Binnen elke organisatie doen er zich risico’s en tegengestelde belangen voor. De scenograaf heeft liefst zoveel mogelijk budget en de zakelijk leider tracht de uitgaven onder controle te houden. Als er zich problemen voordoen zal van nature uit de ene naar de andere kijken.  

Daarom is het goed om interne procedures en controles in te bouwen. Als bestuursorgaan is het goed om na te denken over procedures en daarbij risico’s in kaart te brengen:

  • Wat als bepaalde subsidies wegvallen?
  • Zijn er afspraken met betrekking tot het beheer van cash geld?
  • Hoe verloopt het aankoop proces: wie beslist over het budget? Wie plaatst een bestelling? Wie controleert deze bestelling? Wie keurt de factuur goed? Wie voert de betaling uit?
  • Kunnen we een bepaalde opdracht aan?

Functiescheiding 

Iemand die de bestellingen doet en de voorraad beheert, kan kopen wat hij wil en de voorraad steeds laten kloppen. Iemand die de facturen goedkeurt en betaalt kan daarbij kiezen om een specifieke leverancier sneller te betalen dan anderen.  

Een goede procedure en interne controle is gericht op het vermijden van fouten en het verkleinen van de verleiding tot fraude. Daarom is het goed om rekening te houden met het principe van functiescheiding:

  • Beheersfunctie: 
    Iemand die beslissingen neemt volgens vooraf opgestelde voorwaarden. Hij of zij zal die beslissingen moeten kunnen verantwoorden t.a.v het beheersorgaan. 
  • Registrerende functie: 
    Iemand die de juiste informatie verzamelt, zoals de boekhouding. 
  • Uitvoerende functie: 
    Iemand die de beslissingen uitvoert, zoals het plaatsen van de bestellingen of gemachtigde betalingen uitvoeren. 
  • Controlerende functie: 
    Iemand die nakijkt of alle afspraken goed worden nageleefd. 

Ook binnen een kleine organisatie kan je vanuit dit principe naar een adequate administratie toewerken.