Interlokale verenigingen en projectverenigingen zijn de voornaamste vormen van intergemeentelijke samenwerkingen die gebruikt worden voor opdrachten en initiatieven rond cultuur.

In dit onderdeel gaan we in op de verschillende vormen waarin steden en gemeenten kunnen samenwerken:

  • Overleg
  • Projectvereniging
  • Dienstverlenende vereniging
  • Opdrachthoudende vereniging

Kenmerkend aan de project-, de dienstverlenende- en de opdrachthoudende vereniging is dat zij een aparte rechtspersoon hebben ten opzichte van de gemeente.

Overzicht verschillende types verenigingen:

(Overzicht vergroten)

 

Overleg

Een intergemeentelijke samenwerking moet niet altijd in een bepaalde structuur gegoten worden. Men kan perfect in onderling overleg bepaalde projecten op elkaar afstemmen. Dit is een informele manier van samenwerking. Als het nodig is kunnen de gemeentes binnen het kader van het overleg specifieke overeenkomsten sluiten om bepaalde afspraken te formaliseren.

Voorbeelden

  1. Gemeente A organiseert, in onderling overleg met gemeente B, culturele uitstappen waarbij de inwoners van gemeente B kunnen deelnemen (en omgekeerd).
  2. Naburige cultuurhuizen overleggen met elkaar rond de lancering van hun communicatie rond ticketverkoop.

Interlokale vereniging

Wat?

Een interlokale vereniging is een samenwerkingsvorm zonder rechtspersoonlijkheid. In deze samenwerkingsvorm is er geen sprake van beheersoverdracht. Dat wil zeggen dat de stad of gemeente zelf nog altijd zelfstandig opdrachten en taken kan uitvoeren of uitbesteden met betrekking tot het doel waarvoor de interlokale vereniging werd opgericht.

Wanneer nuttig?

De interlokale vereniging dient vooral voor de realisatie van de volgende soort projecten: een in omvang beperkt project zonder te grote risico’s of nood aan grote gemeenschappelijke investeringen en afspraken daaromtrent.

  1. Voorbeeld: een interlokale vereniging rond cultuurcommunicatie wil de bewoners van een regio warm maken voor het rijke culturele erfgoed dat zich in onze regio bevindt, in samenwerking met lokale besturen, erfgoedverenigingen en -organisaties en erfgoedwerkers en vrijwilligers.
  2. Voorbeeld: Podiumacademie Lier, een intergemeentelijke samenwerking van verschillende steden. Je vindt de oprichtingsakte hier terug.

Wie?

Aan een interlokale vereniging kunnen in principe zowel publieke rechtspersonen (bv. gemeenten) als private rechtspersonen (bv. een vzw) deelnemen.

Basis

De basis van de samenwerking tussen de verschillende lokale besturen bestaat uit een overeenkomst en een huishoudelijk reglement. 

De overeenkomst heeft een “statutaire draagkracht”. Het gaat om een basisovereenkomst waarin de werking en de afspraken worden vastgelegd. Het huishoudelijk reglement is een verfijning van de werking en wordt opgesteld door het beheerscomité.

Structuur

Het gaat om een vereniging zonder rechtspersoonlijkheid ter verwezenlijking van een project.

De samenwerkende lokale besturen stellen een vertegenwoordiger voor en die zal zetelen in het beheerscomité. Er wordt een beheerscomité samengesteld uit één afgevaardigde van elke deelnemer. Dit zijn natuurlijke personen, aangeduid onder gemeenteraadsleden, burgemeester en schepenen.

De zetel van de vereniging wordt dan in de beherende gemeente gevestigd en die gemeente vertegenwoordigt de interlokale vereniging. De beherende gemeente kan ook eigen personeel inzetten.

Binnen het beheerscomité wordt overleg gevoerd over de wijze waarop de overeenkomst wordt uitgevoerd. Het beheerscomité stelt een huishoudelijk reglement op waarin bepalingen rond de organisatie en de werkzaamheden van de vereniging worden opgenomen. In het huishoudelijk reglement wordt de trekkersrol van de beherende gemeente, het voorzitterschap en de financiële verrekening tussen de leden van de vereniging nader omschreven.

