Wat is de ideale locatie voor mijn activiteit?

Veel creatieve en culturele ondernemers werken perfect van thuis. Maar soms heb je een atelier nodig, een repetitieruimte, je eigen winkel of ben je gewoon klaar om de stap te zetten naar iets groter en professioneler dan je living. En dan ga je op zoek naar een ruimte.

En dan komen de vragen: Wat is voor mij de ideale locatie? Werk ik alleen of in een coworking? Zal ik eerst tijdelijk iets uitproberen of onmiddellijk permanent? Hoe vertaalt zich dat in mijn financieel plan? Mag ik dit huurcontract tekenen? 

Ligging – ligging – ligging…

Bij het uitbouwen van eender welke activiteit speelt de ligging een cruciale rol. Een beslissing waar je niet al te licht over gaat.  

De factoren die meespelen in het beslissingsproces om je ideale locatie te bepalen zijn de vestigingsfactoren, zoals prijs, bereikbaarheid, zichtbaarheid… Maar ook subjectieve factoren zoals het imago van de buurt, uitstraling van het gebouw, de vibe, … spelen hierbij een rol. Welke factoren doorslaggevend zijn, hangt af van je activiteit, je doelpubliek, je budget, ...  

Hou er in elk geval rekening mee bij de zoektocht naar je ideale locatie.  

Objectieve vestigingsfactoren: 

  • Vestigingskost. Dit omvat de huurprijs of aankoopprijs en eventuele extra (gedeelde) kosten indien je in een gedeelde werkplaats zit. Deze uitgave vertaalt zich rechtstreeks in je financieel plan. 
  • Flexibele vestigingsvoorwaarden. Werkt men met maandcontracten of moet men zich ineens voor een jaar engageren? Is de ruimte casco en kan men er nog zijn ding mee doen? Is er uitbreidingsmogelijkheid?  
  • Bereikbaarheid. Geraak je er makkelijk met de fiets? Ligt je locatie in de buurt van een knooppunt van het openbaar vervoer of is het enkel met de wagen bereikbaar? Heb je parkeerplaats? Kan je er makkelijke laden en lossen?  
  • Ligging ten opzichte van het centrum: Voor sommige economische activiteiten is de binnenstad een populaire plek omwille van visibiliteit, aanwezigheid van tal van ontmoetingsmogelijkheden in de buurt, … Indien dit voor jouw activiteit van belang is, kan het de moeite zijn om hiervoor de meerprijs te betalen.  
  • Aanwezigheid van ‘third places’. Hoe belangrijk zijn ontmoetingsvoorzieningen zoals parken, terrasjes, publieke openbare plaatsen waar veel mensen samen komen? 
  • Zichtbaarheid. Voor activiteiten die meer publieksgericht zijn, is het belangrijk om zichtbaar te zijn. Andere activiteiten gedijen beter in de luwte om zich in alle rust te kunnen ontwikkelen, zoals een atelier voor beeldende kunsten of een repetitieruimte,… Vaak zijn deze locaties ook goedkoper dan zichtlocaties. 

Subjectieve vestigingsfactoren: 

  • Diversiteit. Slaat op een gezonde mix van etnische groepen, leeftijden, …  
  • Tolerantie. Over het algemeen gedijen culturele en creatieve activiteiten beter in een tolerante omgeving, waar men open is voor een gezonde diversiteitsmix.  
  • Imago van de buurt. Hier gaat het om de match tussen je eigen activiteit en de uitstraling van de buurt. Versterken deze elkaar? Of heb je het gevoel dat je aan het pionieren bent?  
  • Imago van het gebouw. Word je één van de medebewoners in een gebouw of op een site met complementaire activiteiten? Of ben je er de vreemde eend in de bijt? Zeker als je met klanten werkt is het belangrijk dat jouw uitstraling, jouw imago klopt met die van het gebouw en de omgeving. 
  • Creatieve buzz. Bruist de plek? Hangt er zuurstof in de lucht? Dit is moeilijk te meten op basis van objectieve criteria en de ene creatieve buzz is de andere niet. Maar het wordt wel omschreven als één van de belangrijkste criteria die meespelen als creatieve en culturele ondernemers een locatie selecteren. Ze vestigen zich graag op plekken waar reeds andere creatieven zich gevestigd hebben, waar ze het gevoel hebben dat ze er ‘thuishoren’. 

Working apart together

Vind je dat een eigen werkplek alleen voor jou (of jouw organisatie) een te groot risico is of te duur is? Misschien vind je het wat eenzaam om altijd van thuis te werken en is het niet altijd evident om klanten te ontvangen in je living waar de restanten van het feestje van de avond ervoor nog rondslingeren. Dan is een co-working of een broedplaats waarbij je een kantoor of atelier deelt met andere professionals misschien een oplossing.  

