfonds.
Voorbeeld
Een expert bestuurder wordt door de vzw aangenomen omwille van zijn HR-kennis. De vzw betaalt hem hiervoor presentiegeld. De expert geeft dit in zijn personenbelasting als beroepsinkomsten.
Kostenvergoeding
Een bestuurdersvrijwilliger zet zich in voor een vzw. De vzw kan de bestuurder een onkostenvergoeding betalen via een forfaitaire vrijwilligersonkostenvergoeding of een reële onkostenvergoeding.
Voorbeeld
Veronique is bestuurder en houdt de boekhouding bij van een vzw. De vzw kiest ervoor om haar onkosten te vergoeden via een vrijwilligersvergoeding voor de taak die zij doet.
Bestuurdersvrijwilligers die hun mandaat onbezoldigd uitvoeren vallen sinds april 2019 expliciet onder de Vrijwilligerswet. Indien de vzw gebruik maakt van de vrijwilligersvergoeding om haar bestuurders te vergoeden, dan mag de bestuurder geen enkele andere kostenvergoeding ontvangen en ook geen presentiegeld.
Het toekennen van een bezoldiging is in principe een exclusieve bevoegdheid van de algemene vergadering. De toekenning van een bezoldiging aan bestuurders kan op de volgende wijze zijn vastgelegd:
- Door een clausule in de statuten
- Door een gewone beslissing van de algemene vergadering.
Bestuurders vergoeden voor een specifieke opdracht
Een vzw kan een bestuurder als volgt tewerkstellen:
- Als zelfstandige via een dienstverleningsovereenkomst
- Als vrijwilliger via een vrijwilligersovereenkomst
- Als werknemer via een arbeidsovereenkomst
We overlopen een aantal voorbeelden om de vergoedingswijze duidelijker te maken:
Als zelfstandige via een dienstverleningsovereenkomst
Voorbeeld
VZW Op zijn kop’ stelt bestuurster Sabine aan omwille van haar expertise in GDPR-wetgeving om de organisatie GDPR conform te maken. Sabine is namelijk in haar professionele leven GDPR-consultant. De vzw zal haar als zelfstandige dienstverlener inzetten.
Wat moet hiervoor concreet gebeuren?
- Het bestuursorgaan besluit over de aanneming, zonder dat Sabine daarover meestemt of mee beraadslaagt.
- Een gevolmachtigde van de vzw sluit vervolgens een aannemingsovereenkomst af met Sabine.
Als vrijwilliger
Voorbeeld
Bestuurster Louise wenst tijdens een voorstelling die door de ‘VZW Draait cirkels’ wordt gehouden als vrijwilliger achter de toog te staan. De vzw kiest ervoor om Louise een onkostenvergoeding te betalen als vrijwilliger.
Wat moet hiervoor concreet gebeuren?
- Het bestuursorgaan beslist om beroep te doen op Louise voor het uitoefenen van het vrijwilligerswerk, zonder dat Louise daarover meestemt of mee beraadslaagt.
- Een gevolmachtigde van de vzw sluit vervolgens een overeenkomst af met Louise.
Als werknemer via een arbeidsovereenkomst
Voorbeeld
VZW De Cirkel heeft als belangeloos doel het verspreiden van literaire kennis bij jongeren. De vzw werft haar bestuurder Piet aan voor het voorlezen aan kinderen.
Waar moeten de VZW en Piet op letten?
Piet mag de arbeidsovereenkomst alleen uitvoeren indien er geen rechtstreeks verband is met zijn bestuursmandaat. Wanneer Piet zijn werk uitvoert is het belangrijk dat een andere bestuurder zijn werk kan controleren.
Wat moet hiervoor concreet gebeuren?
- Het bestuursorgaan besluit over de aanwerving, zonder dat Piet daarover meestemt of mee beraadslaagt.
- Het bestuursorgaan kan gezag en controle uitoefenen op het werk van Piet, dat wil zeggen dat het bestuur de organisatie van het werk van Piet en van zijn werktijd kan bepalen en hiërarchische controle kan uitoefenen. Het bestuursorgaan kan een ander bestuurslid aanduiden om deze controle en gezag uit te oefenen.
- Deze twee stappen worden genotuleerd en bijgehouden door de vzw.
Waarom zijn deze stappen bij het besluiten van het aanwerven van een bestuurder binnen dezelfde vzw?
De besluitvorming rond het inschakelen van Sabine, Louise en Piet kan een belangenconflict inhouden. Het bestuursorgaan moet namelijk een beslissing maken waarbij één van haar bestuurders een rechtstreeks belang van vermogensrechtelijke aard heeft dat strijdig is met het belang van de vzw.
Bijkomend moet er bij de aanwerving van Piet als werknemer en bij de uitvoering en evaluatie van zijn arbeid erop toegezien worden dat er wel effectief sprake is van gezag, loon en arbeid. Als dat niet het geval is, loopt Piet het risico beschouwd te worden als een zelfstandige en zal (met terugwerkende kracht) sociale bijdragen moeten betalen.