Het beheerscomité stelt de jaarwerking en de rekeningen vast en legt ze jaarlijks ter informatie en ter goedkeuring voor aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten.

Projectvereniging

Wat?

Een projectvereniging is een samenwerkingsvorm met rechtspersoonlijkheid, maar zonder beheersoverdracht. Een projectverenging heeft één beheersorgaan, de Raad van Bestuur. Als afzonderlijke rechtspersoonlijkheid kan zij bijvoorbeeld eigen personeel hebben.

Wanneer nuttig?

De projectvereniging is bedoeld voor kleinschalige projecten, maar kan wel optreden als afzonderlijke rechtspersoon (en dus bv. eigen personeel tewerkstellen of in eigen naam contracten afsluiten).

  1. Voorbeeld: : Ginter, een culturele intergemeentelijke samenwerking van 8 gemeenten (Zedelgem, Torhout, Kortemark, Koekelare, Ichtegem, Oudenburg en Gistel). Deze samenwerking focust zich op regionale cultuurcommunicatie, spreiding van het cultuuraanbod, immaterieel erfgoed en bibliotheekwerking. Met accenten op samenwerking voor Erfgoeddag en Open Monumentendag. Daarnaast is een doelstelling het afstemmen van het cultuuraanbod binnen de regio en het beter toegankelijk maken voor alle inwoners. Een projectvereniging met rechtspersoonlijkheid en personeel. 

Wie?

Aan een projectvereniging kunnen in principe enkel publieke rechtspersonen (bv. gemeenten, intergemeentelijke samenwerkingsverbanden, enzovoort ...) deelnemen.

  1. Voorbeeld: In de projectvereniging ‘Vrijetijdsregio Druivenstreek’ heeft als hoofddoel door overleg en samenwerking tussen de diverse vrijetijdsactoren in de regio een toegankelijke en kwaliteitsvolle vrijetijdswerking te realiseren, waaraan alle inwoners kunnen participeren. In deze projectvereniging zetelen enkel de gemeenten: Bertem, Hoeilaart, Overijse en Tervuren. 

Basis

Er worden statuten en een huishoudelijk reglement opgemaakt. De statuten worden goedgekeurd door de deelnemende gemeenteraden. De oprichting gebeurt bij akte, wordt verleden door de burgemeester van de gemeente waar de zetel gevestigd is.

In het huishoudelijk reglement wordt de werking vastgesteld. Het huishoudelijk reglement kan gewijzigd worden door een beslissing van de Raad van Bestuur.

Let op: projectverenigingen kunnen niet worden opgericht in de loop van het jaar waarin gemeenteraadsverkiezingen worden georganiseerd.

Duur

Een projectvereniging heeft een duurtijd van ten hoogste zes jaar en kan verlengd worden met telkens maximum eenzelfde termijn. 

Let op: hiervoor is de instemming vereist van alle deelnemende gemeenten voor het verstrijken van die termijn. Tijdens de duur die bij de oprichting van de projectvereniging werd vastgesteld, is geen uittreding mogelijk.

Structuur

De projectvereniging heeft enkel een raad van bestuur. Elke deelnemer heeft één afgevaardigde met stemrecht in de raad van bestuur. Voor de gemeenten moet dit een gemeenteraadslid, burgemeester of schepen zijn. De voorzitter van de raad van bestuur is steeds een bestuurder die door de gemeente is aangeduid. Daarnaast wordt een lid uit de “oppositie” van de gemeenteraad aangeduid als lid met raadgevende stem. 

Let op: elke bestuurder heeft uitsluitend de bevoegdheid om beslissingen te nemen die expliciet door de deelnemers zijn opgedragen (dus beslist door bv. de gemeenteraad).