Maar wat houdt het eigenlijk in?  

Een co-workingplek is een ruimte waarin verschillende freelancers, die voor verschillende opdrachtgevers werken, samenkomen om te werken. De voornaamste reden is meestal om geld te besparen op een eigen werkruimte maar ook het netwerken is een belangrijke reden. Je hebt co-workingplekken die eerder op kantoren lijken maar er zijn ook co-making-plekken waar naast de werkplek ook het gereedschap en materiaal kan gedeeld worden.  

Een broedplaats is een verzamelgebouw van (betaalbare) werkplekken, kantoorruimten, ateliers, oefenruimtes en in sommige gevallen woonruimtes voor kunstenaars en ondernemers in de culturele en creatieve sector. 

Co-working, -making of een broedplaats is een prima alternatief voor werken van thuis uit, met een aantal voordelen: je werkt in een flexibele structuur, binnen een netwerk met verschillende professionals met elk hun eigen vaardigheden. Je kan naast de gemeenschappelijke ruimte waar je werkt, eventueel ook een privévergaderzaal boeken waar je klanten kunt ontvangen op een professionelere manier.  

Elke stad heeft zijn eigen co-workings en broedplaatsen en er komen er regelmatig nieuwe bij.  

Past een co-workingplek wel bij jou?  

Een voorwaarde is natuurlijk dat je het niet erg vindt om te delen, maar dan nog zijn er een hoop keuzes te maken: wil je samenwerken met meer dan 50 personen, of kies je toch voor iets kleinschaliger? Wil je een co-workingplek met eerder zakelijke uitstraling of mag het wat creatiever en experimenteler? Sommige co-workings hebben filialen in verschillende steden. En als je een fervente coworker bent, hoef je je niet te beperken tot één plek.  

Inspiratie

De lijst met co-working- en co-making spaces is heel lang. Hier een selectie, maar Google zeker zelf verder voor meer voorbeelden: 

Tijdelijke invulling

Een tijdelijke invulling is het gebruik van een ruimte in afwachting van de toekomstige definitieve invulling. Het biedt jou als gebruiker de kans om op een laagdrempelige en betaalbare manier te experimenteren met een nieuw project. De eigenaar vermijdt dat de site in tussentijd verloedert of gekraakt wordt en in sommige gevallen wordt de buurt uitgenodigd om te participeren. In veel gevallen gaat het ook om gedeeld ruimtegebruik. 

De laagdrempeligheid van een tijdelijke invulling is vaak een uitnodiging tot mentale ruimte om ongestoord nieuwe initiatieven uit te proberen en desnoods eens op je bek te gaan. Het is vaak interessant voor beginnende organisaties, niet-georganiseerde of minder gevestigde groepen die vooral betaalbare ruimte zoeken en nog niet het kapitaal, de kennis of het netwerk hebben om een eigen plek te bemachtigen. Op die manier creëer je kansen om toch een plaats te vinden om je activiteiten uit te oefenen.  

En als je project aanslaat en je de ambitie hebt om er iets duurzaam van te maken, ga je op termijn toch op zoek naar een permanente locatie.

Let op!

Hou er wel rekening mee dat je toch ook een deel opstartkosten kan hebben. De meeste tijdelijke locaties zijn niet plug&play. De nodige aanpassingen kunnen gaan van het installeren van internet en het leggen van extra elektriciteitsleidingen tot het uitvoeren van kleine verbouwingen zodat het gebouw gebruiksklaar is.   

Net om die leegstand te vermijden, zijn er professionele organisaties die voor invulling zorgen. Een selectie uit een onuitputtelijke lijst tijdelijke projecten:

Wist je dat sommige steden en gemeenten ondersteuningsmaatregelen hebben voor tijdelijke invullingen? Check zeker of dit bij jou het geval is. 

Pop-ups

Een pop-up is een vorm van tijdelijke invulling die zijn naam dankt aan het feit dat het project maar een paar maanden loopt.  

Pop-ups openen hun deuren voor een korte maar vaak intense periode: één maand, één seizoen of zelfs één weekend. Dit laatste wordt veel toegepast voor kunsttentoonstellingen, als alternatief zaalverhuur voor events, wetende dat de vernissage en het daaropvolgende weekend veruit het voornaamste publieksmoment is (80% van het bezoekersaantal). 

