Ben je binnen de vzw de structuur van de bestuursorganen aan het herbedenken? Wilt de organisatie vanuit een nieuwe strategie nadenken over de werking van de verschillende vergaderingen die kunnen worden gehouden? Wens je wat meer te weten komen over hoe de vzw vergadert, wat er nog meer kan naast de wettelijke verplichtingen?  

Per type vergadering zullen we kijken naar wat de wettelijke verplichtingen (A) zijn en waar de organisatie rekening mee moet houden in kader van goed bestuur (B)

Algemene vergadering

A. WETTELIJK

De algemene vergadering komt minstens 1 maal per jaar samen.  

Wie moet uitgenodigd worden? 

  • Alle wettelijke (werkelijke) leden met stemrecht 
  • Alle bestuurders van de vzw (incl. dagelijks bestuurders) 
  • In voorkomend geval de commissaris(sen) 

Daarnaast bestaan er een minimaal aantal leden dat aanwezig moet zijn bij:  

  • een gewone algemene vergadering (AV) 
  • een buitengewone AV

Voor meer informatie over de wettelijke verplichtingen en de minimum aanwezigheden etc. raden we je aan het dit artikel in onze kennisbank te lezen. 

Wat in geval van een schriftelijke algemene vergadering?  

Indien de leden eenparig akkoord zijn, kan een besluit van de algemene vergadering schriftelijk besloten worden, zonder de formaliteiten van bijeenroeping te moeten volgen. 

B. TIPS GOED BESTUUR

In kader van goed bestuur wordt er het volgende aangeraden: 

Opzet van de algemene vergadering 

Wettelijk gezien moet de AV maar 1 keer per jaar samenkomen. Vanuit een ‘goed bestuur’ optiek raden we aan dat de AV meer dan 1 keer per jaar samenkomt.  

Een aantal tips:  

  • zoek vaste momenten tijdens het jaar om te vergaderen, 
  • leg de vergadering een jaar op voorhand vast;   
  • vergader niet enkel rond wettelijk opgelegde topics, maar reik ook andere thema’s aan de leden, 
  • gebruik een AV om de strategische visie te actualiseren 

Waarom raden we aan om vaker samen te komen?  

  • het is een goede manier om mensen te betrekken en een band te smeden met hen,  
  • het biedt de mogelijkheid om de leden goed te informeren over de lopende zaken,  
  • het biedt de mogelijkheid aan om met elkaar in gesprek te gaan op formele en informele wijze.  

Stimuleer dat de leden systematisch naar de vergaderingen komen, zo zijn ze geïnformeerd, leren ze de organisatie kennen en werk je aan de betrokkenheid van je stakeholders.  

Bestuurders worden ook uitgenodigd omdat zij zich moeten verantwoorden ten aanzien van de AV. Het heeft niet enkel deontologische waarde om de bestuurders uit te nodigen (een manier om verantwoording af te leggen), maar het kan ook disciplinair gezien nuttig. De leden van de vergadering hebben namelijk een vraag- en onderzoeksrecht. Zij kunnen die rechten enkel uitoefenen indien de leden van het bestuursorgaan aanwezig zijn.  

Grootte van de algemene vergadering 

Wettelijk gezien mag de algemene vergadering uit minder leden bestaan dan het bestuursorgaan. Juist omdat de AV een controlerende functie heeft ten opzichte van het bestuursorgaan raden we aan om meer leden in de AV te hebben dan in het bestuursorgaan.  

Modaliteiten van vergaderen 

In principe wordt de algemene vergadering ten minste 15 dagen voor de AV bijeengeroepen door het bestuursorgaan (of commissaris indien van toepassing).  

Zorg ervoor dat de organisatie werkt met een standaard sjabloon uitnodiging en agendapunten. 

Modaliteiten van het verslag (notulen) 

Van elke AV moet er een verslag worden opgemaakt in de vorm van notulen. De notulen van de AV worden bijgehouden in het vzw-dossier en is toegankelijk voor alle wettelijke leden. We raden vanuit ‘goed bestuur’ aan om in het intern reglement een inzageprocedure op te nemen voor de verslagen.   

Bestuursorgaan

A. WETTELIJK

Het bestuursorgaan komt minstens 1 maal per jaar samen en bestaat, in principe, uit drie bestuurders.  Het bestuursorgaan is bevoegd om alle handelingen te stellen die nodig of dienstig zijn voor de vzw. 

Alle bestuurders moeten worden uitgenodigd voor de vergadering.  

De bestuurders beslissen als een collegiaal orgaan. 

Voor meer informatie over de wettelijke verplichtingen en de minimum aanwezigheden etc. raden we je aan het dit artikel in onze kennisbank te lezen. 

B. TIPS GOED BESTUUR

In kader van goed bestuur wordt er het volgende aangeraden: 

Opzet van de vergadering van het bestuursorgaan 

Vanuit de ‘goed bestuur’ optiek raden we aan dat het bestuursorgaan meer dan 1 keer per jaar samenkomt.  

Een aantal tips:  

  • zoek vaste momenten tijdens het jaar om te vergaderen,  
  • leg de vergadering een jaar op voorhand vast;  
  • hou rekening met de leden die werken of kinderen hebben, 
  • vergader niet enkel rond wettelijk opgelegde topics, maar reik ook andere thema’s aan de leden, 

Het kenmerk van een goed functionerend bestuursorgaan is zijn focus op de hoofdopdracht van de organisatie. Het is van belang dat er een lange termijnstrategie wordt uitgewerkt. De lange termijnstrategie en de missie en visie vormen een goed referentiekader waarop beslissingen kunnen worden gemaakt. 

Modaliteiten van vergaderen 

Het is aan te raden om de modaliteiten van de bestuurder vast te leggen in een intern reglement of afsprakenkader voor bestuurders.  

Zorg ervoor dat de organisatie werkt met een standaard sjabloon uitnodiging en agendapunten. 

Zorg ervoor dat je altijd iemand aanduidt die de verslagen opmaakt en laat ondertekenen.