Daarnaast moet een accountant worden aangeduid voor de controle op de financiële toestand.

Let op, boekhoudkundige verplichtingen!

Decreet Lokaal Bestuur

De boekhouding wordt gevoerd overeenkomstig de wetgeving op de boekhouding van de ondernemingen. Je moet ook de richtlijnen die de overheid uitvaardigt voor de boekhoudkundige verrichtingen naleven.

Wordt er een aanvraag ingediend in kader van het Bovenlokaal Cultuurdecreet, dan wordt er een dubbele boekhouding en een financiële verantwoording verwacht met daarin:

  • de jaarrekening, die bestaat uit de balans, de resultatenrekening en de toelichting van de rechtspersoon. In de resultatenrekening worden alle kosten en opbrengsten uit de werkingsperiode opgenomen. Als de organisatie naast de werkingssubsidies, vermeld in artikel 40 van het voormelde decreet, nog andere subsidies ontvangt, worden die in dezelfde resultatenrekening opgenomen;
  • de verslagen van de algemene vergadering of een andere instantie die daarvoor bevoegd is, over de goedkeuring van de rekeningen en de begroting;
  • een afschrijvingstabel voor de investeringen als dat van toepassing is;
  • het verslag van een erkende accountant of bedrijfsrevisor die niet betrokken is bij de gesubsidieerde organisatie in kwestie, ofwel van de persoon die door het openbaar bestuur is belast met het financieel toezicht, met commentaar bij de balans en de resultatenrekening van die organisatie, als de jaarlijkse subsidie minstens 80.000 euro bedraagt;
  • een lijst met beleidsrelevante gegevens, als die voorzien is in het sjabloon van verantwoordingsdossier, vermeld in artikel 11, tweede lid, van dit besluit.

Plaats

De zetel is gevestigd op het grondgebied van een deelnemende gemeente in een gebouw dat toebehoort aan een deelnemende gemeente of het samenwerkingsverband zelf.

Werking

De concrete werking wordt geregeld in de statuten en het huishoudelijk reglement. Hierbij moet rekening gehouden worden met o.a. volgende bepalingen:

  • De vergaderingen van de raad van bestuur zijn niet openbaar.
  • De notulen zijn ter inzage van de gemeenteraadsleden van de deelnemende gemeenten.
  • De duur en wijze van beëindiging van het mandaat van bestuurder wordt in de statuten geregeld. Sowieso verliest men zijn/haar mandaat wanneer men zijn/haar openbaar mandaat verliest. Elke nieuwe legislatuur van de gemeenten wordt de raad van bestuur opnieuw samengesteld (met overgangstermijn).
  • In principe wordt er beslist met een gewone meerderheid en moet een meerderheid van de bestuurders aanwezig zijn (zowel in geheel als in de groep van de bestuurders die de gemeenten hebben aangewezen).

Dienstverlenende vereniging

Wat?

Een dienstverlenende vereniging is een samenwerkingsvorm met rechtspersoonlijkheid. Ook hier is geen beheersoverdracht. Een dienstverlenende vereniging heeft de bedoeling om activiteiten te ontwikkelen voor de aangesloten gemeenten, op domeinen waarvoor deze geen overdracht van hun beheersbevoegdheid kunnen of willen toestaan. 

Wanneer nuttig?

De dienstverlenende vereniging is bedoeld voor grotere samenwerkingen waarbij verschillende (ondersteunende) diensten (bv. in een regio of bv. rond een thema) worden samengebracht en aangeboden aan de deelnemende gemeenten.

  1. Voorbeeld: Cultuur- en erfgoedplatform BIE is een intergemeentelijk samenwerkingsverband actief in acht gemeenten in het midden van West-Vlaanderen, namelijk Hooglede, Ingelmunster, Izegem, Lichtervelde, Moorslede, Roeselare, Staden en Wingene. BIE maakt deel uit van de dienstverlenende vereniging Midwest.

Wie?