Maar ook in winkelstraten zie je panden die tijdelijk omgetoverd worden tot een pop-up store. Dergelijke winkels zijn een goede manier om een nieuw product of concept zichtbaar én tastbaar te maken voor het publiek. Ze duiken vaak op tijdens een commerciële periode of een belangrijk parallel evenement.  

Het concept kan ook passen ook in je marketingstrategie waarbij je je online-aanbod tastbaar maakt in een pop-up store. 

Naast de voordelen voor de tijdelijke huurder, biedt een pop-up ook voordelen voor de eigenaar. Leegstand is allesbehalve aantrekkelijk. Als eigenaar is het geen sinecure om op korte termijn een waardige huurder te vinden. Een uitbater van een pop-up store geeft steeds een neutrale opfrisbeurt aan het pand, wat het voor toekomstige huurders een stuk aantrekkelijker maakt. Of misschien heeft de eigenaar andere plannen met het gebouw en wacht hij “geduldig” op een bouwvergunning? 

Het decreet van juli 2016 betreffende regelt de korte verhuur van handelspand.  

Inspiratie

In de meeste gevallen denkt men bij pop-ups aan commerciële trajecten.Vooral de horeca pop-ups zijn niet meer te tellen. Het zorgt voor een heel gevarieerd en steeds veranderend aanbod.

Maar er zijn ook andere voorbeelden. In het artistieke project van Heike Langsdorf “Sitting With The Body 24/7” trekt een groepje mensen zich een week lang terug in een etalageruimte in het centrum van de stad. Zij praktiseren er alledaagse activiteiten: zitten, liggen, wandelen, staan, maken, zien, dansen en spreken. De voorbijganger wordt uitgenodigd om deel te nemen aan deze paradoxale retraite in de publieke ruimte door te kijken naar de acties of door de ruimte binnen te stappen en zelf te praktiseren.

Huren of kopen?

Als blijkt dat van thuis werken of via tijdelijke invullingen geen optie is voor jou, dan ga je op zoek naar een meer permanente locatie. Er bestaat geen eenduidig antwoord op de vraag wat beter is: kopen of huren? Het hangt af van zoveel factoren. Het is in feite dezelfde afweging die je maakt wanneer je als particulier een huis wil kopen of liever eerst wil huren.  

 

Kopen? 

Wanneer je een bedrijfspand koopt, investeer je in vastgoed dat na verloop van tijd je eigendom wordt, terwijl je het geld dat je betaalt aan huur gewoon kwijt bent. Voor ondernemers is het kopen van een bedrijfsgebouw dan ook een vorm van pensioenopbouw, het spreekwoordelijke ‘appeltje voor de dorst’. Een paar voordelen van een pand te kopen: 

Je hebt zekerheid 

Een pand huren biedt minder zekerheid over hoelang je kan blijven. Wat als het pand plots verkocht wordt en de nieuwe eigenaar een andere bestemming voor ogen heeft? Als je gaat kopen, heb je de zekerheid dat je actief kan blijven tot je het zelf wil.   

Je beslist zelf over de ruimte 

Is het gebouw aanvankelijk te groot, dan kan je de indeling van het gebouw aanpassen en eventueel een deel verhuren. Of wordt het na verloop van tijd te krap? Dan kan je een atelier of een extra verdieping bijbouwen. Als eigenaar heb je geen toestemming nodig van de huisbaas. Natuurlijk moet je wel altijd in orde zijn met de stedenbouwkundige regels.  

Een fiscaal voordeel 

Gaan de zaken goed, tot zeer goed? Je kan de kosten die je maakt fiscaal inbrengen. Dergelijke kostenzijn bijv.: het gebouw zelf als onroerend goed, de onroerende voorheffing en de intrest van je professioneel krediet. Net als alle kosten voor onderhoud en herstellingen.  

 

Of toch beter huren? 

Voor een startende organisatie is het soms beter om de eerste jaren te huren want het biedt meer flexibiliteit. Bovendien weet je in de beginfase meestal nog niet hoe je organisatie zal evolueren. Misschien groei je meteen heel snel of blijkt het beter om uit te wijken naar een andere regio. Daarnaast blokkeer je je middelen als je al je kapitaal in de aankoop van een pand steekt terwijl je die op dat moment misschien beter gebruikt om je organisatie te doen groeien. Enkele voordelen die volgen uit het huren van een pand: 

Flexibel binnen de huurtermijn 

Want je weet niet wat de toekomst brengt. Je gaat ervan uit dat de zaken goed gaan maar wat als het onverwacht toch wat minder gaat? Misschien wil je daarom graag met zo weinig mogelijk risico starten. Daarenboven wil je misschien eerst verschillende locaties uitproberen. Als je een bedrijfspand huurt, dan hang je in principe alleen vast aan de huurtermijn. 

Geen onverwachte kosten 

Het grote voordeel van huren: je hoeft geen extra budget te voorzien voor onvoorziene kosten: Als de boiler vervangen moet worden, als er plots een lek is of de ramen zijn aan vervanging toe, dan moet je niet opdraaien voor deze kosten.  

Minder risico, minder winst 

Als je een pand huurt, neem je financieel minder risico en hou je op het einde misschien meer winst over die je in de werking kan investeren. Maar – en dat is dan het nadeel van een pand te huren - op het einde van de rit heb je als huurder enkel bedrijfsruimte betaald, meer niet. Uiteraard kan je wel een deel van huur inbrengen als onkosten. 

Wist je dat sommige steden en gemeenten ondersteuningsmaatregelen hebben voor ondernemers waarbij je onder meer aanspraak kan maken op huursubsidie. Kijk dit na bij je eigen gemeente. 

Uitgaven en financiering

In je zoektocht naar de juiste huisvesting houd je rekening met verschillende factoren waaronder ook je budget, want huren of kopen kost geld. 

Als je een plek huurt in een co-working is het meestal een kwestie van de voor jou meest geschikte abonnementsformule te kiezen. Daarin zitten ook de gemeenschappelijke kosten vervat, zodat je op voorhand weet wat je maandelijks zal uitgeven aan huisvesting. 

In een gedeelde broedplaats betaal je eveneens een maandelijks bedrag maar kunnen er nog extra’s bijkomen om de gemeenschappelijke uitgaven te dekken. In sommige gevallen zullen de nutsvoorzieningen zoals elektriciteit, wifi,… individueel verrekend worden. 

Hieronder een niet limitatief overzicht van de verschillende kosten die je moet begroten en opnemen in je financieel plan: 

  • Maandelijkse huur of aflossing 
  • Huurwaarborg 
  • Energiekosten (water, elektriciteit, gas) 
  • Verzekeringen (brand, diefstal, …) 
  • Internet en telefonie 
  • Onderhoudskosten 
  • Inrichting & aankleding 
  • Beveiliging of bewaking 
  • Verplichte afname van technische ondersteuning (bijv. bij het huren van een repetitieruimte, podiumzaal) 

Welke investeringen zijn er nodig en vooral hoe zal je die financieren? 

Om te kunnen inschatten wat al deze kosten op jaarbasis betekenen, is het essentieel dat je dit opneemt in je financieel plan.  

Sommige van deze uitgaven, zoals bijv. de huurwaarborg kan je door de bank laten financieren. In plaats van je kasliquiditeiten voor lange tijd vast te zetten, kan je aan de bank vragen of zij zich voor jou garant stelt. In geval van een schadegeval zal de bank de verhuurder betalen en nadien bij jou aankloppen om de huurwaarborg te recupereren.   

Beslis je om een pand te kopen, dan kan je een hypothecair krediet aangaan. Is het pand nog niet instapklaar en moet je nog verbouwingen doen, dan kan je beroep doen op een investeringskrediet.  

Welk contract sluit ik?

Dan heb je eindelijk een geschikte locatie gevonden en sta je op het punt om een contract te tekenen. Of misschien heb je een eigen locatie die te groot is voor jou en wil je graag medebewoners aantrekken. Zorg ervoor – zelfs onder goede vrienden – dat alle afspraken in een contract opgetekend worden. 

Wanneer je een winkel, atelier, repetitieruimte, zaal of bureau huurt/verhuurt voor de uitoefening van een creatieve activiteit, moet je rekening houden met de specifieke wetgeving

Voor de huur van onroerende goederen maakt de wetgever een onderscheid tussen: 

  • Gemene huur – de omkaderende wetgeving waaronder alles valt wat niet onder de drie hiernavolgende mogelijkheden past (onder andere vakantiewoning, kantoor, opslagplaats en repetitieruimte); 
  • Huishuur – voor een woning die dienst doet als hoofdverblijfplaats; 
  • Handelshuur – voor kleinhandel en ambachten (schrijnwerker, smid enzovoort) met directe toegang voor het publiek; 
  • Pacht – voor landbouwdoeleinden; 

en zonder toepassing van de algemene huurwetgeving: 

  • Zaalhuur – voor evenementen. 
  • Bezetting ter bede – Dit is een overeenkomst die niet wettelijk geregeld wordt en gegroeid is uit de rechtspraktijk. Deze praktijk wordt frequent toegepast bij tijdelijke invullingen in afwachting van een definitieve bestemming.