Aan een dienstverlenende vereniging kunnen in principe enkel publieke rechtspersonen (bv. gemeenten, intergemeentelijke samenwerkingsverbanden …) deelnemen. Enkel in duidelijk omschreven uitzonderingsgevallen kan ook een privaatrechtelijke rechtspersoon deelnemen.

Voorbereiding

Om een dienstverlenende vereniging op te richten moet een verplicht voortraject worden doorlopen. Dit wordt de “voorbereidende fase” genoemd. Hiervoor wordt door de gemeenteraden beslist om een overlegorgaan op te richten om de samenwerkingsmogelijkheden en de voorwaarden te bestuderen voor een of meer welbepaalde beleidsdomeinen. Het overlegorgaan moet die studieopdracht binnen een periode van maximaal één jaar afronden. Als het resultaat positief is, bereidt het overlegorgaan een dossier voor met een grondige motiveringsnota, een bestuurs- en een ondernemingsplan en een ontwerp van statuten. Op basis van die documenten kunnen de gemeenten beslissen of ze al dan niet deelnemen in de oprichting van de dienstverlenende vereniging.

Basis

Bij de beslissing om een dienstverlenende vereniging op te richten, wordt er een oprichtingsakte opgemaakt. Deze omvat de statuten en eventuele bijlagen. De statuten bepalen de werking van de vereniging. De oprichting wordt goedgekeurd door de gemeenteraad van de deelnemende gemeenten. De oprichtingsakte moet ook door de Vlaamse regering worden goedgekeurd. De oprichting gebeurt bij akte, verleden voor de burgemeester van de gemeente waar de zetel gevestigd is.

Let op: dienstverlenende verenigingen kunnen niet worden opgericht in de loop van het jaar waarin gemeenteraadsverkiezingen worden georganiseerd.

Duur

De duur wordt vastgelegd in de statuten. Na verloop van de duur, kan de termijn telkens verlengd worden met een termijn die niet langer mag zijn dan 18 jaar. Tijdens de duur kunnen de deelnemers niet uittreden. Een deelnemer kan wel door de algemene vergadering worden uitgesloten als hierover bepalingen zijn opgenomen in de statuten in geval van niet-naleving van de verbintenissen ten opzichte van de vereniging. Tijdens de duur kan de vereniging eventueel wel vervroegd ontbinden.

Structuur

De dienstverlenende vereniging beschikt over ten minste een algemene vergadering en een raad van bestuur.  De algemene vergadering is samengesteld uit de vertegenwoordigers van de deelnemers (bv. voor gemeenten zijn het gemeenteraadsleden).

De raad van bestuur wordt benoemd door de algemene vergadering en telt in principe maximum 15 leden. Maximum twee derden van de bestuurders is van hetzelfde geslacht. Er zijn een aantal onverenigbaarheden (bv. parlementsleden, ministers … kunnen geen bestuurder zijn).  Er moet een “code van goed bestuur” zijn. Daarnaast moeten één of meer commissarissen worden benoemd voor de controle op de financiële toestand.

Werking

De concrete werking wordt geregeld in de statuten. Daarin moeten een aantal punten opgenomen worden, we overlopen er hier een aantal:

  • de naam en eventueel de afkorting;
  • de maatschappelijke doelstellingen, die duidelijk en beperkend omschreven zijn;
  • de maatschappelijke zetel;
  • de duur en de wijze van de verlenging;

Voor verdere toelichting, zie art. 426.

Opdrachthoudende vereniging

Wat?

Een opdrachthoudende vereniging is een samenwerkingsvorm met rechtspersoonlijkheid en met een beheersoverdracht die statutair vastgelegd is. Door de beheersoverdracht doen de deelnemende gemeenten afstand van hun recht om zelfstandig beslissingen te nemen of opdrachten uit te voeren die aan de opdrachthoudende vereniging zijn toevertrouwd.

Structuur, duur, werking ...

De opdrachthoudende vereniging is aan dezelfde regels onderworpen als de dienstverlenende vereniging (zie hierboven).